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Comprendre la facturation et les rapports des revendeurs

Facturer et gérer les paiements avec vos revendeurs.

🔐 Autorisations de rôle requises: Invoices (Factures), Create Invoice (Créer une facture), Edit Invoice (Modifier la facture), Confirm Invoice (Confirmer la facture), Void Invoice (Annuler la facture), Un-Void Invoice (Rétablir la facture)

🔓 Autorisations de rôle facultatives: Save Searches (Enregistrer les recherches), See Bulk Action (Voir l'action groupée), Data Export (Exporter les données), Generate Reports (Générer des rapports)

Les factures sont générées par le fournisseur à partir des réservations rapprochées et sont visibles par chaque revendeur dans leur tableau de bord. Ce guide explique en détail comment créer des factures manuellement et comment gérer les factures existantes.

📗 ASTUCE

Les factures automatisées sont configurées pour chaque revendeur dans la section de facturation du détail du revendeur.

Générer une nouvelle facture

  1. Dans le tableau de bord Ventrata, allez à Resellers (Revendeurs) > Invoices (Factures) .
    ​

    Resellers - Invoices

    Resellers (Revendeurs) - Invoices (Factures)

  2. Appuyez sur le bouton + New Invoice (+ Nouvelle facture).
    ​

    + New Invoice

    New Invoice (Nouvelle facture)

  3. Sélectionnez le revendeur pour lequel la facture est générée.

    Reseller (Revendeur)

  4. Sélectionnez la devise dans laquelle la facture est générée.
    ​

    Currency (Devise)

  5. Sélectionnez un ou les deux types de créances qui seront inclus dans la facture.

    • Positive Receivable (Créance positive) - montant que le revendeur vous doit

    • Negative Receivable (Créance négative) - transactions LAP, montant que vous devez au revendeur

    Receivables (Créances)

  6. Sélectionnez sur quelle date se base la période de facturation :
    ​

    • Travel Date (Date de voyage) - inclure les réservations dont les dates de voyage se situent dans la période de facturation

    • Booking Date (Date de réservation) - inclure les réservations effectuées pendant la période de facturation

    • Redemption Date (Date de validation) - inclure les réservations qui ont été validées pendant la période de facturation
      ​

    Date Field (Champ de date)

  7. Sélectionnez les dates de début « Date from (Date de début) » et de fin « Date to (Date de fin) » pour définir la période de facturation.

  8. Sélectionnez la date d’échéance « Due on (Échéance) » de la facture.
    ​

    Invoice Period (Période de facturation)

  9. Saisissez une référence ou une note de facture.
    ​

    Notes (Remarques)

  10. Appuyez sur le bouton ADD ADJUSTMENT (AJOUTER UN AJUSTEMENT) pour modifier le montant final de la facture.

    📗 ASTUCE

    Ajoutez un ou plusieurs ajustements, qu’il s’agisse de corrections de prix, de remises ou de frais supplémentaires non pris en compte dans les réservations rattachées à la facture.

    Add Adjustment (Ajouter un ajustement)

  11. Appuyez sur le bouton Create Invoice (Créer la facture).

    Create Invoice (Créer la facture)

Confirmer les factures

Les nouvelles factures sont répertoriées dans la page Invoices (Factures) avec le statut « Draft (Brouillon) », qui n’est pas visible pour les revendeurs. Pour rendre les factures visibles, elles doivent être confirmées.
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Invoices

Invoices (Factures)

  1. Sélectionnez une facture dans la liste des factures en brouillon.

  2. Appuyez sur le bouton Confirm (Confirmer) .

    Confirm Invoice (Confirmer la facture)

📗 ASTUCE

Le statut de la facture passe à « Confirmed (Confirmée) » et elle devient visible pour le revendeur.

