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Cómo crear códigos de libro mayor

Los códigos de libro mayor son identificadores alfanuméricos usados en contabilidad para categorizar transacciones y actividades financieras.

Actualizado esta semana

🔐 Permisos de rol requeridos: Ledger Codes (Códigos de libro mayor)

🔓 Permisos de rol opcionales: Save Searches (Guardar búsquedas), See Bulk Action (Ver acción masiva), Data Export (Exportación de datos), Generate Reports (Generar informes)

Los códigos de libro mayor ayudan a organizar y rastrear los datos financieros de forma eficiente. Normalmente constan de una serie de letras y/o números que representan cuentas específicas dentro del plan de cuentas de tu operación.

El uso de códigos de libro mayor permite un registro coherente y estandarizado de las transacciones financieras, lo que facilita la generación de informes, el análisis de datos y la exactitud de los registros contables. Las distintas organizaciones pueden tener sus propios sistemas de codificación adaptados a sus necesidades y requisitos de reporte específicos.

En el panel de Ventrata, los códigos de libro mayor se organizan en una tabla según su prioridad. Cada vez que se realiza una transacción en la tabla de Bookings (Reservas) , el sistema recorre las reglas de libro mayor de arriba hacia abajo hasta que una regla se aplica a la transacción. La reserva recibe entonces el código de libro mayor con las reglas aplicables.

📒 NOTA

Organiza tus códigos de libro mayor de los más detallados a los más generales, colocándolos en orden descendente. Esta estructura permite que el sistema genere una representación precisa de las transacciones de reservas.


Crear códigos de libro mayor

  1. En el panel de Ventrata, ve a Supplier Settings (Configuración del proveedor) > Ledger Codes (Códigos de libro mayor).

    Ledger Codes (Códigos de libro mayor)

  2. Pulsa el botón + New Ledger Code (+ Nuevo código de libro mayor).

    New Ledger Code (Nuevo código de libro mayor)

  3. Introduce un nombre y una breve descripción del propósito del código.

    Name & Description

    Ledger Name & Description (Nombre y descripción del libro mayor)

  4. Selecciona un tipo de cuenta y configura las reglas del código de libro mayor para categorizar y procesar automáticamente las transacciones financieras.

    Account Types & Ledger Code Rules

    Account Type & Ledger Code Rules (Tipo de cuenta y reglas del código de libro mayor)


    📗 CONSEJO

    Para una descripción detallada de los distintos tipos de cuenta, ve a Account Types (Tipos de cuenta) más abajo.


  5. Pulsa el botón ADD RULE (AÑADIR REGLA) para añadir conjuntos adicionales de reglas a tu código de libro mayor si tu caso de uso se beneficia de ello.

    Add Rule

    Add Rule (Agregar regla)

  6. Pulsa el botón Create Ledger Code (Crear código de libro mayor) para guardar tus reglas.

    Create Ledger Rule

    Create Ledger Code (Crear código de libro mayor)


Account Types (Tipos de cuenta)

📒 NOTA

No es necesario disponer de cuentas de cada tipo; sin embargo, hay tipos de cuenta esenciales que debes mantener para garantizar informes financieros precisos y cumplir con los requisitos de conformidad.

Balance - Esencial

Este tipo de cuenta registra las reservas con un importe de saldo pendiente.

Regla

Descripción

All Order Destinations (Todos los destinos de pedido)

✅ asigna los pedidos de cualquier destino a la cuenta

🔲 desmarca la casilla para asignar solo pedidos sin destino, o

➕ selecciona destinos individuales para asignar los pedidos que provengan de esos destinos a la cuenta

Se recomienda mantener marcado 'Order Destinations' y utilizar la tabla Ledgers (Libro mayor) para generar informes filtrados por destino.

All Destinations (Todos los destinos)

✅ asigna las reservas de cualquier destino a la cuenta

🔲 desmarca la casilla para asignar solo reservas sin destino, o

➕ selecciona destinos individuales para asignar las reservas que provengan de esos destinos a la cuenta

Se recomienda mantener marcado 'Destinations' y utilizar la tabla Ledgers (Libro mayor) para generar informes filtrados por destino.

