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Compreender a faturação e os relatórios de revendedores

Faturar e gerir pagamentos com os seus revendedores.

Atualizado há mais de 2 semanas

🔐 Permissões obrigatórias do perfil: Invoices (Faturas), Create Invoice (Criar fatura), Edit Invoice (Editar fatura), Confirm Invoice (Confirmar fatura), Void Invoice (Anular fatura), Un-Void Invoice (Reativar fatura anulada)

🔓 Permissões opcionais do perfil: Save Searches (Guardar pesquisas), See Bulk Action (Ver ações em massa), Data Export (Exportação de dados), Generate Reports (Gerar relatórios)

As faturas são geradas pelo fornecedor a partir de reservas reconciliadas e ficam visíveis para cada revendedor no respetivo painel. Este guia explica como criar faturas manualmente e como gerir faturas existentes.

📗 DICA

As faturas automáticas são configuradas para cada revendedor na secção de faturação dos detalhes do revendedor.

​

Gerar uma nova fatura

  1. No painel Ventrata, aceda a Resellers (Revendedores) > Invoices (Faturas).
    ​

    Resellers - Invoices

    Resellers (Revendedores) - Invoices (Faturas)

  2. Pressione o botão + New Invoice (+ Nova fatura).
    ​

    + New Invoice

    New Invoice (Nova fatura)

  3. Selecione o revendedor para o qual a fatura será gerada.

    Reseller (Revendedor)

  4. Selecione a moeda em que a fatura será emitida.

    Currency (Moeda)

  5. Selecione um ou ambos os tipos de valores a receber incluídos na fatura:

    • Positive Receivable (Valor a receber positivo) - montante que o revendedor lhe deve

    • Negative Receivable (Valor a receber negativo) - transações LAP, montante que deve ao revendedor

    Receivables (Valores a receber)

  6. Selecione o critério de data para o período da fatura:

    • Travel Date (Data de viagem) - inclui reservas cuja data de viagem esteja dentro do período de faturação

    • Booking Date (Data da reserva) - inclui reservas efetuadas dentro do período de faturação

    • Redemption Date (Data de resgate) - inclui reservas resgatadas dentro do período de faturação
      ​

    Date Field (Campo da data)

  7. Selecione as datas de início ('Date from') e fim ('Date to') do período da fatura.

  8. Selecione a data de vencimento ('Due on').

    Invoice Period (Periodo de faturação)

  9. Introduza uma referência ou nota da fatura.

    Notes (Notas)

  10. Pressione o botão ADD ADJUSTMENT (ADICIONAR AJUSTE) para alterar o montante final da fatura.

    📗 DICA

    Pode adicionar um ou mais ajustes, seja para correções de preço, descontos ou encargos adicionais não refletidos nas reservas associadas à fatura.

    Add Adjustment (Adicionar ajuste)

  11. Pressione o botão Create Invoice (Criar fatura).

    Create Invoice (Criar fatura)

Confirmar faturas

As novas faturas surgem com o estado 'Draft (Rascunho)' e não são visíveis para os revendedores.

Invoices

Invoices (Faturas)

Para torná-las visíveis:

  1. Selecione a fatura.

  2. Pressione o botão Confirm (Confirmar).

    Confirmar fatura

📗 DICA

O estado muda para 'Confirmed (Confirmada)' e a fatura passa a estar visível para o revendedor.

Imprimir faturas

  1. Selecione uma fatura.

  2. Pressione o botão Print (Imprimir). Podem ser impressos:

    • Invoice (Fatura) - documento legalmente vinculativo que exige pagamento

    • Statement (Extrato) - resumo das transações no período selecionado

Cada documento inclui:

Coluna esquerda

Coluna direita

Logótipo do fornecedor

Sequence (Sequência)

  • se configurado, apresenta o número sequencial de encomendas, transações e faturas

Dados de faturação do forncecedor

Date (Data)

  • data em que a fatura foi gerada, automaticamente ou manualmente

Reference (Referência)

  • referência da fatura gerada automaticamente pela Ventrata

Notes (Notas)

  • correspondem às notas adicionadas no passo 9 do capítulo Gerar uma nova fatura; podem ser notas informativas ou uma referência interna da fatura

Period (Período)

  • indica se os itens da fatura foram selecionados com base na Data de viagem, Data da reserva ou Data de resgate; ver passo 6 do capítulo Gerar uma nova fatura

Period From (Período desde)

  • data a partir da qual os itens faturados são incluídos; a lista de itens depende da opção selecionada no passo 6 ('Travel Date (Data de viagem)', 'Booking Date (Data da reserva)' ou 'Redemption Date (Data de resgate)')

Period To (Período até)

  • data até à qual os itens faturados são incluídos; a lista de itens depende da opção selecionada no passo 6 ('Travel Date (Data de viagem)', 'Booking Date (Data da reserva)' ou 'Redemption Date (Data de resgate)')

Due On (Data de vencimento)

  • data até à qual a fatura deve ser paga

Status (Estado)

  • estado da fatura

    • Void (Anulada) – cancela uma fatura; por defeito, o estado 'Void' não está pré-selecionado. Para visualizar faturas anuladas, clique no cabeçalho da coluna Status (Estado) e assinale a opção 'Void'.

    • Draft (Rascunho) – a fatura foi gerada mas ainda não confirmada pelo fornecedor; ver Confirmar faturas.

