🔐 Autorisations de rôle requises: Dispatches (Dispatchs)
🔓 Autorisations de rôle facultatives: Routes
Un dispatch désigne le processus de coordination et d’affectation des véhicules et des conducteurs afin de transporter les passagers selon des itinéraires et des horaires programmés. Cela garantit des services de ramassage et de dépose efficaces et ponctuels.
Créer un nouveau dispatch
Dans le tableau de bord Ventrata, allez à Pickups (Ramassages) > Dispatches (Dispatchs).
Dispatches (Dispatchs)
Appuyez sur bouton + New Dispatch (+ Nouveau dispatch).
New Dispatch (Nouveau dispatch)
Saisissez un nom pour le dispatch. Il s’agit d’une référence interne, pour vous et votre équipe.
Dispatch Name (Nom du dispatch)
Sélectionnez si le dispatch sert au ramassage des clients pour une visite ou à leur dépose après celle-ci.
Dispatch Type (Type de dispatch)
Sélectionnez le véhicule approprié pour le dispatch.
Dispatch Vehicle (Véhicule du dispatch)
Sélectionnez un conducteur et/ou un guide.
Driver & Guide (Conducteur & Guide)
📗 ASTUCE
La liste des personnes assignées provient de la liste de vos vendeurs dans Ticket Terminals (Terminaux) > Sellers (Vendeurs). Toute personne affectée au dispatch pourra consulter la liste des réservations sur la page des Manifests (Manifestes) de l'application Ventrata Terminal.
Sélectionnez la destination appropriée
Destination (Destination)
Sélectionnez la date du dispatch.
Date (Date)
📗 ASTUCE
Chaque expédition est créée pour un jour précis. Toutes les réservations comportant une demande de ramassage pour ce jour sont listées en bas du formulaire de dispatch. Vous pouvez choisir les réservations à affecter au dispatch et créer de nouveaux dispatchs avec un groupe de réservations différent afin d’utiliser vos ressources efficacement.
Sélectionnez une zone pour filtrer et afficher les réservations attribuées à ce secteur.
Area (Zone)
📗 ASTUCE
Les zones regroupent les points de prise en charge ou de dépose proches, en fonction des paramètres d’itinéraire. La sélection d’une zone permet de restreindre les réservations, facilitant ainsi leur organisation et leur attribution lors de la création des dispatchs.
Vous pouvez limiter les produits ou horaires de visite pour lesquels le dispatch est créé.
Product (Produit)
Vous pouvez affecter le dispatch à l’un des manifestes de votre tableau de bord.
Vous pouvez également ajouter des notes concernant le dispatch. Celles-ci seront visibles par votre équipe.
Manifest & Notes (Manifeste et notes)
Assignez des réservations au dispatch à partir de la liste située en bas du formulaire.
Assign Bookings (Assigner des réservations)
Appuyez sur bouton Create Dispatch (Créer une expédition).
Create Dispatch (Créer une expédition)
Manage Dispatches (Gérer les expéditions)
Accédez à toutes vos expéditions depuis Pickups > Dispatches (Ramassages > Expéditions) page. Sélectionnez la date dans la colonne Date (Date) pour afficher les expéditions passées ou futures.
La colonne Date (Date) est définie sur « Aujourd’hui » par défaut.
Dispatches (Dispatchs)
Sélectionnez une expédition et une fenêtre s’affiche à l’écran avec des options supplémentaires pour gérer vos expéditions.
Dispatch Detail (Détail de l’expédition)
La ligne supérieure présente les éléments suivants :
Dispatch Details & Actions (Détails et actions de l’expédition)
Nom de l’expédition
Nom du conducteur
Nom du guide
Date du dispatch
Edit (Modifier) - modifier les détails du dispatch
Delete (Supprimer) - supprimer le dispatch
View in Bookings (Voir dans les réservations) - afficher les réservations associées au dispatch dans le tableau Bookings (Réservations)
Download CSV (Télécharger CSV) - télécharger une exportation CSV du dispatch
Print Manifest (Imprimer le manifeste) - imprimer le manifeste et distribuer une copie papier du dispatch
Send Manifest (Envoyer le manifeste) - saisir les adresses e-mail du destinataire pour envoyer une copie PDF du dispatch
L'onglet All Bookings (Toutes les réservations) répertorie les réservations associées au dispatch et inclut les informations suivantes :
Bookings (Réservations)
CUSTOMER (CLIENT) - nom du client et numéro de téléphone ; vous avez également la possibilité d’attribuer une étiquette à la réservation (menu déroulant)
BOOKING (RÉSERVATION) - nom du produit, référence de réservation et état de la réservation, heure de la visite
AD/CH - type de billet (AD - adulte, CH - enfant, etc.) et nombre d’unités
PICKUP (ramassage) - le point de ramassage et son adresse, ainsi que l’heure de ramassage
NOTES (REMARQUES)
TOTALS (TOTAUX) - en bas du tableau figurent le nombre total de billets et le prix
Vous pouvez ajouter des commentaires et des pièces jointes au dispatch sous le tableau des réservations.
Comments & Attachments (Commentaires et pièces jointes)