All Ledger Codes (Todos los códigos de libro mayor)

✅ asigna todos los códigos de libro mayor a la cuenta

🔲 desmarca la casilla para asignar solo reservas sin códigos de libro mayor, o

➕ selecciona códigos de libro mayor para asignar las reservas asociadas a ellos a la cuenta

Surcharge (Recargo) - Esencial

Este tipo de cuenta registra las reservas en las que el cliente pagó de más.

Regla

Descripción

All Order Destinations (Todos los destinos de pedido)

✅ asigna los pedidos de cualquier destino a la cuenta

🔲 desmarca la casilla para asignar solo pedidos sin destino, o

➕ selecciona destinos individuales para asignar los pedidos que provengan de esos destinos a la cuenta

Se recomienda mantener marcado 'Order Destinations' y utilizar la tabla Ledgers (Libro mayor) para generar informes filtrados por destino.

All Destinations (Todos los destinos)

✅ asigna las reservas de cualquier destino a la cuenta

🔲 desmarca la casilla para asignar solo reservas sin destino, o

➕ selecciona destinos individuales para asignar las reservas que provengan de esos destinos a la cuenta

Se recomienda mantener marcado 'Destinations' y utilizar la tabla Ledgers (Libro mayor) para generar informes filtrados por destino.

All Ledger Codes (Todos los códigos de libro mayor)

✅ asigna todos los códigos de libro mayor a la cuenta

🔲 desmarca la casilla para asignar solo reservas sin códigos de libro mayor, o

➕ selecciona códigos de libro mayor para asignar las reservas asociadas a ellos a la cuenta

Gratuity (Propina) - Esencial

Este tipo de cuenta registra las reservas que incluyen propina.

Regla

Descripción

All Order Destinations (Todos los destinos de pedido)

✅ asigna los pedidos de cualquier destino a la cuenta

🔲 desmarca la casilla para asignar solo pedidos sin destino, o

➕ selecciona destinos individuales para asignar los pedidos que provengan de esos destinos a la cuenta

Se recomienda mantener marcado 'Order Destinations' y utilizar la tabla Ledgers (Libro mayor) para generar informes filtrados por destino.

All Destinations (Todos los destinos)

✅ asigna las reservas de cualquier destino a la cuenta

🔲 desmarca la casilla para asignar solo reservas sin destino, o

➕ selecciona destinos individuales para asignar las reservas que provengan de esos destinos a la cuenta

Se recomienda mantener marcado 'Destinations' y utilizar la tabla Ledgers (Libro mayor) para generar informes filtrados por destino.

All Ledger Codes (Todos los códigos de libro mayor)

✅ asigna todos los códigos de libro mayor a la cuenta

🔲 desmarca la casilla para asignar solo reservas sin códigos de libro mayor, o

➕ selecciona códigos de libro mayor para asignar las reservas asociadas a ellos a la cuenta

Cash (Efectivo) - Esencial

Una cuenta de efectivo representa los activos de la operación, específicamente el dinero pagado por el cliente para comprar el producto. Con dos cuentas de efectivo puedes registrar por separado todos los métodos de transacción y los vales de revendedor. Si optas por una sola cuenta de efectivo, las transacciones de todos los métodos de transacción se registrarán en esa cuenta sin mayor granularidad. Por el contrario, puedes crear una cuenta de efectivo distinta para cada método de transacción y/o pasarela.

Regla

Descripción

All Order Destinations (Todos los destinos de pedido)

✅ asigna los pedidos de cualquier destino a la cuenta

🔲 desmarca la casilla para asignar solo pedidos sin destino, o

➕ selecciona destinos individuales para asignar los pedidos que provengan de esos destinos a la cuenta

Se recomienda mantener marcado 'Order Destinations' y utilizar la tabla Ledgers (Libro mayor) para generar informes filtrados por destino.

All Destinations (Todos los destinos)

✅ asigna las reservas de cualquier destino a la cuenta

🔲 desmarca la casilla para asignar solo reservas sin destino, o

➕ selecciona destinos individuales para asignar las reservas que provengan de esos destinos a la cuenta

Se recomienda mantener marcado 'Destinations' y utilizar la tabla Ledgers (Libro mayor) para generar informes filtrados por destino.

