🔐 Permisos de rol requeridos: Invoices (Facturas), Create Invoice (Crear factura), Edit Invoice (Editar factura), Confirm Invoice (Confirmar factura), Void Invoice (Anular factura), Un-Void Invoice (Restaurar factura anulada)
🔓 Permisos de rol opcionales: Save Searches (Guardar búsquedas), See Bulk Action (Ver acción masiva), Data Export (Exportar datos), Generate Reports (Generar informes)
Las facturas son generadas por el proveedor y son visibles para cada revendedor en su panel. La siguiente guía detalla cómo crear facturas manualmente y cómo gestionar las facturas existentes.
📗 CONSEJO
Las facturas automáticas se configuran para cada revendedor en la sección de facturación del detalle del revendedor.
Generar una nueva factura
En el panel de Ventrata, ve a Resellers (Revendedores) > Invoices (Facturas) .
Revendedores - Facturas
Pulsa el botón + New Invoice (+ Nueva factura).
Nueva factura
Selecciona el revendedor para quien se genera la factura.
Revendedor
Selecciona la moneda en la que se genera la factura.
Moneda
Selecciona uno o ambos tipos de cuentas por cobrar que se incluirán en la factura.
Positive Receivable (Cuenta por cobrar positiva) - importe que el revendedor te debe
Negative Receivable (Cuenta por cobrar negativa) - transacciones LAP, importe que tú le debes al revendedor
Cuentas por cobrar
Selecciona en qué fecha se basa el período de la factura:
Travel Date (Fecha de viaje) - incluir reservas cuyas fechas de viaje estén dentro del período de facturación
Booking Date (Fecha de reserva) - incluir reservas que se realizaron dentro del período de facturación
Redemption Date (Fecha de canje) - incluir reservas que se canjearon dentro del período de facturación
Date Field (Campo de fecha)
Selecciona las fechas de inicio ('Date from') y fin ('Date to') para definir el periodo de la factura.
Selecciona la fecha de vencimiento de la factura ('Due on').
Invoice Period (Periodo de la factura)
Introduce una referencia o nota de la factura.
Notes (Notas)
Pulsa el botón ADD ADJUSTMENT (Agregar ajuste) para cambiar el importe final de la factura.
📗 CONSEJO
Añade uno o más ajustes, ya sea para correcciones de precio, descuentos o cargos adicionales no contemplados en las reservas asociadas a la factura.
Add Adjustment (Agregar ajuste)
Pulsa el botón Create Invoice (Crear factura).
Create Invoice (Crear factura)
Confirmar facturas
Las nuevas facturas se muestran en la página Invoices (Facturas) con estado 'Draft (Borrador)', que no es visible para los revendedores. Para que las facturas sean visibles, deben confirmarse.
Invoices (Facturas)
Selecciona una factura de la lista de facturas en borrador.
Pulse el botón Confirm (Confirmar).
Confirm Invoice (Confirmar factura)
📗 CONSEJO
El estado de la factura cambia a 'Confirmed (Confirmada)' y es visible para el revendedor.
Imprimir facturas
Selecciona cualquier factura de la lista de facturas.
Pulse el botón Print (Imprimir). Se pueden imprimir los siguientes documentos:
Invoice (Factura) - documento legalmente vinculante que exige el pago; una factura enumera los productos vendidos por el revendedor con los impuestos aplicados a la venta en el periodo seleccionado
Statement (Estado de cuenta) - un resumen de las transacciones en el periodo seleccionado
Cada documento de Invoice (Factura) y Statement (Estado de cuenta) incluye un encabezado con la siguiente información:
Columna izquierda | Columna derecha |
Supplier Logo (Logotipo del proveedor) | Sequence (Secuencia)
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Supplier Billing Details (Datos de facturación del proveedor)
| Date (Fecha)
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| Reference (Referencia)
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| Notes (Notas)
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| Period (Periodo)
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| Periodo desde
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| Period To (Periodo hasta)
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| Due On (Vence el)
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| Status (Estado)
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| Código del revendedor
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| Nombre de la empresa
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| Número de la empresa
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| Billing Details (Detalles de facturación)
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A continuación del encabezado y del logotipo del revendedor/proveedor se muestra una lista detallada de los productos vendidos en el periodo de facturación, seguida del impuesto aplicado a cada precio unitario.
Supplier Billing Terms (Términos de facturación del proveedor) se muestran debajo de la lista detallada.
