🔐 Permisos de rol requeridos: Ledgers (Libros mayores), Products (Productos)
🔓 Permisos de rol opcionales: Save Searches (Guardar búsquedas), See Bulk Action (Ver acción masiva), Data Export (Exportar datos), Generate Reports (Generar informes)
Los libros mayores garantizan la exactitud e integridad de los registros financieros de una operación y facilitan el análisis, la toma de decisiones y el cumplimiento de los requisitos normativos.
En Ventrata, las entradas de libro mayor se crean a partir de las reservas en la tabla Bookings (Reservas). Cada vez que se realiza una transacción en una reserva, el sistema crea una nueva entrada de libro mayor. Accede a Libros mayores desde la pestaña Transacciones en la navegación.
Transactions (Transacciones) - Ledgers (Libros mayores)
Requisitos previos:
Has configurado los códigos de libro mayor.
📗 CONSEJO
Si necesitas orientación sobre cómo crear códigos de libro mayor, lee nuestro artículo sobre Códigos de libro mayor. También se recomienda ponerte en contacto con tu representante de Éxito del Cliente para garantizar que tus necesidades contables estén cubiertas y sean compatibles con tu sistema ERP.
Asegúrate de que la configuración relacionada con los libros mayores de tus productos esté ajustada al comportamiento esperado.
Configuración del producto | Descripción |
Voucher Validity (Validez del voucher) | para reservas de fecha abierta, configura una validez de voucher que se ajuste a tu operación |
Scan Tolerance After (Tolerancia de escaneo posterior) | establece cuánto tiempo después de que comience un tour se pueden escanear los tickets |
Scan Tolerance After Offset Duration (Tolerancia de escaneo después de compensación de duración) | incluye la duración de la atracción en el cálculo de la 'Tolerancia de escaneo posterior'; los tickets pueden escanearse tras 'Duración' + la 'Tolerancia de escaneo posterior' |
Automatically Undefer Ledgers (Desdiferir automáticamente los libros mayores) | habilita esta opción si deseas que las reservas de este producto se establezcan automáticamente como 'No-show' o 'Redeemed' una vez que expire el periodo de validez del ticket |
📗 CONSEJO
Para la lista completa de configuraciones del producto, lee más en Configuración del producto.
Uso de la tabla de libros mayores
La tabla de libros mayores es de solo escritura y no se debe eliminar nada de ella a menos que sea absolutamente necesario para mantener la precisión.
Tabla de libros mayores
Entradas del libro mayor
Cuando se crea una reserva, el sistema genera automáticamente una nueva entrada en el libro mayor por cada transacción de la reserva.
Si una reserva se crea el mismo día de la fecha de viaje, la reserva se marca automáticamente como no diferida (la columna 'Deferred (Diferido)' contiene NO), porque los billetes se canjean de inmediato.
Una reserva realizada para una fecha de viaje futura se marca como diferida (la columna 'Deferred (Diferido)' contiene YES) porque la fecha de viaje aún no ha pasado y circunstancias imprevistas pueden anular los ingresos potenciales de esta venta; por ejemplo, el cliente podría cancelar su reserva.
Cada vez que una reserva diferida pasa a ser no diferida, es decir, después de la fecha de viaje de la reserva, se crea una nueva línea por cada «movimiento» en el libro mayor.
📗 CONSEJO
La columna 'Deferred (Diferido)' indica si una transacción de una reserva puede reconocerse como ingreso. No puede reconocerse como ingreso hasta que la fecha de viaje haya pasado. Solo después de la fecha de viaje el sistema puede determinar si los billetes se utilizaron ('Redeemed' (Canjeado)) o no y el cliente no se presentó al tour ('No-show').
📗 CONSEJO
Visita la página Libros mayores para averiguar qué representa cada elemento.
Summary Report (Informe resumido)
Cada entrada recibe automáticamente un código de libro mayor según las reglas configuradas previamente en Supplier Settings (Configuración del proveedor) > Ledger Codes (Códigos de libro mayor) . Los códigos de libro mayor representan cuentas individuales para categorizar las transacciones.
Para comprender todas las transacciones dentro de un periodo de tiempo, puedes generar un Summary Report (Informe resumido).
En la columna 'Date (Fecha)', selecciona el rango de fechas o uno de los preajustes para el periodo de tiempo que te interesa
Pulsa el botón Search (Buscar).
