Ir al contenido principal

Comprender la facturación y los informes de revendedores

Facturación y gestión de pagos con sus revendedores.

Actualizado esta semana

🔐 Permisos de rol requeridos: Invoices (Facturas), Create Invoice (Crear factura), Edit Invoice (Editar factura), Confirm Invoice (Confirmar factura), Void Invoice (Anular factura), Un-Void Invoice (Restaurar factura anulada)

🔓 Permisos de rol opcionales: Save Searches (Guardar búsquedas), See Bulk Action (Ver acción masiva), Data Export (Exportar datos), Generate Reports (Generar informes)

Las facturas son generadas por el proveedor a partir de las reservas conciliadas y son visibles para cada revendedor en su panel. Esta guía explica en detalle cómo crear facturas manualmente y cómo gestionar las facturas existentes.

📗 CONSEJO

Las facturas automáticas se configuran para cada revendedor en la sección de facturación del detalle del revendedor.

Generar una nueva factura

  1. En el panel de Ventrata, ve a Resellers (Revendedores) > Invoices (Facturas) .
    ​

    Resellers - Invoices

    Revendedores - Facturas

  2. Pulsa el botón + New Invoice (+ Nueva factura).
    ​

    + New Invoice

    Nueva factura

  3. Selecciona el revendedor para quien se genera la factura.

    Revendedor

  4. Selecciona la moneda en la que se genera la factura.
    ​

    Moneda

  5. Selecciona uno o ambos tipos de cuentas por cobrar que se incluirán en la factura.

    • Positive Receivable (Cuenta por cobrar positiva) - importe que el revendedor te debe

    • Negative Receivable (Cuenta por cobrar negativa) - transacciones LAP, importe que tú le debes al revendedor

    Cuentas por cobrar

  6. Selecciona en qué fecha se basa el período de la factura:
    ​

    • Travel Date (Fecha de viaje) - incluir reservas cuyas fechas de viaje estén dentro del período de facturación

    • Booking Date (Fecha de reserva) - incluir reservas que se realizaron dentro del período de facturación

    • Redemption Date (Fecha de canje) - incluir reservas que se canjearon dentro del período de facturación
      ​

    Date Field (Campo de fecha)

  7. Selecciona las fechas de inicio ('Date from') y fin ('Date to') para definir el periodo de la factura.

  8. Selecciona la fecha de vencimiento de la factura ('Due on').
    ​

    Invoice Period (Periodo de la factura)

  9. Introduce una referencia o nota de la factura.
    ​

    Notes (Notas)

  10. Pulsa el botón ADD ADJUSTMENT (Agregar ajuste) para cambiar el importe final de la factura.

    📗 CONSEJO

    Añade uno o más ajustes, ya sea para correcciones de precio, descuentos o cargos adicionales no contemplados en las reservas asociadas a la factura.

    Add Adjustment (Agregar ajuste)

  11. Pulsa el botón Create Invoice (Crear factura).

    Create Invoice (Crear factura)

Confirmar facturas

Las nuevas facturas se muestran en la página Invoices (Facturas) con estado 'Draft (Borrador)', que no es visible para los revendedores. Para que las facturas sean visibles, deben confirmarse.
​

Invoices

Invoices (Facturas)

  1. Selecciona una factura de la lista de facturas en borrador.

  2. Pulse el botón Confirm (Confirmar).

    Confirm Invoice (Confirmar factura)

📗 CONSEJO

El estado de la factura cambia a 'Confirmed (Confirmada)' y es visible para el revendedor.

Imprimir facturas

  1. Selecciona cualquier factura de la lista de facturas.

  2. Pulse el botón Print (Imprimir). Se pueden imprimir los siguientes documentos:

    • Invoice (Factura) - documento legalmente vinculante que exige el pago; una factura enumera los productos vendidos por el revendedor con los impuestos aplicados a la venta en el periodo seleccionado

    • Statement (Estado de cuenta) - un resumen de las transacciones en el periodo seleccionado

Cada documento de Invoice (Factura) y Statement (Estado de cuenta) incluye un encabezado con la siguiente información:

Columna izquierda

Columna derecha

Supplier Logo (Logotipo del proveedor)

Sequence (Secuencia)

  • si está configurado, muestra el número de secuencia de pedidos, transacciones y facturas

Supplier Billing Details (Datos de facturación del proveedor)

Date (Fecha)

  • fecha en que se generó la factura, ya sea automáticamente o manualmente

Reference (Referencia)

  • una referencia de factura generada automáticamente por Ventrata

Notes (Notas)

  • estas son las notas añadidas en el paso 9. del capítulo Generar una nueva factura ; pueden ser notas o una referencia interna de la factura

Period (Periodo)

  • indica si los elementos de la factura se seleccionan según la fecha de viaje, de reserva o de canje; paso 6. del capítulo Generar una nueva factura

Periodo desde

  • fecha desde la que se incluyen los elementos facturados; la lista de elementos incluidos depende de si se seleccionó 'Travel Date (Fecha de viaje)', 'Booking Date (Fecha de reserva)' o 'Redemption Date (Fecha de canje)' en el paso 6. del capítulo Generar una nueva factura

Period To (Periodo hasta)

  • fecha hasta la que se incluyen los elementos facturados; la lista de elementos incluidos depende de si se seleccionó 'Travel Date (Fecha de viaje)', 'Booking Date (Fecha de reserva)' o 'Redemption Date (Fecha de canje)' en el paso 6. del capítulo Generar una nueva factura

Due On (Vence el)

  • fecha en la que la factura debe pagarse

Status (Estado)

  • estado de la factura

    • Void (Anulada) - cancelar una factura; de forma predeterminada, el estado 'Void' no está preseleccionado; para ver facturas anuladas, pulsa el encabezado de columna 'Status' y marca la casilla 'Void'