Print Invoices (Imprimer les factures)

  1. Sélectionnez n’importe quelle facture dans la liste des factures.

  2. Appuyez sur le bouton Print (Imprimer) . Les documents suivants peuvent être imprimés :

    • Invoice (Facture) – document juridiquement contraignant réclamant un paiement ; une facture répertorie les produits vendus par le revendeur avec les taxes appliquées à la vente durant la période sélectionnée

    • Statement (Relevé) – un résumé des transactions pour la période sélectionnée

Chaque document « Invoice (Facture) » ou « Statement (Relevé) » comporte un en-tête contenant les informations suivantes :

Colonne de gauche

Colonne de droite

Supplier Logo (Logo du fournisseur)

Sequence (Séquence)

  • lorsqu’elle est définie, affiche le numéro de séquence des commandes, transactions et factures

Supplier Billing Details (Détails de facturation du fournisseur)

Date (Date)

  • date à laquelle la facture a été générée, automatiquement ou manuellement

Reference (Référence)

  • référence de facture générée automatiquement par Ventrata

Notes (Remarques)

  • Il s’agit des notes ajoutées à l’étape 9 de l'articleGénérer une nouvelle facture ; il peut s’agir soit de notes, soit d’une référence interne de facture

Period (Période)

  • indique si les éléments de la facture sont sélectionnés en fonction de la date de voyage, de réservation ou d’échange ; étape 6 de l'article Générer une nouvelle facture

Period From (Période du)

  • date à partir de laquelle les éléments facturés sont inclus ; la liste des éléments inclus dépend de si « Travel Date (Date de voyage) », « Booking Date (Date de réservation) » ou « Redemption Date (Date d'échange) » a été sélectionné à l’étape 6 de l'article Générer une nouvelle facture

Period To (Période au)

  • date jusqu’à laquelle les éléments facturés sont inclus ; la liste des éléments inclus dépend de si « Travel Date (Date de voyage) », « Booking Date (Date de réservation) » ou « Redemption Date (Date d'échange) » a été sélectionné à l’étape 6 de l'article Générer une nouvelle facture

Due On (Échéance)

  • date à laquelle la facture doit être payée

Status (Statut)

  • statut de la facture

    • Void (Annulée) – annuler une facture ; par défaut, le statut « Void » n’est pas présélectionné ; pour afficher les factures annulées, cliquez sur l’en-tête de la colonne « Status » et cochez la case « Void »

    • Draft (Brouillon) – la facture a été générée mais pas encore confirmée par le fournisseur, voir Confirm Invoices (Confirmer les factures)

    • Confirmed (Confirmée) – la facture a été confirmée par le fournisseur et le revendeur peut la voir dans son tableau de bord, voir Confirm Invoices (Confirmer les factures)

    • Paid (Payée) – le montant de la facture a été payé par le revendeur ou le fournisseur selon le type de créance sur la facture, voir l’étape 9 de l'article Générer une nouvelle facture

    • Overdue (En retard) – la facture n’a pas été payée à la date « Due On »

    • Un-invoiced (Non facturé) – transaction pas encore facturée ; ce statut est rarement utilisé

Reseller Code (Code revendeur)

Company Name (Nom de l’entreprise)

Company Number (Numéro de l’entreprise)

Billing Details (Coordonnées de facturation)

  • peut inclure l’identifiant fiscal, le contact, l’adresse, l’e-mail tels qu’indiqués dans les détails du revendeur

Une liste détaillée des produits vendus pendant la période de facturation est affichée sous l’en-tête et le logo du revendeur/fournisseur, suivie de la taxe appliquée à chaque prix unitaire.
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​Supplier Billing Terms (Conditions de facturation du fournisseur) sont affichés sous la liste détaillée.

📒 REMARQUE

Si Destination Billing Terms (Conditions de facturation de la destination) sont renseignés, ceux-ci remplaceront les Supplier Billing Terms (Conditions de facturation du fournisseur).

📒 REMARQUE

Les lignes de produit affichent le Titre (Title) du produit au lieu du Nom Interne (Internal Name).