    • Confirmed (Confirmada) – a fatura foi confirmada pelo fornecedor e está visível no painel do revendedor; ver Confirmar faturas.

    • Paid (Paga) – o montante da fatura foi pago pelo revendedor ou pelo fornecedor, dependendo do tipo de valor a receber indicado na fatura; ver passo 9 do capítulo Gerar uma nova fatura.

    • Overdue (Em atraso) – a fatura não foi paga até à data de vencimento ('Due On').

    • Un-invoiced (Não faturada) – transação ainda não faturada; este estado não é normalmente utilizado.

Reseller Code (Código do revendedor)

Company Name (Nome da empresa)

Company Number (Número da empresa)

Billing Details (Dados de faturação)

Abaixo do cabeçalho encontra-se a lista discriminada de produtos vendidos no período, seguida dos impostos aplicáveis.

​
​Os Supplier Billing Terms (Condições de faturação do fornecedor) são apresentados após a lista.

📒 NOTA

Se existirem Destination Billing Terms (Condições de faturação do destino), estas prevalecem sobre as do Supplier Billing Terms (Conidições de faturação do fornecedor).

📒 NOTA

Os itens da fatura apresentam o Title (Título do produto) em vez do Internal Name (Nome interno).

(clique na imagem abaixo para ampliar)

Exemplo de fatura

Registar pagamento (Pay In / Pay Out)

Dependendo do tipo de valor a receber, pode marcar as suas faturas como pagas, quer tenha recebido o montante devido pelo revendedor, quer tenha pago o montante que deve ao revendedor.

Positive Receivable (Valor a receber positivo)

Um valor a receber positivo indica o montante que um revendedor lhe deve. Depois de o revendedor pagar a fatura, pode registar esta transação selecionando a fatura correspondente e pressionando o botão PAY IN (Registar entrada).

Pay In (Registar entrada)

Selecione o método de pagamento para indicar como a fatura foi paga, adicione notas de pagamento para manter um registo de como a transação foi efetuada e pressione o botão Create Transaction (Criar transação).

Negative Receivable (Valor a receber negativo)

Um valor a receber negativo indica o montante que deve ao revendedor. Depois de efetuar o pagamento, pode registar esta transação selecionando a fatura correspondente e pressionando o botão PAY OUT (Registar saída).

​Pay Out (Registar saída)

📗 DICA

Pode selecionar 'Card Payment (Pagamento com cartão)' se um cartão de crédito estiver associado à conta do fornecedor no painel Ventrata.

Selecione o método de pagamento para indicar como a fatura foi paga, adicione notas de pagamento para manter um registo de como a transação foi efetuada e pressione o botão Create Transaction (Criar transação).

Ações adicionais

Sempre que abrir uma fatura, existem várias ações adicionais que podem ser realizadas, além das listadas acima:
​
Pressione o botão EDIT INVOICE (EDITAR FATURA) para editar qualquer secção configurada durante a criação da fatura.
Pressione o botão REFRESH SALES (ATUALIZAR VENDAS) para carregar reservas reconciliadas do revendedor dentro do período de faturação.

Pressione o botão SALES LIST (LISTA DE VENDAS) para visualizar todas as reservas e vales-presente associados à fatura. Ao selecionar qualquer uma das opções, será redirecionado para a tabela de Bookings (Reservas) ou Gifts (Vales-presente), respetivamente.

Ações no canto superior direito

Pressione o botão EMAIL INVOICE (ENVIAR FATURA POR E-MAIL) para enviar a fatura para vários destinatários, separados por vírgula ‘,’; o e-mail inclui o detalhe da fatura, a fatura em formato PDF e a lista de vendas em formato XLSX.
Pressione o botão EXPORT (EXPORTAR) para transferir a lista de vendas em formato CSV ou XLSX.
Pressione o botão UN-CONFIRM (ANULAR CONFIRMAÇÃO) para remover a fatura do painel do revendedor.
​

Ações na barra inferior

Remover reservas da fatura

As reservas podem ser removidas de uma fatura enquanto esta estiver no estado 'Draft (Rascunho)'. Se a fatura já estiver confirmada, anule a confirmação, remova a(s) reserva(s) e confirme novamente a fatura.

As reservas podem ser removidas individualmente ou em massa. Siga os passos abaixo para cada método.

Individualmente

  1. Selecione 'Bookings (Reservas)' na SALES LIST (LISTA DE VENDAS).

  2. Selecione uma reserva na lista.

  3. No detalhe da reserva, pressione o botão REMOVE FROM INVOICE (REMOVER DA FATURA).

A reserva deixa de estar associada à fatura.

Remover reserva da fatura

Remoção em massa

📒 NOTA

Este método também pode ser aplicado a partir da tabela Bookings (Reservas). No entanto, apenas pode remover reservas de uma fatura de cada vez.

  1. Selecione 'Bookings (Reservas)' na SALES LIST (LISTA DE VENDAS).

  2. Selecione algumas ou todas as reservas da lista.

  3. Pressione o botão Bulk Actions (Ações em massa) e selecione 'Remove from Invoice (Remover da fatura)'.

Quando o sistema concluir o processo de remoção, as reservas selecionadas deixam de estar associadas à fatura.

Remover reservas da fatura em massa


​

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