    • Draft (Borrador) - la factura ha sido generada pero aún no confirmada por el proveedor; consulta Confirmar facturas

    • Confirmed (Confirmada) - la factura ha sido confirmada por el proveedor y el revendedor puede verla en su panel; consulta Confirmar facturas

    • Paid (Pagada) - el importe de la factura ha sido pagado por el revendedor o proveedor según el tipo de saldo de la factura; consulta el paso 9. del capítulo Generar una nueva factura

    • Overdue (Vencida) - la factura no se ha pagado en la fecha 'Due on'

    • Un-invoiced (Sin facturar) - transacción aún no facturada; este estado normalmente no se utiliza

Código del revendedor

Nombre de la empresa

Número de la empresa

Billing Details (Detalles de facturación)

A continuación del encabezado y del logotipo del revendedor/proveedor se muestra una lista detallada de los productos vendidos en el periodo de facturación, seguida del impuesto aplicado a cada precio unitario.
​
​Supplier Billing Terms (Términos de facturación del proveedor) se muestran debajo de la lista detallada.

📒 NOTA

Si Destination Billing Terms (Términos de facturación del destino) se rellenan, estos reemplazarán los Supplier Billing Terms (Términos de facturación del proveedor).

(haz clic en la imagen de abajo para ampliarla)

Factura de ejemplo

Facturas PAY IN (Cobro) o PAY OUT (Pago)

Según el tipo de cuenta por cobrar, puedes marcar tus facturas como pagadas, ya sea porque hayas recibido el importe que el revendedor te debe o porque hayas abonado el importe que le debes al revendedor.
​

Positive Receivable (Cuenta por cobrar positiva)

Un saldo positivo indica el importe que el revendedor te debe. Una vez que el revendedor haya pagado la factura, puedes reflejar esta transacción seleccionando la factura correspondiente y pulsando el botón PAY IN (Cobro).
​

Pay In (Cobro)


Selecciona el método de pago para indicar cómo se pagó la factura, añade notas de pago para registrar cómo se efectuó la transacción y pulsa el botón Create Transaction (Crear transacción).
​

Negative Receivable (Cuenta por cobrar negativa)

Un saldo negativo indica el importe que le debes al revendedor. Una vez que hayas pagado el importe, puedes reflejar esta transacción seleccionando la factura correspondiente y pulsando el botón PAY OUT (Pago).
​

​Pay Out (Pago)

📗 CONSEJO

Puedes seleccionar 'Card Payment (Pago con tarjeta)' si hay una tarjeta de crédito vinculada a la cuenta del proveedor en el panel de Ventrata.

Selecciona el método de pago para indicar cómo se pagó la factura, añade notas de pago para registrar cómo se efectuó la transacción y pulsa el botón Create Transaction (Crear transacción).

Acciones adicionales

Cada vez que abras una factura, hay varias acciones que puedes realizar además de las indicadas anteriormente:
​
Pulsa el botón EDIT INVOICE (Editar factura) para editar cualquier sección configurada durante la creación de la factura.
Pulsa el botón REFRESH SALES (Actualizar ventas) para cargar las reservas conciliadas del revendedor dentro del periodo de facturación.

Pulsa el botón SALES LIST (Lista de ventas) para ver todas las reservas y tarjetas regalo asociadas listadas en la factura. Al seleccionar cualquiera de ellas, serás redirigido a la tabla Bookings (Reservas) o Gifts (Tarjetas regalo), respectivamente.

Acciones (esquina superior derecha)

Pulsa el botón EMAIL INVOICE (Enviar factura por correo) para enviar la factura por correo electrónico a varios destinatarios separados por comas ','; el correo incluye un desglose de la factura, la factura en formato PDF y la lista de ventas en formato XLSX.
Pulsa el botón EXPORT (Exportar) para descargar la lista de ventas en formato CSV o XLSX.
Pulsa el botón UN-CONFIRM (Desconfirmar) para eliminar la factura del panel del revendedor.
​

Actions Bottom Bar (Barra inferior de acciones)

Eliminar reservas de la factura

Las reservas se pueden eliminar de una factura siempre que la factura esté en estado 'Draft (Borrador)'. Si la factura ya está 'Confirmed (Confirmada)', Un-confirm (Desconfirmar) la factura, eliminar la(s) reserva(s) y Confirm (Confirmar) la factura de nuevo.

Las reservas se pueden eliminar de una factura de una en una o en bloque. Sigue los pasos a continuación para conocer cada método.

Una por una

  1. Selecciona 'Bookings' (Reservas) desde la SALES LIST (Lista de ventas).

  2. Selecciona una reserva de la lista.

  3. En el detalle de la reserva, pulsa el botón REMOVE FROM INVOICE (ELIMINAR DE LA FACTURA).

La reserva ya no está asociada a la factura.

Eliminar reserva de la factura

Eliminación masiva

📒 NOTA

Este método también se puede aplicar usando la tabla Bookings (Reservas). Sin embargo, solo puedes eliminar reservas de una factura a la vez.

  1. Selecciona 'Bookings' (Reservas) desde la SALES LIST (Lista de ventas).

  2. Selecciona algunas o todas las reservas de la lista.

  3. Pulsa el botón Bulk Actions (Acciones masivas) y selecciona 'Remove from Invoice (Eliminar de la factura)'.

Cuando el sistema complete el proceso de eliminación, las reservas seleccionadas ya no estarán asociadas a la factura.

Eliminar en bloque reservas de la factura


​

Artículos relacionados
Cómo crear revendedores
Cómo usar la tabla de clientes
Cómo usar la tabla de facturas
Cómo crear facturas de operador
Cómo recalcular tarifas
¿Ha quedado contestada tu pregunta?