🔐 Autorisations de rôle requises: Tasks (Tâches), Resolve Tasks (Résoudre les tâches)
Le tableau de bord Ventrata offre plusieurs façons de gérer les réservations, que ce soit depuis le niveau de réservation ou depuis l'onglet de navigation, en utilisant l'une des sous-sections sous Bookings (Réservations). Dans cet article, vous apprendrez à créer et à gérer des tâches, soit associées à une réservation ou tâches autonomes.
Le tableau ci-dessous précise comment les différents niveaux d'utilisateurs peuvent utiliser les tâches.
📒 REMARQUE
Il est également important de noter que la création ou la mise à jour de tâches ne déclenche pas de notifications par e-mail. Nous vous recommandons donc de désigner un membre de votre équipe pour traiter les tâches régulièrement selon les besoins.
Niveau d'utilisateur | Créer | Voir | Modifier | Résoudre | Notification par e-mail |
Utilisateur Backoffice | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
Administrateur | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
Agent | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
Tâches associées à une réservation
Sur la page de détail de la réservation, la section gestion des commandes (order management) propose un ensemble d'actions, dont Add Task (Ajouter une tâche). Pour créer une tâche,
Dans le tableau de bord Ventrata, allez à Bookings > Bookings (Réservations > Réservations).
Bookings - Bookings (Réservations - Réservations)
Sélectionnez une réservation existante.
Dans la section de gestion des commandes, cliquez sur Add Task (Ajouter une tâche) .
Order Management (Gestion des commandes) - Add Task (Ajouter une tâche)
Vérifiez les détails de la réservation en haut ainsi que le « Subject (Sujet) ».
📗 ASTUCE
La ligne d’objet est préremplie avec le numéro de référence de la réservation.
Create New Task (Créer une nouvelle tâche)
Sélectionnez une date à laquelle la tâche doit être résolue.
Due Date (Date limite)
Saisissez toute instruction ou information supplémentaire dans le champ « Body (Corps de la tâche) ».
Task Body (Corps de la tâche)
Sélectionnez quelle action doit être effectuée.
Action
Cliquez sur Create Task (Créer une tâche).
Create Task (Créer une tâche)
Actions
Action | Description |
Nouvelle réservation | non utilisé dans ce scénario |
Update Booking (Mettre à jour la réservation) | mettre à jour la réservation selon les instructions |
Cancel Booking (Annuler la réservation) | annuler la réservation pour le motif fourni |
Refund (Remboursement) | effectuer un remboursement sur la réservation |
Question | un client a posé une question indiquée dans la tâche |
Task (Tâche) | une nouvelle tâche est demandée |
Ignore (Ignorer) | non utilisé dans ce scénario |
📗 ASTUCE
La tâche peut être modifiée à tout moment avant d’être résolue.
Tâches autonomes
Dans le tableau de bord Ventrata, allez à Bookings (Réservations) > Tasks (Tâches).
Bookings (Réservations) - Tasks (Tâches)
Appuyez sur le bouton + New Task (+ Nouvelle tâche).
New Task (Nouvelle tâche)
Commencez à saisir le nom du client s’il s’agit d’un client existant et sélectionnez-le dans la liste, ou saisissez un nouveau nom de client.
Customer (Client)
Saisissez l’objet. Il peut s’agir d’une brève description de la tâche.
Task Subject (Objet de la tâche)
Sélectionnez une date à laquelle la tâche doit être résolue.
Due Date (Date limite)
Saisissez toute instruction ou information supplémentaire dans le champ « Body (Corps de la tâche) ».
Task Body (Corps de la tâche)
Sélectionnez quelle action doit être effectuée.
Action
Cliquez sur Create Task (Créer une tâche).