📒 NOTA
Si Destination Billing Terms (Términos de facturación del destino) se rellenan, estos reemplazarán los Supplier Billing Terms (Términos de facturación del proveedor).
(haz clic en la imagen de abajo para ampliarla)
Factura de ejemplo
Facturas PAY IN (Cobro) o PAY OUT (Pago)
Según el tipo de cuenta por cobrar, puedes marcar tus facturas como pagadas, ya sea porque hayas recibido el importe que el revendedor te debe o porque hayas abonado el importe que le debes al revendedor.
Positive Receivable (Cuenta por cobrar positiva)
Un saldo positivo indica el importe que el revendedor te debe. Una vez que el revendedor haya pagado la factura, puedes reflejar esta transacción seleccionando la factura correspondiente y pulsando el botón PAY IN (Cobro).
Pay In (Cobro)
Selecciona el método de pago para indicar cómo se pagó la factura, añade notas de pago para registrar cómo se efectuó la transacción y pulsa el botón Create Transaction (Crear transacción).
Negative Receivable (Cuenta por cobrar negativa)
Un saldo negativo indica el importe que le debes al revendedor. Una vez que hayas pagado el importe, puedes reflejar esta transacción seleccionando la factura correspondiente y pulsando el botón PAY OUT (Pago).
Pay Out (Pago)
📗 CONSEJO
Puedes seleccionar 'Card Payment (Pago con tarjeta)' si hay una tarjeta de crédito vinculada a la cuenta del proveedor en el panel de Ventrata.
Selecciona el método de pago para indicar cómo se pagó la factura, añade notas de pago para registrar cómo se efectuó la transacción y pulsa el botón Create Transaction (Crear transacción).
Acciones adicionales
Cada vez que abras una factura, hay varias acciones que puedes realizar además de las indicadas anteriormente:
Pulsa el botón EDIT INVOICE (Editar factura) para editar cualquier sección configurada durante la creación de la factura.
Pulsa el botón REFRESH SALES (Actualizar ventas) para cargar las reservas conciliadas del revendedor dentro del periodo de facturación.
Pulsa el botón SALES LIST (Lista de ventas) para ver todas las reservas y tarjetas regalo asociadas listadas en la factura. Al seleccionar cualquiera de ellas, serás redirigido a la tabla Bookings (Reservas) o Gifts (Tarjetas regalo), respectivamente.
Acciones (esquina superior derecha)
Pulsa el botón EMAIL INVOICE (Enviar factura por correo) para enviar la factura por correo electrónico a varios destinatarios separados por comas ','; el correo incluye un desglose de la factura, la factura en formato PDF y la lista de ventas en formato XLSX.
Pulsa el botón EXPORT (Exportar) para descargar la lista de ventas en formato CSV o XLSX.
Pulsa el botón UN-CONFIRM (Desconfirmar) para eliminar la factura del panel del revendedor.
Actions Bottom Bar (Barra inferior de acciones)
Eliminar reservas de la factura
Las reservas se pueden eliminar de una factura siempre que la factura esté en estado 'Draft (Borrador)'. Si la factura ya está 'Confirmed (Confirmada)', Un-confirm (Desconfirmar) la factura, eliminar la(s) reserva(s) y Confirm (Confirmar) la factura de nuevo.
Las reservas se pueden eliminar de una factura de una en una o en bloque. Sigue los pasos a continuación para conocer cada método.
Una por una
Selecciona 'Bookings' (Reservas) desde la SALES LIST (Lista de ventas).
Selecciona una reserva de la lista.
En el detalle de la reserva, pulsa el botón REMOVE FROM INVOICE (ELIMINAR DE LA FACTURA).
La reserva ya no está asociada a la factura.
Eliminar reserva de la factura
Eliminación masiva
📒 NOTA
Este método también se puede aplicar usando la tabla Bookings (Reservas). Sin embargo, solo puedes eliminar reservas de una factura a la vez.
Selecciona 'Bookings' (Reservas) desde la SALES LIST (Lista de ventas).
Selecciona algunas o todas las reservas de la lista.
Pulsa el botón Bulk Actions (Acciones masivas) y selecciona 'Remove from Invoice (Eliminar de la factura)'.
Cuando el sistema complete el proceso de eliminación, las reservas seleccionadas ya no estarán asociadas a la factura.
Eliminar en bloque reservas de la factura