🔐 Permissões de perfil obrigatórias: Ledgers (Livros-razão), Products (Produtos)

🔓 Permissões de perfil opcionais: Save Searches (Guardar pesquisas), See Bulk Action (Ver ações em massa), Data Export (Exportação de dados), Generate Reports (Gerar relatórios)

Os livros-razão garantem a exatidão e integridade dos registos financeiros de uma operação e facilitam a análise, a tomada de decisões e o cumprimento de requisitos regulamentares.

Na Ventrata, os lançamentos do livro-razão são criados com base nas reservas da tabela Bookings (Reservas). Sempre que é efetuada uma transação numa reserva, o sistema cria um novo lançamento no livro-razão. Pode aceder aos livros-razão através do separador Transactions (Transações) na navegação.

Transactions (Transações) - Ledgers (Livros-razão)

Pré -requisitos:

Configurou os códigos de livro-razão.

📗 DICA
Se precisar de orientação sobre como criar códigos de livro-razão, consulte o nosso artigo sobre Ledger Codes (Códigos de livro-razão). Recomenda-se também que contacte o seu Customer Success Representative para garantir que as suas necessidades contabilísticas estão cobertas e são compatíveis com o seu sistema ERP.
Certifique-se de que as definições contabilísticas dos seus produtos estão configuradas de acordo com o comportamento pretendido.

Definição do produto	Descrição
Voucher Validity (Validade do vale)	para reservas com data em aberto, configure uma validade do vale adequada à sua operação
Scan Tolerance After (Tolerância de leitura após)	defina durante quanto tempo após o início de uma viagem os bilhetes podem ser escaneados
Scan Tolerance After Offset Duration (Tolerância de leitura após com compensação de duração)	inclui a duração da atração no cálculo de ‘Scan Tolerance After (Tolerância de leitura após)‘; os bilhetes podem ser escaneados após ‘Duration (Duração)‘ + ‘Scan Tolerance After (Tolerância de leitura após)‘
Automatically Undefer Ledgers (Anular diferimento automaticamente)	ative esta opção se pretender que as reservas deste produto sejam automaticamente definidas como ‘No-show (Não comparência)‘ ou ‘Redeemed (Resgatado)‘ quando o período de validade do bilhete expirar

📗 DICA
Para obter a lista completa das definições de produto, consulte o artigo Como criar produtos.

Utilizar a tabela de livros-razão

A tabela de livros-razão é apenas de escrita e nenhum registo deve ser removido, exceto quando absolutamente necessário para manter a exatidão dos dados.

Ledgers Table (Tabela de livros-razão)

Lançamentos do livro-razão

Quando uma reserva é criada, é automaticamente criado um novo lançamento no livro-razão para cada transação da reserva.

Se uma reserva for efetuada na mesma data da viagem, a reserva é automaticamente marcada como não diferida (Deferred (Diferido) = NO (NÃO)), porque os bilhetes são imediatamente resgatados.

Uma reserva efetuada para uma data futura é marcada como diferida (Deferred (Diferido) = YES (SIM)), porque a data da viagem ainda não ocorreu e circunstâncias imprevistas podem anular a receita potencial dessa venda; por exemplo, o cliente pode cancelar a reserva.

Sempre que uma reserva diferida passa a não diferida, ou seja, após a data da viagem, é criada uma nova linha para cada movimento contabilístico.

📗 DICA
A coluna ‘Deferred (Diferida)’ indica se uma transação pode ser reconhecida como receita. A receita só pode ser reconhecida após a data da viagem. Apenas depois dessa data o sistema consegue determinar se os bilhetes foram utilizados (Redeemed) ou se o cliente não compareceu (No-show).

Relatório de resumo

Cada lançamento recebe automaticamente um código de livro-razão com base nas regras configuradas em Supplier Settings (Definições do fornecedor) > Ledger Codes (Códigos de livro-razão). Os códigos de livro-razão representam contas individuais utilizadas para categorizar transações.

Para obter uma visão geral de todas as transações num determinado período, pode gerar um relatório de resumo.