All Ledger Codes (Todos los códigos de libro mayor)

✅ asigna todos los códigos de libro mayor a la cuenta

🔲 desmarca la casilla para asignar solo reservas sin códigos de libro mayor o asignar reservas con códigos de libro mayor específicos a la cuenta

Transaction Methods (Métodos de transacción)

✅ asigna las reservas que utilicen los métodos de transacción seleccionados a la cuenta

Las opciones incluyen:

💳 Credit/Debit Card (Tarjeta de crédito/débito)

💶 Cash (Efectivo)

🎟️ Reseller Voucher (Vale del revendedor)

🎁 Gift Card (Tarjeta regalo)

💰 Other (Otros) – métodos de pago personalizados; especifícalo en 'Other Types (Otros tipos)', véase abajo

🔄 Balance Transfer (Transferencia de saldo)

All Gateways (Todas las pasarelas)

✅ asigna las reservas que utilicen cualquier pasarela a la cuenta

🔲 desmarca la casilla para asignar reservas sin pasarela o pagadas mediante pasarelas específicas a la cuenta

All Gift Ledger Codes (Todos los códigos de ledger de regalos)

✅ asigna a la cuenta las reservas asociadas a cualquier código de ledger de regalos

🔲 desmarca la casilla para asignar reservas sin códigos de ledger de regalos o asociadas a códigos de ledger de regalos específicos

Other Types (Otros tipos)

➕ selecciona métodos de pago personalizados para asignar a la cuenta

Revenue (Ingresos) – Esencial

Los tipos de cuenta de ingresos capturan los ingresos que genera su operación y ayudan a supervisar y analizar sus fuentes, así como a evaluar el rendimiento financiero.

El sistema de libro mayor de Ventrata te permite crear varias cuentas para analizar las fuentes de tus ingresos. Esto se consigue marcando una de las casillas que aparecen debajo de la lista de tipos de cuenta. El Informe resumido de la tabla del libro mayor mostrará entonces una línea separada y un valor correspondiente en la columna de débito o crédito que refleje el impuesto neto, la comisión, los descuentos o los costes asociados a la(s) reserva(s) en cuestión.

📒 NOTA

Cada vez que marques una de las casillas del tipo de cuenta de ingresos, deberás crear al menos un tipo de cuenta correspondiente para vincular la entrada a un código de libro mayor.

Si no se marca ninguna casilla, cada venta registrada en la cuenta de ingresos general generará una entrada en la que los elementos divididos se absorberán.

  • Split Net Tax (Payable) (Impuesto neto dividido ( A pagar)) - determina el importe de impuesto adeudado; crea una nueva línea de crédito

  • Split Commission Payable (Dividir comisión por pagar) - actúa como cuenta compensatoria del vale adeudado que, de lo contrario, se absorbería en la cuenta de ingresos; crea una nueva línea de crédito

  • Split Commission Expense (Dividir gasto de comisión) - registra el gasto de comisión en una nueva línea de débito

📒 NOTA

Si 'Split Commission Expense (Dividir gasto de comisión)' está desmarcado, la comisión se registra en los ingresos.

  • Split Discount (Expense) (Dividir descuento (Gasto)) - registra el gasto por descuento (promociones aplicadas a la venta) en una nueva línea de débito

  • Split Cost Payable (Dividir coste por pagar) - corresponde a ventas de terceros; registra el coste asociado al producto de terceros en una nueva línea de débito.

📒 NOTA

En un informe resumido, 'Split Cost Payable (Coste pendiente)' compensa lo que es esencialmente una venta mediante vale, reduciendo la línea de crédito de ingresos únicamente al porcentaje de comisión.

  • Split Cost Expense (Dividir gasto de coste) - registra los gastos del operador en una nueva línea de débito, es decir, la tarifa mayorista del producto adeudada al operador,

Regla

Descripción

All Order Destinations (Todos los destinos de pedido)

✅ asigna los pedidos de cualquier destino a la cuenta

🔲 desmarca la casilla para asignar solo los pedidos sin destino a la cuenta, o

➕ selecciona destinos individuales para asignar los pedidos que provengan de esos destinos a la cuenta

Se recomienda mantener marcado 'Order Destinations' y utilizar la tabla Ledgers (Libro mayor) para generar informes filtrados por destino.