Marca la casilla de verificación en la fila de encabezado de la tabla para seleccionar todas las entradas.
Pulsa el botón Bulk Action (Acción masiva) en la barra de acciones y selecciona 'Summary Report (Informe resumido)'.
El Summary Report (Informe resumido) es una visión general de tus DEBITS (DÉBITOS) y CREDITS (CRÉDITOS), organizados mediante los códigos de libro mayor. El total de tu columna de DEBIT (DÉBITO) debe ser igual al de tu columna de CREDIT (CRÉDITO) . Ocasionalmente, en lugar de un código de libro mayor verás un signo de interrogación, lo que indica que puede haber algún problema con la configuración de tus códigos de libro mayor o que falta una regla para capturar las transacciones específicas; consulta Recreate Ledger (Recrear libro mayor) para obtener más información.
Pulsa el botón Download Summary (Descargar resumen) para descargar la tabla en formato xlsx. Luego puedes exportar este archivo a cualquier formato compatible con tu sistema ERP para seguir procesando los datos del libro mayor.
Download Summary Report (Descargar informe resumido)
📗 CONSEJO
De forma predeterminada, las entradas se agrupan por 'Currency (Moneda)'. Puedes añadir más granularidad a tu informe resumido agrupándolas por parámetros adicionales; por ejemplo, 'Order (Pedido)', que también agrupa los resultados por referencia de pedido.
Recreate Ledgers (Recrear libros mayores)
Ocasionalmente, en lugar de un código de libro mayor verás un signo de interrogación, lo que indica que puede haber un problema con la configuración de tus códigos de libro mayor o que falta una regla para capturar las transacciones específicas. A medida que ajustes las reglas del libro mayor para capturar todos los datos necesarios y analizar correctamente las transacciones de tu operación, puede que necesites un método para volver a aplicar masivamente los códigos de libro mayor nuevos o modificados a tus transacciones.
En la tabla de Ledgers, marca la casilla situada completamente a la izquierda de la fila de encabezado para seleccionar todas las entradas o selecciona entradas individuales marcando sus casillas.
Pulsa el botón Bulk Action (Acción masiva) en la barra de acciones y selecciona 'Recreate Ledgers (Recrear libros mayores)'.
Pulsa el botón Recreate Ledgers (Recrear libros mayores).
Recreate Ledgers (Recrear libros mayores)
Verás que en la ventana modal aparece una casilla adicional. Si marcas 'Also re-create ledger entries (Volver a crear también las entradas de libro mayor)', también se modificarán las entradas históricas.
⛔️ ADVERTENCIA
Una vez en producción, ponte en contacto con tu Customer Success Representative antes de volver a crear los códigos de libro mayor.
Entradas manuales de libro mayor
Cuando desees registrar transacciones creadas fuera de la tabla de reservas, como facturas de revendedores y pagos de facturas, tienes la opción de crear entradas manuales de libro mayor.
En esos casos, también puedes crear códigos de libro mayor especialmente diseñados para capturar entradas manuales.
En la tabla de Ledgers, pulsa el botón + New Ledger (+ Nuevo libro mayor).
New Ledger (Nuevo libro mayor)
Selecciona un destino (opcional).
Destination (Destino)
Asigna un código de libro mayor a la entrada (opcional).
Ledger Code (Código de libro mayor)
📗 CONSEJO
Esta acción asigna la entrada a una cuenta. Asegúrate de que el código capture la transacción prevista.
Selecciona la fecha de la transacción.
Transaction Date (Fecha de la transacción)
Selecciona la moneda en el campo desplegable.
Transaction Currency (Moneda de la transacción)
📒 NOTA
Solo las monedas disponibles en tus Supplier Settings (Ajustes del proveedor) están disponibles para su selección.
Introduce un precio.
Price (Precio)
📗 CONSEJOEste es el importe de la transacción, ya sea el importe de la factura o el pago realizado.
Introduce la cantidad que corresponda.
Quantity (Cantidad)
Puedes añadir una descripción en el campo 'Notas' para ayudar a otros usuarios a entender qué transacción representa la entrada.
Notes (Notas)
Pulsa el botón Create Ledger (Crear asiento).
Create Ledger (Crear asiento)
Cuando vuelvas a abrir el ledger, podrás actualizar los detalles del ledger, añadir un adjunto o eliminar la entrada.
Update Ledger & Delete (Actualizar asiento y eliminar)