🔐 Permisos de rol requeridos: Tasks (Tareas), Resolve Tasks (Resolver tareas)
El panel de Ventrata ofrece múltiples maneras de gestionar las reservas, ya sea desde el nivel de reserva o desde la pestaña de navegación, utilizando una de las subsecciones bajo Bookings (Reservas). En este artículo aprenderás a crear y gestionar tareas, ya sea asociadas a una reserva o tareas independientes.
La siguiente matriz especifica cómo los distintos niveles de usuarios pueden utilizar las tareas.
📒 NOTA
También es importante recordar que crear o actualizar tareas no envía notificaciones por correo electrónico. Por ello, te recomendamos asignar a un miembro de tu equipo para gestionar las tareas con regularidad según sea necesario.
User Level (Nivel de usuario) | Crear | Ver | Modificar | Resolver | Notificación por correo electrónico |
Usuario de Backoffice | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
Administrador | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
Agente | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
Tareas asociadas a una reserva
En el detalle de la reserva, la sección de gestión del pedido ofrece una serie de acciones, incluida la Add Task (Añadir tarea) acción. Para crear una tarea,
En el panel de Ventrata, ve a Bookings (Reservas) > Bookings (Reservas).
Bookings (Reservas) - Bookings (Reservas)
Selecciona una reserva existente.
En la sección de gestión del pedido, pulsa el Add Task (Añadir tarea) botón.
Order Management (Gestión de pedidos) - Add Task (Añadir tarea)
Revisa los detalles de la reserva en la parte superior y el ‘Asunto’.
📗 CONSEJO
La línea de asunto se rellena automáticamente con el referencia de la reserva.
Create New Task (Crear nueva tarea)
Selecciona una fecha límite para resolver la tarea.
Due Date (Fecha límite)
Introduce cualquier instrucción o información adicional en el campo ‘Cuerpo’.
Task Body (Cuerpo de la tarea)
Selecciona qué acción se debe realizar.
Action (Acción)
Pulsa el Create Task (Crear tarea) botón.
Create Task (Crear tarea)
Acciones
Action (Acción) | Description (Descripción) |
New Booking (Nueva reserva) | no se utiliza en este escenario |
Update Booking (Actualizar reserva) | actualiza la reserva según las instrucciones |
Cancel Booking (Cancelar reserva) | cancela la reserva según el motivo proporcionado |
Refund (Reembolso) | realiza un reembolso en la reserva |
Question (Pregunta) | un cliente planteó una pregunta indicada en la tarea |
Task (Tarea) | se solicita una nueva tarea |
Ignore (Ignorar) | no se utiliza en este escenario |
📗 CONSEJO
La tarea se puede editar en cualquier momento antes de que se resuelva.
Tareas independientes
En el panel de Ventrata, ve a Bookings (Reservas) > Tasks (Tareas).
Bookings (Reservas) - Tasks (Tareas)
Pulsa el + New Task (Nueva tarea) botón.
New Task (Nueva tarea)
Empieza a escribir el nombre del cliente si la solicitud es para un cliente existente y selecciona el nombre de la lista. O introduce un nuevo nombre de cliente.
Customer (Cliente)
Introduce la línea de asunto. Puede ser una breve descripción de la tarea.
Task Subject (Asunto de la tarea)
Selecciona una fecha límite para resolver la tarea.
Due Date (Fecha límite)
Introduce cualquier instrucción o información adicional en el campo ‘Cuerpo’.
Task Body (Cuerpo de la tarea)
Selecciona qué acción se debe realizar.
Action (Acción)
Pulsa el Create Task (Crear tarea) botón.
Create Task (Crear tarea)
Acciones
Action (Acción) | Description (Descripción) |
New Booking (Nueva reserva) | no se utiliza en este escenario |
Update Booking (Actualizar reserva) | actualiza la reserva según las instrucciones |
Cancel Booking (Cancelar reserva) | cancela la reserva según el motivo proporcionado |
Refund (Reembolso) | realiza un reembolso en la reserva |
Question (Pregunta) | un cliente planteó una pregunta indicada en la tarea |
Task (Tarea) | se solicita una nueva tarea |
Ignore (Ignorar) | no se utiliza en este escenario |
📗 CONSEJO
La tarea se puede editar en cualquier momento antes de que se resuelva.
Resolución de tareas
Una vez que se crea una tarea, aparece en la sección Tasks (Tareas) y en el detalle de la reserva, cuando está asociada a una reserva.
Tasks Table (Tabla de tareas)
Nivel de reserva - Tarea asociada
New Booking (Nueva reserva)
Para resolver una tarea de ‘New Booking (Nueva reserva)’,
En el panel de Ventrata, abre una New Booking (Nueva reserva) tarea desde la sección Tasks (Tareas) página.
Pulsa el Next Step (Siguiente paso) botón.
📗 CONSEJO
Se muestra una nueva pestaña con los detalles de la tarea. No es necesaria ninguna acción en esta pestaña; puedes revisar los detalles de la tarea y volver a la pestaña original donde se abrió la tarea.
New Booking (Nueva reserva) - Next Step (Siguiente paso)
Vuelve a la pestaña donde se abrió originalmente la tarea.
Haz una nueva reserva siguiendo las instrucciones de la tarea utilizando el formulario de reserva que sustituyó la ventana de la tarea.
La tarea se resuelve automáticamente cuando terminas el flujo de reserva.
📗 CONSEJO
Si realizaste la reserva fuera del flujo de la tarea, simplemente pulsa Mark as Resolved (Marcar como resuelto) para resolver la tarea.
New Booking (Nueva reserva) - Mark as Resolved (Marcar como resuelto)
La tarea se asigna automáticamente a la nueva reserva como ‘Resuelta’.
Nivel de reserva - Tarea
Actualizar, cancelar reserva o reembolso
Las tareas con estas acciones generalmente están asociadas a una reserva que requiere una actualización, cancelación o reembolso. Para resolver la tarea,
En el panel de Ventrata, abre una tarea con una acción de ‘Update (Actualizar)’, ‘Cancel (Cancelar)’ o ‘Refund (Reembolso)’ desde la sección Tasks (Tareas) página.
Pulsa el VIEW BOOKING (VER RESERVA) botón en el resumen de la reserva.
Tarea de reserva - Ver reserva
Actualiza la reserva o realiza un reembolso según las instrucciones de la tarea, o cancela la reserva.
Vuelve a la tarea. Esto se puede hacer desde la reserva asociada a la tarea.
Nivel de reserva - Tarea
Pulsa el Mark as Resolved (Marcar como resuelto) botón.
Tarea de reserva - Resuelta
Question (Pregunta)
Si un cliente tiene una pregunta, el agente puede crear una tarea marcada con la acción ‘Question’. La tarea puede estar asociada o no a una reserva. Una vez confirmado que la pregunta del cliente ha sido respondida, puedes marcar la tarea como resuelta.
Task (Tarea)
Utiliza este indicador si la tarea no encaja en ninguna de las otras acciones pero se requiere una acción. Indica el propósito de la tarea en la línea de asunto y proporciona cualquier información adicional en el cuerpo. Una vez que la tarea se complete según los criterios requeridos, marca la tarea como resuelta.
Ignore (Ignorar)
Con esta etiqueta puedes elegir * volver a una tarea más tarde actualizándola a la acción ‘Ignore’ pero manteniéndola en estado sin resolver, o bien * cerrar la tarea sin más acción actualizándola a la acción ‘Ignore’ y marcándola como resuelta.