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Cómo gestionar las tarjetas de regalo en el Backoffice

Las tarjetas de regalo son vales prepago que los clientes pueden comprar y luego utilizar como forma de pago para experiencias.

Actualizado hace más de un mes

🔐 Permisos de rol necesarios:

Configurar tarjeta de regalo - Supplier Settings (Configuración del proveedor), Modify Settings (Modificar ajustes)

Crear y Canjear tarjeta de regalo - Create Order (Crear orden)

Ofrecer tarjeta de regalo como crédito - Bookings (Reservas), Refund Transaction (Reembolso)

🔓 Permisos de rol opcionales: Save Searches (Guardar búsquedas), See Bulk Action (Ver acción masiva), Data Export (Exportar datos), Generate Reports (Generar informes)

Las tarjetas de regalo suelen tener un valor almacenado que puede gastarse en varias transacciones hasta que el saldo se agote, por ejemplo, en una experiencia y/o un artículo de la tienda de regalos. A menudo se utilizan como obsequios para amigos, familiares o colegas, brindando a los destinatarios la flexibilidad de elegir sus propios artículos o experiencias.
​
Ventrata ofrece a los clientes la posibilidad de comprar vales por cualquier importe deseado. Estos vales pueden utilizarse posteriormente para adquirir cualquier producto de su oferta.

Las tarjetas de regalo se pueden vender y canjear a través de:

La Regalos subsección de la pestaña Bookings (Reservas) muestra todas las tarjetas de regalo almacenadas en la base de datos de su operación.

📗 CONSEJO

Aprenda a gestionar las tarjetas de regalo desde el panel de Ventrata en este artículo.

Configurar tarjetas de regalo

  1. En el panel de Ventrata, vaya a Supplier Settings (Configuración del proveedor) > Supplier Settings (Configuración del proveedor).
    ​

    Supplier Settings (Configuración del proveedor)

  2. Pulse el botón EDIT DETAILS (EDITAR DETALLES).
    ​

    Edit Details (Editar detalles)

  3. Desplácese por el formulario de detalles del proveedor o simplemente busque 'Gift Card Min Amount (Cantidad mínima de la tarjeta de regalo)'.

  4. Introduzca los valores mínimo y/o máximo de una tarjeta de regalo.
    ​

    Gift Card Settings (Configuración de la tarjeta de regalo)

    📒 NOTA

    La misma cantidad se mostrará en todas las divisas. Este valor no se convierte.

  5. Introduzca el período de expiración de la tarjeta de regalo en días, meses o años.
    ​

    Gift Expiry (Caducidad de la tarjeta de regalo)

  6. Introduzca cualquier información importante relacionada con el uso de una tarjeta de regalo.

    Gift Card Email Instructions (Instrucciones de correo electrónico de la tarjeta de regalo)

    📗 CONSEJO

    Esta información se añadirá al final del recibo de la tarjeta de regalo.

  7. Pulse el botón Update Supplier (Actualizar proveedor).
    ​

    Update Supplier

Update Supplier (Actualizar proveedor)

Crear tarjeta de regalo

  1. En el panel de Ventrata, vaya a + New Order (+ Nuevo pedido) en la barra de navegación superior.

    New Order (Nuevo pedido)

  2. Seleccione 'Gift Card (Tarjeta de regalo)'.

    Gift Card (Tarjeta de regalo)

  3. Marque la casilla 'Test Order (Pedido de prueba)' para comprar una tarjeta de regalo de prueba.

    Test Order (Pedido de prueba)

  4. Seleccione en qué divisa se emite la tarjeta de regalo.

    Currency (Divisa)

    📗 CONSEJO

    La lista de divisas disponibles se toma de las divisas listadas en su Supplier Settings (Configuración del proveedor).

  5. Seleccione al cliente, comprador de la tarjeta de regalo.

    Customer (Cliente)

    📗 CONSEJO

    Cuando los clientes proporcionan sus datos de contacto, estos se almacenan en su base de datos de clientes. Puede seleccionar un cliente de su base de datos para asignarlo a la tarjeta de regalo.