Na coluna ‘Date (Data)’, selecione um intervalo de datas ou uma das predefinições para o período pretendido.
Pressione o botão Search (Pesquisar).
Assinale a caixa de seleção na linha de cabeçalho para selecionar todos os lançamentos.
Pressione o botão Bulk Action (Ação em massa) e selecione ‘Summary Report (Relatório de resumo)’.

O Summary Report (Relatório de resumo) apresenta uma visão geral dos seus DEBITS (DÉBITOS) e CREDITS (CRÉDITOS), organizados por código de livro-razão.

O total da coluna DEBIT (DÉBITO) deverá ser igual ao total da coluna CREDIT (CRÉDITO). Ocasionalmente poderá surgir um ponto de interrogação em vez de um código de livro-razão. Isto indica que poderá existir um problema na configuração dos códigos de livro-razão ou que falta uma regra para capturar determinadas transações. Consulte Recreate Ledgers (Recriar livros-razão) para mais informações.

Pressione o botão Download Summary (Transferir resumo) para descarregar a tabela em formato XLSX. Posteriormente, poderá exportar este ficheiro para qualquer formato suportado pelo seu sistema ERP para processamento adicional dos dados contabilísticos.

Download Summary Report (Transferir relatório de resumo)

📗 DICA

Por defeito, os lançamentos são agrupados por ‘Currency’ (Moeda). Pode adicionar mais detalhe agrupando também por outros parâmetros, como ‘Order’ (Pedido), que agrupa os resultados por referência da encomenda.

Recriar livros-razão

Por vezes poderá surgir um ponto de interrogação em vez de um código de livro-razão, indicando uma configuração incorreta ou uma regra em falta.

À medida que ajusta as regras dos códigos de livro-razão para capturar corretamente todas as transações, poderá necessitar de reaplicar em massa códigos de livro-razão novos ou modificados.

Na tabela Ledgers (Livros-razão), assinale a caixa de seleção do cabeçalho para selecionar todos os lançamentos ou selecione lançamentos individuais.
Pressione o botão Bulk Action (Ação em massa) e selecione ‘Recreate Ledgers (Recriar livros-razão)’.
Pressione o botão Recreate Ledgers (Recriar livros-razão).

Recreate Ledgers (Recriar livros-razão)

Verificará que existe uma caixa de seleção adicional na janela modal. Se assinalar ‘Also re-create ledger entries (Recriar também os lançamentos do livro-razão)’, os lançamentos históricos do livro-razão também serão recriados.

⛔️ AVISO

Após a entrada em produção, contacte o seu Customer Success Representative antes de recriar códigos de livro-razão.

Lançamentos manuais no livro-razão

Quando pretende registar transações criadas fora da tabela de reservas, como faturas de revendedores ou pagamentos de faturas, pode criar lançamentos manuais no livro-razão.

Nestes casos, também pode criar códigos de livro-razão especificamente concebidos para capturar lançamentos manuais.

Na tabela Ledgers (Livros-razão), pressione o botão + New Ledger (+ Novo lançamento no livro-razão).

New Ledger (Novo lançamento no livro-razão)
Selecione um destino (opcional).

Destination (Destino)
Atribua um código de livro-razão ao lançamento (opcional).

Ledger Code (Código de livro-razão)

📗 DICA
Esta ação associa o lançamento a uma conta contabilística. Certifique-se de que o código corresponde à transação pretendida.
Selecione a data da transação.

Transaction Date (Data da transação)
Selecione a moeda na lista suspensa.

Transaction Currency (Moeda da transação)

📒 NOTA
Apenas as moedas disponibilizadas nas Supplier Settings (Definições do fornecedor) podem ser selecionadas.
Introduza um valor.

Price (Valor)

📗 DICA
Este é o montante da transação, seja o valor da fatura ou do pagamento efetuado.
Introduza uma quantidade, conforme aplicável.

Quantity (Quantidade)
Pode adicionar uma descrição no campo ‘Notes (Notas)’ para ajudar outros utilizadores a compreender a transação representada pelo lançamento.
Notes (Notas)
Pressione o botão Create Ledger (Criar lançamento no livro-razão).

Create Ledger (Criar lançamento no livro-razão)