🔐 Permissões obrigatórias do perfil: Tasks (Tarefas), Resolve Tasks (Resolver tarefas)
O painel da Ventrata oferece várias formas de gerir reservas, seja a partir do nível de reserva ou a partir do separador de navegação, utilizando uma das subseções em Bookings (Reservas). Neste artigo, aprenderá a criar e a gerir tarefas, quer associadas a uma reserva ou tarefas autónomas.
A matriz abaixo especifica como os diferentes níveis de utilizadores podem utilizar as tarefas.
📒 NOTA
É igualmente importante notar que a criação ou atualização de tarefas não gera notificações por e-mail. Por isso recomendamos que designe um membro da sua equipa para gerir as tarefas regularmente, conforme necessário.
User Level (Nível de utilizador) | Criar | Ver | Modificar | Resolver | Notificação por e-mail |
Utilizador Backoffice | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
Administrador | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
Agente | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
Tarefas associadas a uma reserva
Nos detalhes da reserva, a secção gestão de pedidos oferece um conjunto de ações, incluindo a ação Add Task (Adicionar tarefa). Para criar uma tarefa,
No painel de controlo da Ventrata, vá a Bookings (Reservas) > Bookings (Reservas).
Reservas - Reservas
Selecione uma reserva existente.
Na secção de gestão de pedidos, carregue no botão Add Task (Adicionar tarefa).
Gestão de pedidos - Adicionar tarefa
Reveja os detalhes da reserva no topo e o 'Subject (Assunto)'.
📗 DICA
A linha de assunto é preenchida automaticamente com a referência da reserva.
Criar nova tarefa
Selecione uma data até à qual a tarefa deverá ser resolvida.
Data limite
Introduza quaisquer instruções ou informações adicionais no campo 'Body (Corpo)'.
Corpo da tarefa
Selecione qual ação deve ser executada.
Ação
Pressione o botão Create Task (Criar tarefa).
Criar tarefa
Ações
Action (Ação) | Descrição |
New Booking (Nova reserva) | não utilizado neste cenário |
Update Booking (Atualizar reserva) | atualizar a reserva conforme as instruções |
Cancel Booking (Cancelar reserva) | cancelar a reserva com base no motivo fornecido |
Refund (Reembolso) | efetuar um reembolso na reserva |
Question (Questão) | um cliente colocou uma questão indicada na tarefa |
Task (Tarefa) | é solicitada uma nova tarefa |
Ignore (Ignorar) | não utilizado neste cenário |
📗 DICA
A tarefa pode ser editada a qualquer momento antes de ser concluída.
Tarefas autónomas
No painel de controlo da Ventrata, vá a Bookings (Reservas) > Tasks (Tarefas).
Reservas - Tarefas
Prima o botão + New Task (+ Nova tarefa).
Nova tarefa
Comece a escrever o nome do cliente, se o pedido for para um cliente existente, e selecione o nome na lista. Em alternativa, introduza um novo nome de cliente.
Cliente
Introduza o assunto. Pode ser uma breve descrição da tarefa.
Assunto da tarefa
Selecione uma data até à qual a tarefa deverá ser resolvida.
Data limite
Introduza quaisquer instruções ou informações adicionais no campo 'Body (Corpo)'.
Corpo da tarefa
Selecione qual ação deve ser executada.
Ação
Pressione o botão Create Task (Criar tarefa).
Criar tarefa
Ações
Ação | Descrição |
New Booking (Nova reserva) | não utilizado neste cenário |
Update Booking (Atualizar reserva) | atualizar a reserva conforme as instruções |
Cancel Booking (Cancelar reserva) | cancelar a reserva com base no motivo fornecido |
Refund (Reembolso) | efetuar um reembolso na reserva |
Question (Questão) | um cliente colocou uma questão indicada na tarefa |
Task (Tarefa) | é solicitada uma nova tarefa |
Ignore (Ignorar) | não utilizado neste cenário |
📗 DICA
A tarefa pode ser editada a qualquer momento antes de ser concluída.
Resolução de tarefas
Depois de uma tarefa ser criada, esta aparece na página Tasks (Tarefas) e no detalhe da reserva, quando associada a uma reserva.
Tabela de tarefas
Nível da reserva – Tarefa associada
New Booking (Nova reserva)
Para resolver uma tarefa New Booking (Nova reserva),
No painel Ventrata, abra uma tarefa New Booking (Nova reserva) a partir da Tasks (Tarefas).
Pressione o botão Next Step (Próximo passo).
📗 DICA
É apresentado um novo separador com os detalhes da tarefa. Não é necessária qualquer ação nesse separador; pode rever os detalhes da tarefa e voltar ao separador original onde a tarefa foi aberta.
Nova reserva - Próximo passo
Volte ao separador onde a tarefa foi originalmente aberta.
Efetue uma nova reserva de acordo com as instruções da tarefa, utilizando o formulário de reserva que substituiu a janela da tarefa.
A tarefa é resolvida automaticamente quando terminar o fluxo de reserva.
📗 DICA
Se tiver efetuado a reserva fora do fluxo da tarefa, basta premir o botão Mark as Resolved (Marcar como resolvida) para resolver a tarefa.
Nova reserva - Marcar como resolvida
A tarefa é atribuída automaticamente à nova reserva como 'Resolved (Resolvida)'.
Nível da reserva – Tarefa
Atualizar, cancelar a reserva ou reembolsar
As tarefas com estas ações estão geralmente associadas a uma reserva que requer uma atualização, um cancelamento ou um reembolso. Para resolver a tarefa,
No painel da Ventrata, abra uma tarefa com a ação 'Update (Atualizar)', 'Cancel (Cancelar)' ou 'Refund (Reembolsar)' a partir de página Tasks (Tarefas) .
Pressione o botão VIEW BOOKING (Ver a reserva) no resumo da reserva.
Tarefa da reserva - Ver a reserva
Atualize a reserva ou faça um reembolso de acordo com as instruções da tarefa, ou cancele a reserva.
Volte para a tarefa. Isto pode ser feito a partir da reserva associada à tarefa.
Nível da reserva – Tarefa
Pressione o botão Mark as Resolved (Marcar como resolvida).
Tarefa da reserva - Resolvida
Question (Questão)
Se um cliente tiver uma pergunta, o agente pode criar uma tarefa marcada com a ação 'Question (Questão)'. A tarefa pode ou não estar associada a uma reserva. Depois de confirmar que a pergunta do cliente foi respondida, pode marcar a tarefa como resolvida.
Task (Tarefa)
Utilize este indicador se a tarefa não se enquadrar em nenhuma das outras ações mas exigir uma ação. Indique o objetivo da tarefa na linha de assunto e forneça quaisquer informações adicionais no corpo. Depois de concluir a tarefa com base nos critérios exigidos, marque-a como resolvida.
Ignore (Ignorar)
Com este indicador pode escolher: voltar à tarefa mais tarde atualizando-a para a ação 'Ignore (Ignorar)' e mantendo-a em estado não resolvido, ou fechar a tarefa sem mais ações, atualizando-a para a ação 'Ignore (Ignorar)' e marcando-a como resolvida.