  6. Si la tarjeta de regalo es emitida por un revendedor, seleccione el revendedor correspondiente.

    Reseller (Revendedor)

  7. Seleccione el destino donde la tarjeta de regalo se puede canjear.

    Destination (Destino)

  8. Introduzca el valor de la tarjeta de regalo.

    Amount (Importe)

  9. Tiene la opción de introducir un alias de código de barras o identificador.

    Barcode Alias (Alias de código de barras)

    📗 CONSEJO

    Añada el mismo alias de código de barras como identificador alternativo. Puede utilizarlo si las tarjetas de regalo están vinculadas a una sola cuenta o promoción.

  10. Introduzca una etiqueta para marcar la tarjeta de regalo.

    Tags (Etiquetas)

  11. Introduzca un periodo de vencimiento tras el cual la tarjeta de regalo dejará de poder usarse.

    📒 NOTA

    El periodo de vencimiento predeterminado se configura en su Supplier Settings (Configuración del proveedor). Si se selecciona una fecha aquí, se reemplazará el periodo predeterminado.

    Expires At (Fecha de vencimiento)

  12. Introduzca la 'Recipient Info (Información del destinatario)', que incluye el nombre completo y los datos de contacto de la persona que recibirá la tarjeta de regalo.

    Recipient Info (Información del destinatario)

  13. Puede incluir un mensaje junto con la tarjeta de regalo.

    Gift Message (Mensaje de regalo)

  14. Pulse el botón Checkout para continuar.

    📗 CONSEJO

    También tiene la opción de añadir varias tarjetas pulsando el Add to Cart and Reload (Añadir al carrito y recargar) en su lugar.

    Checkout

  15. Si aún no lo ha hecho, marque la casilla 'Test Order (Pedido de prueba)' para comprar una tarjeta de regalo de prueba.

    Test Order (Pedido de prueba)

  16. Marque la casilla 'Quote (Cotización)' para crear el pedido sin compromiso de pago.

    📗 CONSEJO

    Más información sobre Quotes (Cotizaciones).

    Quote (Cotización)

  17. Seleccione la moneda en la que se pagará la tarjeta de regalo.

    Currency (Divisa)

  18. Introduzca las direcciones de correo electrónico que recibirán una notificación sobre el pedido.

    Notification Emails (Correos de notificación)

  19. Cambie el origen a través del cual se realiza el pedido.

    Source (Origen)

  20. Seleccione el revendedor mediante el cual se realiza el pedido.

    Reseller (Revendedor)

  21. Seleccione el agente mediante el cual se realiza el pedido.

    Agent (Agente)

  22. Añada cualquier nota relevante al pedido.

    Notes (Notas)

  23. Introduzca los datos de contacto del cliente (comprador).

    📗 CONSEJO

    Si solo introduce la dirección de correo electrónico, el cliente recibirá el recibo del pedido en su correo electrónico.

    Email (Correo electrónico)

  24. Si el cliente desea recibir actualizaciones de marketing de su operación, marque la casilla 'Send me the latest offers and exclusive discounts (Enviarme las últimas ofertas y descuentos exclusivos)'.

    Marketing Consent (Consentimiento de marketing)

  25. Mantenga marcada la casilla 'Email Receipt (Recibo por correo electrónico)' para enviar el recibo de pago al cliente que compró la tarjeta de regalo a su dirección de correo electrónico.

    Email Receipt (Recibo por correo electrónico)

  26. Pulse el botón Checkout para completar el pedido.

    Checkout

  27. Como revendedor, seleccione el método de liquidación y el método de pago.

    Opciones de pago del revendedor

  28. Como proveedor, seleccione únicamente el método de pago adecuado.

    Opciones de pago del proveedor

A continuación se le redirige automáticamente al detalle de la reserva de la tarjeta de regalo.

📗 CONSEJO

Obtenga más información sobre los elementos que componen el detalle de la reserva.

Reserva de tarjeta de regalo

Canjear tarjeta de regalo

Las tarjetas de regalo se canjean como forma de pago. El destinatario puede utilizar el importe completo de una vez o gastar solo una parte, guardando el saldo restante para compras futuras hasta la fecha de vencimiento, si corresponde.

Requisitos previos:

  • la divisa de la tarjeta de regalo debe coincidir con la divisa del pedido

  • Si 'Gift Force Destination Match' en la Supplier Settings (Configuración del proveedor) está activado, el campo 'Destination (Destino)' debe seleccionarse siempre cuando se crea una tarjeta de regalo.