All Destinations (Todos los destinos)

✅ asigna las reservas de cualquier destino a la cuenta

🔲 desmarca la casilla para asignar solo reservas sin destino, o

➕ selecciona destinos individuales para asignar las reservas que provengan de esos destinos a la cuenta

Se recomienda mantener marcado 'Destinations' y utilizar la tabla Ledgers (Libro mayor) para generar informes filtrados por destino.

All Gifts (Todas las tarjetas regalo)

✅ asigna las reservas con tarjetas regalo a la cuenta

🔲 desmarca la casilla para asignar a la cuenta las reservas sin tarjetas regalo

All Items (Todos los artículos)

✅ asigna a la cuenta las reservas con cualquier artículo de compra

🔲 desmarca la casilla para asignar a la cuenta las reservas sin ningún artículo de compra

➕ selecciona artículos específicos para asignar a la cuenta las reservas que contengan compras de esos artículos, o

🏷️ selecciona etiquetas de artículos específicas para asignar a la cuenta las reservas con artículos etiquetados

All Products (Todos los productos)

✅ asigna a la cuenta las reservas de todos los productos

🔲 desmarca la casilla para asignar a la cuenta las reservas sin ningún producto, por ejemplo únicamente con compras de artículos

➕ selecciona productos específicos para asignar a la cuenta las reservas con esos productos, o

🏷️ selecciona etiquetas de productos específicas para asignar a la cuenta las reservas con productos etiquetados

Si se selecciona un producto paquete, asegúrate de desmarcar el tipo de reserva 'Package (Paquete)', consulta más abajo, para evitar entradas duplicadas en la tabla Ledgers (Libro mayor) tabla. También se recomienda guardar una vista de tabla Ledgers (Libro mayor) con el tipo de venta 'Package (Paquete)' sin marcar para disponer de una vista correspondiente para la regla de libro mayor.

Regla

Combinaciones

Descripción

No Option or All Options (Sin opción o Todas las opciones)

✅ ✅ ambas casillas están marcadas

✅ asigna a la cuenta las reservas con o sin opciones

Si ✅ 'No Option (Sin opción)' está marcada y 🔲 'All Options (Todas las opciones)' desmarcada

✅ asigna solo las reservas sin opciones a la cuenta

Si ✅ 'No Option (Sin opción)' está marcada y 🔲 'All Options (Todas las opciones)' desmarcada

✅ asigna solo las reservas sin productos con opciones a la cuenta

➕ selecciona opciones específicas para asignar reservas con estas opciones a la cuenta, o

🏷️ selecciona etiquetas de opciones específicas para asignar a la cuenta las reservas con opciones etiquetadas

Si 🔲 'No Option (Sin opción)' está desmarcada y ✅ 'All Options (Todas las opciones)' está marcada

✅ asigna solo las reservas con opciones a la cuenta

Si 🔲 🔲 ninguna de las casillas está marcada

➕ selecciona opciones específicas para asignar reservas con estas opciones a la cuenta, o

🏷️ selecciona etiquetas de opciones específicas para asignar a la cuenta las reservas con opciones etiquetadas

Regla

Descripción

All Extras (Todos los extras)

✅ asigna a la cuenta las reservas con cualquier extra

🔲 desmarca la casilla para asignar a la cuenta reservas sin ningún extra,

➕ selecciona extras específicos para asignar a la cuenta las reservas con estos extras, o

🏷️ selecciona etiquetas de extras específicas para asignar a la cuenta las reservas con extras etiquetados

Regla

Combinaciones

Descripción

No Package Product (Sin producto paquete) o All Package Products (Todos los productos paquete)

✅ ✅ ambas casillas están marcadas

✅ asigna a la cuenta las reservas con productos individuales o productos paquete

Si ✅ 'No Package Product (Sin producto paquete)' está marcado y 🔲 'All Package Products (Todos los productos paquete)' desmarcado

✅ asigna solo las reservas sin productos paquete a la cuenta

Si ✅ 'No Package Product (Sin producto paquete)' está marcado y 🔲 'All Package Products (Todos los productos paquete)' desmarcado