Create Task (Créer une tâche)
Actions
Action | Description |
Nouvelle réservation | non utilisé dans ce scénario |
Update Booking (Mettre à jour la réservation) | mettre à jour la réservation selon les instructions |
Cancel Booking (Annuler la réservation) | annuler la réservation pour le motif fourni |
Refund (Remboursement) | effectuer un remboursement sur la réservation |
Question | un client a posé une question indiquée dans la tâche |
Task (Tâche) | une nouvelle tâche est demandée |
Ignore (Ignorer) | non utilisé dans ce scénario |
📗 ASTUCE
La tâche peut être modifiée à tout moment avant d’être résolue.
Résolution des tâches
Une fois la tâche créée, elle apparaît dans la page des Tasks (Tâches) et dans le détail de la réservation, lorsqu’elle est associée à une réservation.
Tasks Table (Tableau des tâches)
Booking Level (Niveau de réservation) - Associated Task (Tâche associée)
Nouvelle réservation
Pour résoudre une tâche « New Booking (Nouvelle réservation) »,
Dans le tableau de bord Ventrata, ouvrez une New Booking task depuis la page de Tasks (Tâches).
Cliquez sur Next Step (Étape suivante) .
📗 ASTUCE
Un nouvel onglet contenant les détails de la tâche s’affiche. Aucune action n’est requise sur cet onglet ; vous pouvez consulter les détails de la tâche et revenir à l’onglet d’origine où la tâche a été ouverte.
New Booking (Nouvelle réservation) - Next Step (Étape suivante)
Revenez à l’onglet dans lequel la tâche a été ouverte en premier.
Effectuez une nouvelle réservation conformément aux instructions de la tâche à l’aide du formulaire de réservation qui a remplacé la fenêtre de la tâche.
La tâche est automatiquement résolue lorsque vous terminez le processus de réservation.
📗 ASTUCE
Si vous avez effectué la réservation en dehors du flux de tâche, appuyez simplement sur Mark as Resolved (Marquer comme résolue) pour résoudre la tâche.
New Booking (Nouvelle réservation) - Mark as Resolved (Marquer comme résolue)
La tâche est automatiquement attribuée à la nouvelle réservation comme « Resolved (Résolue) ».
Booking Level (Niveau de réservation) - Task (Tâche)
Mettre à jour, annuler la réservation ou rembourser
Les tâches comportant ces actions sont généralement associées à une réservation nécessitant une mise à jour, une annulation ou un remboursement. Pour résoudre la tâche,
Dans le tableau de bord Ventrata, ouvrez une tâche dont l’action est « Update (Mettre à jour) », « Cancel (Annuler) » ou « Refund (Rembourser) » depuis la page de Tasks (Tâches).
Appuyez sur le bouton VIEW BOOKING (Voir la réservation) dans le récapitulatif de la réservation.
Tâche de réservation - View Booking (Voir la réservation)
Mettez à jour la réservation, effectuez un remboursement selon les instructions de la tâche ou annulez la réservation.
Revenez à la tâche. Cela peut être fait depuis la réservation associée à la tâche.
Booking Level (Niveau de réservation) - Task (Tâche)
Cliquez sur Mark as Resolved (Marquer comme résolue) .
Tâche de réservation - Résolue
Question
Si un client a une question, l’agent peut créer une tâche marquée avec l’action « Question ». La tâche peut être ou non associée à une réservation. Une fois que la question du client a obtenu réponse, vous pouvez marquer la tâche comme résolue.
Task (Tâche)
Utilisez cette option si la tâche ne correspond à aucune des autres actions mais qu’une action est requise. Indiquez l’objectif de la tâche dans la ligne d’objet et fournissez toute information supplémentaire dans le corps. Une fois la tâche effectuée, marquez-la comme résolue.
Ignore (Ignorer)
Avec cette option, vous pouvez : * revenir ultérieurement à une tâche en la mettant à jour avec l’action « Ignore (Ignorer) » tout en la maintenant non résolue, ou * clôturer la tâche sans autre action en la mettant à jour avec l’action « Ignore (Ignorer) » puis en la marquant comme résolue.