El valor de la tarjeta de regalo cubre el total del pedido

  1. En el panel de Ventrata, vaya a + New Order (+ Nuevo pedido).

    New Order (Nuevo pedido)

  2. Seleccione una de las siguientes opciones:

    • Booking (Reserva)

    • Retail Purchase (Compra minorista)

    • Gift Card (Tarjeta de regalo)

    Booking (Reserva), Retail Purchase (Compra minorista) y Gift Card (Tarjeta de regalo)

  3. Rellene los formularios de reserva o compra.

  4. Cuando llegue a la ventana del método de pago, seleccione 'Charge amount now (Cobrar importe ahora)'

  5. A continuación, seleccione 'Gift Card (Tarjeta de regalo)'.

    Pago con tarjeta de regalo

  6. Introduzca la referencia de la tarjeta de regalo y, a continuación, seleccione el código correspondiente con el importe disponible en la tarjeta.

    📒 NOTA

    Asegúrese de que la tarjeta de regalo dispone de saldo suficiente.

    Referencia de la tarjeta de regalo

    El valor de la tarjeta de regalo cubre el saldo del pedido

  7. Pulse el botón Confirm Order (Confirmar pedido).

    Confirm Order (Confirmar pedido)

  8. El método de pago utilizado se registra en la sección de transacciones del detalle de la reserva.

    Nivel de reserva - Transacciones

El valor de la tarjeta de regalo NO cubre el total del pedido

  1. En el panel de Ventrata, vaya a + New Order (+ Nuevo pedido).

    New Order (Nuevo pedido)

  2. Seleccione una de las siguientes opciones:

    • Booking (Reserva)

    • Retail Purchase (Compra minorista)

    • Gift Card (Tarjeta de regalo)

    Booking (Reserva), Retail Purchase (Compra minorista) y Gift Card (Tarjeta de regalo)

  3. Rellene los formularios de reserva o compra.

  4. Cuando llegue a la ventana del método de pago, seleccione 'Split Payment (Pago dividido)'.

  5. A continuación, seleccione 'Gift Card (Tarjeta de regalo)'.

    Pago con tarjeta de regalo

  6. Cambie el valor de 'Amount (Importe)' para que sea igual al valor de la tarjeta de regalo.

    📒 NOTA

    El 'Amount (Importe)' también puede ser inferior al valor de la tarjeta de regalo si el cliente no quiere utilizar todo su saldo de una vez.

  7. Introduzca la referencia de la tarjeta de regalo y, a continuación, seleccione el código correspondiente con el importe disponible en la tarjeta.

    El valor de la tarjeta de regalo NO cubre el saldo del pedido

  8. Pulse el botón Confirm Order (Confirmar pedido) .

    Confirm Order (Confirmar pedido)

  9. En la página siguiente, el importe pendiente se rellena automáticamente.

    Pagar importe pendiente

  10. Seleccione cualquiera de los otros métodos o utilice otra tarjeta de regalo para pagar el saldo.

  11. Pulse el botón Create Transaction (Crear transacción).

    Create Transaction (Crear transacción)

  12. Los métodos de pago utilizados se registran en la sección de transacciones del detalle de la reserva.

    Nivel de reserva - Transacciones

Tarjetas regalo como crédito

Tienes la opción de ofrecer a los clientes una tarjeta regalo como forma de reembolso sin mover realmente dinero entre cuentas ni intercambiar efectivo.

  1. En el panel de Ventrata, vaya a Bookings (Reservas) > Bookings (Reservas).

    Bookings (Reservas)

  2. Selecciona la reserva correspondiente.

  3. Pulse el botón Perform Refund (Realizar reembolso) en la detalle de la reserva.

    Perform Refund (Realizar reembolso)

  4. Selecciona el tipo de pago Other (Otro).

  5. Selecciona otro tipo de pago o empieza a escribir para crear uno nuevo.

  6. Mantén el importe o cámbialo por un valor personalizado.

  7. Pulse el botón Create Transaction (Crear transacción).

    Crear transacción de tipo Other (Otro)

  8. Cuando el cliente haga una nueva reserva, se debe utilizar el método de pago Other (Otro) para canjear el crédito.

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