✅ asigna solo las reservas sin productos paquete a la cuenta

➕ selecciona productos específicos para asignar reservas con con estos productos a la cuenta, o

🏷️ selecciona etiquetas de productos específicas para asignar a la cuenta las reservas con productos etiquetados

Si 🔲 'No Package Products (Sin productos paquete)' está desmarcado y ✅ 'All Package Product (Todos los productos paquete)' está marcado

✅ asigna solo las reservas con productos paquete a la cuenta

Si 🔲 🔲 ninguna de las casillas está marcada

➕ selecciona productos específicos para asignar a la cuenta las reservas con esos productos, o

🏷️ selecciona etiquetas de productos específicas para asignar a la cuenta las reservas con productos etiquetados

No Promotion (Sin promoción) o All Promotions (Todas las promociones)

✅ ✅ ambas casillas están marcadas

✅ asigna a la cuenta las reservas con o sin promociones

Si ✅ 'No Promotion (Sin promoción)' está marcado y 🔲 'All Promotions (Todas las promociones)' desmarcado

✅ asigna solo las reservas sin promociones a la cuenta

Si ✅ 'No Promotion (Sin promoción)' está marcado y 🔲 'All Promotions (Todas las promociones)' desmarcado

✅ asigna solo las reservas sin promociones a la cuenta

➕ selecciona promociones específicas para asignar reservas con con estas promociones a la cuenta, o

🏷️ selecciona etiquetas de promociones específicas para asignar a la cuenta las reservas con promociones etiquetadas

Si 🔲 'No Promotion (Sin promoción)' está desmarcado y ✅ 'All Promotions (Todas las promociones)' está marcado

✅ asigna solo las reservas con productos con promociones a la cuenta

Si 🔲 🔲 ninguna de las casillas está marcada

➕ selecciona promociones específicas para asignar a la cuenta las reservas con estas promociones, o

🏷️ selecciona etiquetas de promociones específicas para asignar a la cuenta las reservas con promociones etiquetadas

No Reseller (Sin revendedor) o All Resellers (Todos los revendedores)

✅ ✅ ambas casillas están marcadas

✅ asigna a la cuenta las reservas vendidas por cualquier persona

Si ✅ 'No Reseller (Sin revendedor)' está marcado y 🔲 'All Resellers (Todos los revendedores)' desmarcado

✅ asigna a la cuenta solo las reservas vendidas por alguien que no sea un revendedor

Si ✅ 'No Reseller (Sin revendedor)' está marcado y 🔲 'All Resellers (Todos los revendedores)' desmarcado

✅ asigna a la cuenta solo las reservas vendidas por alguien que no sea un revendedor

➕ selecciona revendedores específicos para asignar a la cuenta las reservas vendidas por estos revendedores, o

🏷️ selecciona etiquetas de revendedor específicas para asignar a la cuenta las reservas vendidas por revendedores etiquetados

Si 🔲 'No Reseller (Sin revendedor)' está desmarcado y ✅ 'All Resellers (Todos los revendedores)' está marcado

✅ asigna a la cuenta solo las reservas vendidas por revendedores

Si 🔲 🔲 ninguna de las casillas está marcada

➕ selecciona revendedores específicos para asignar a la cuenta las reservas vendidas por estos revendedores, o

🏷️ selecciona etiquetas de revendedor específicas para asignar a la cuenta las reservas vendidas por revendedores etiquetados

Deferred (Diferido) o Undeferred (No diferido)

✅ ✅ ambas casillas están marcadas

✅ asigna a la cuenta las reservas en cualquiera de los dos estados

Si ✅ se marca 'Deferred (Diferido)' y 🔲 se desmarca 'Undeferred (No diferido)'

✅ asigna solo las reservas diferidas (Confirmadas) a la cuenta

Si 🔲 'Deferred (Diferido)' está desmarcado y ✅ 'Undeferred (No diferido)' está marcado

✅ asigna solo las reservas no diferidas (Redeemed (Canjeado) o No-show (No presentado)) a la cuenta

Redeemed (Canjeado) o No-show (No presentado) o Upgraded (Mejorado) o Fraud (Fraude)

Si ✅ alguna de las reglas está marcada

✅ asigna todas las reservas en los estados marcados a la cuenta

Free (no charge) (Gratis) o Paid (Pagado)