(cliquez sur l’image ci-dessous pour l’agrandir)

Exemple de facture

Encaissement (PAY IN) ou Décaissement (PAY OUT) des factures)

Selon le type de créance, vous pouvez marquer vos factures comme payées, soit après avoir reçu le montant dû par le revendeur, soit après avoir versé le montant que vous lui devez.
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Positive Receivable (Créance positive)

Une créance positive indique le montant que le revendeur vous doit. Une fois que le revendeur a payé la facture, vous pouvez enregistrer cette transaction en sélectionnant la facture concernée, puis en appuyant sur le bouton PAY IN (Encaisser) .
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Pay In (Encaisser)


Sélectionnez le mode de paiement pour indiquer comment la facture a été réglée, ajoutez des notes de paiement pour conserver une trace de la transaction, puis appuyez sur le bouton Create Transaction (Créer la transaction) .
​

Negative Receivable (Créance négative)

Une créance négative indique le montant que vous devez au revendeur. Une fois que vous avez versé ce montant, vous pouvez enregistrer cette transaction en sélectionnant la facture concernée, puis en appuyant sur le bouton PAY OUT (Décaisser) .
​

​Pay Out (Décaisser)

📗 ASTUCE

Vous pouvez sélectionner « Card Payment » si une carte de crédit est associée au compte fournisseur dans le tableau de bord Ventrata.

Sélectionnez le mode de paiement pour indiquer comment la facture a été réglée, ajoutez des notes de paiement pour conserver une trace de la transaction, puis appuyez sur le bouton Create Transaction (Créer la transaction) .

Actions supplémentaires

Chaque fois que vous ouvrez une facture, plusieurs actions supplémentaires peuvent être effectuées en plus de celles listées ci-dessus :
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Appuyez sur le bouton EDIT INVOICE (MODIFIER LA FACTURE) pour modifier toute section définie lors de la création de la facture.
Appuyez sur le bouton REFRESH SALES (ACTUALISER LES VENTES) pour charger les réservations revendeur rapprochées durant la période de facturation.

Appuyez sur le bouton SALES LIST (LISTE DES VENTES) pour afficher toutes les réservations et cartes-cadeaux associées répertoriées dans la facture. En sélectionnant l’une ou l’autre, vous serez redirigé vers le tableau Bookings (Réservations) ou Gifts (Cartes-cadeaux).

Actions – coin supérieur droit

Appuyez sur le bouton EMAIL INVOICE (ENVOYER LA FACTURE PAR E-MAIL) pour envoyer la facture par e-mail à plusieurs destinataires séparés par une virgule « , » ; l’e-mail contient un récapitulatif de la facture, la facture en PDF et la liste des ventes en XLSX.
Appuyez sur le bouton EXPORT (EXPORTER) pour télécharger la liste des ventes aux formats CSV ou XLSX.
Appuyez sur le bouton UN-CONFIRM (Annuler la confirmation) pour retirer la facture du tableau de bord du revendeur.
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Barre d’actions inférieure

Supprimer les réservations de la facture

Les réservations peuvent être supprimées d’une facture tant que celle-ci est au statut « Draft (Brouillon) ». Si la facture est déjà « Confirmed (Confirmée) », annulez la confirmation de la facture, supprimez la (ou les) réservation(s) et confirmez à nouveau la facture.

Les réservations peuvent être supprimées d’une facture individuellement ou en lot. Suivez les étapes ci-dessous pour découvrir chaque méthode.

Individuellement

  1. Sélectionnez « Bookings (Réservations) » dans le SALES LIST (LISTE DES VENTES).

  2. Sélectionnez une réservation dans la liste.

  3. Dans le détail de la réservation, appuyez sur le bouton REMOVE FROM INVOICE (Supprimer de la facture) .

La réservation n’est désormais plus associée à la facture.

Supprimer une réservation de la facture

Suppression en lot

📒 REMARQUE

Cette méthode peut également être appliquée en utilisant le tableau Bookings (Réservations). Cependant, vous ne pouvez supprimer des réservations que d’une seule facture à la fois.

  1. Sélectionnez « Bookings (Réservations) » dans le SALES LIST (LISTE DES VENTES).

  2. Sélectionnez certaines ou toutes les réservations dans la liste.

  3. Appuyez sur le bouton Bulk Actions (Actions groupées) et sélectionnez « Remove from Invoice (Supprimer de la facture) ».

Une fois le processus terminé, les réservations sélectionnées ne sont plus associées à la facture.

Suppression groupée des réservations d’une facture


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