✅ ✅ ambas casillas están marcadas

✅ asigna a la cuenta las reservas en cualquiera de los dos estados

Si ✅ se marca 'Free (no charge) (Gratis)' y 🔲 se desmarca 'Paid (Pagado)'

✅ asigna solo las reservas con precio cero a la cuenta

Si 🔲 'Free (no charge) (Gratis)' está desmarcado y ✅ 'Paid (Pagado)' está marcado

✅ asigna solo las reservas con precio distinto de cero a la cuenta

Regla

Descripción

All Channels (Todos los canales)

➕ (des)selecciona canales específicos para asignar las reservas provenientes de esos canales a la cuenta

Travel Date Weekdays (Días de la semana de la fecha de viaje)

➕ (des)selecciona días específicos de la semana para asignar las reservas con fechas de viaje en esos días a la cuenta

Travel Date Months (Meses de la fecha de viaje)

➕ (des)selecciona meses específicos para asignar las reservas con fechas de viaje durante esos meses a la cuenta

Booking Types (Tipos de reserva)

➕ (des)selecciona tipos de reserva específicos para asignar las reservas de esos tipos a la cuenta

Sources (Orígenes)

➕ (des)selecciona orígenes específicos para asignar las reservas provenientes de esos orígenes a la cuenta

Ticket Unit Tiers (Niveles de unidad de billete)

➕ (des)selecciona niveles de unidad específicos para asignar las reservas que contengan billetes en esos niveles a la cuenta

Tax Payable (Impuesto por pagar)

Crea uno o varios códigos contables que correspondan a una cuenta de ingresos donde la casilla 'Split Net Tax Payable (Dividir impuesto neto por pagar)' esté marcada.
Desmarca la casilla 'All Taxes (Todos los impuestos)' en el lado derecho de la ventana para crear cuentas separadas para los distintos tipos de impuestos (municipal, estatal, federal).

Tax Payable Account

Tax Payable (Impuesto por pagar)

Commission Payable (Comisión por pagar)

Crea uno o varios códigos contables que correspondan a una cuenta de ingresos donde la casilla 'Split Commission Payable (Dividir comisión por pagar)' esté marcada.
Desmarca la casilla 'All Resellers (Todos los revendedores)' en el lado derecho de la ventana para crear cuentas separadas para los distintos revendedores, que se aplicarán según el nombre o la etiqueta del revendedor.

Commission Payable Account

Commission Payable (Comisión por pagar)

Gasto por comisión

Crea uno o varios códigos contables que correspondan a una cuenta de ingresos donde la casilla 'Split Commission Expense (Gasto por comisión separado)' esté marcada.
Desmarca la casilla 'All Resellers (Todos los revendedores)' en el lado derecho de la ventana para crear cuentas separadas para los distintos revendedores, que se aplicarán según el nombre o la etiqueta del revendedor.

Commission Expense Account

Gastos por comisión

Discount Expense (Gasto por descuento)

Crea uno o varios códigos contables que correspondan a una cuenta de ingresos donde la casilla 'Split Discount Expense (Gasto por descuento separado)' esté marcada.
Desmarca la casilla 'All Promotions (Todas las promociones)' situada en el lado derecho de la ventana para crear cuentas independientes para distintas promociones, que se aplicarán según el nombre o la etiqueta de la promoción.

Discount Expense Account

Gastos por descuento

Cost Payable (Coste por pagar)

Crea uno o varios códigos contables que correspondan a una cuenta de ingresos donde la casilla 'Split Cost Payable (Coste por pagar separado)' esté marcada.
Desmarca la casilla 'All Operators (Todos los operadores)' situada en el lado derecho de la ventana para crear cuentas independientes para distintos operadores.

Cost Payable Account

Cost Payable (Coste por pagar)

Cost Expense (Gasto de coste)

Crea uno o varios códigos contables que correspondan a una cuenta de ingresos donde la casilla 'Split Cost Payable (Coste por pagar separado)' esté marcada.
Desmarca la casilla 'All Operators (Todos los operadores)' situada en el lado derecho de la ventana para crear cuentas independientes para distintos operadores.

Cost Expense Account

Cost Expense (Gasto de coste)

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