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Cómo crear promociones

Las promociones son descuentos utilizados en una variedad de aplicaciones, desde billetes individuales hasta reservas completas.

🔐 Permisos de rol requeridos: Promotions (Promociones)

Crear una nueva promoción

  1. En el panel de Ventrata, ve a Products (Productos) > Promotions (Promociones).

    Products (Productos) - Promotions (Promociones)

  2. Pulsa el botón + New Promotion (+ Nueva promoción).

    New Promotion (Nueva promoción)

  3. Ingresa un nombre para la promoción.

  4. Ingresa una descripción si el nombre no es lo suficientemente descriptivo.

    Nombre y descripción de la promoción

  5. Introduce cuántas veces se puede usar un código promocional en el campo 'Limit (Límite)'.

    Limit (Límite)

  6. Marca la casilla 'Public (Pública)' para hacerlo visible para los clientes.

    📒 NOTA

    Las promociones que no son públicas se distribuyen directamente. Quien realiza la reserva debe introducir el código específico en lugar de seleccionar uno de una lista.

  7. Marca la casilla 'Combination only (Solo combinación)' si la promoción solo puede usarse en combinación con otro producto.

    📒 NOTA

    Al utilizar una promoción 'Combination only (Solo combinación)', asegúrate de seleccionar la promoción durante la configuración del producto combinado. Más información sobre combinaciones (venta cruzada).

  8. Marca la casilla 'Open dated (Sin fecha)' si la promoción no requiere fecha(s) de tour durante la reserva.

    Open Dated (Sin fecha)

    📒 NOTA

    La casilla 'Points (Puntos)' no está en uso en este momento.

  9. Si la promoción está disponible

    • por un tiempo limitado,

    • desde o hasta una fecha específica,

    selecciona las fechas de inicio y/o fin (inclusive).

    Starts at & Ends at (Fecha de inicio y fin de la promoción)

    📒 NOTA

    La disponibilidad de la promoción afecta la fecha de la reserva, ya que las promociones solo pueden aplicarse a reservas realizadas dentro de un rango de fechas específico, después de una fecha determinada o hasta una fecha determinada.

    ❗️IMPORTANTE❗️

    Al configurar promociones con GetYourGuide, los siguientes campos no son compatibles y serán ignorados:

    • Starts at (Empieza a)

    • Ends at (Termina a)

    • Days Before (Días antes)

    • Notice Days (Días de aviso)

    • Redeemable Days (Días canjeables)

    Para otros socios de conectividad, comprueba qué campos de promoción son compatibles, ya que pueden variar.

  10. Si la promoción es válida

    • por un tiempo limitado,

    • desde o hasta una fecha específica,

    selecciona las fechas de inicio y fin de la validez

    Promotion Validity Period (Periodo de validez de la promoción)

    📒 NOTA

    La validez de la promoción afecta a la fecha de viaje, ya que las promociones solo pueden aplicarse a fechas reservadas dentro de un rango específico, a partir de una fecha determinada o hasta una fecha determinada.

  11. Introduce horas en los campos 'Tour from' y 'Tour to' para limitar la promoción a horas exactas.

    Tours

    ❗️IMPORTANTE❗️

    Al configurar promociones con GetYourGuide, solo se admiten los siguientes campos relacionados con la fecha de viaje:

    • Validity from / to (Validez desde / hasta)

    • Tour from / to (Tour desde / hasta)

    Para otros socios de conectividad, comprueba qué campos de promoción son compatibles, ya que pueden variar.

  12. Introduce cualquier nota interna relevante para la promoción.

    Internal Notes (Notas internas)

  13. Selecciona la moneda principal de la promoción.

    📒 NOTA

    Cuando la promoción se aplica a una reserva en otra moneda, la tarifa se recalcula y ajusta automáticamente a la moneda correspondiente.

  14. Introduce el valor mínimo y/o máximo de una reserva para que sea elegible para la promoción.

    Min & Max Booking Value (Valor mínimo y máximo de la reserva)

  15. Selecciona el tipo de promoción:

    • Percentage Off (Porcentaje de descuento) - el ticket se descuenta por el porcentaje introducido en el campo

      Percentage Off (Porcentaje de descuento)

      ❗️IMPORTANTE❗️

      Al configurar promociones con GetYourGuide, solo las promociones basadas en porcentaje son compatibles. Todos los demás tipos (X for Y, Per-Ticket Discount, etc.) se ignorarán.

      Para otros socios de conectividad, comprueba qué tipos de promoción son compatibles, ya que pueden variar.

    • X for Y (X por Y) - descuento por volumen, por ejemplo "2 por 1", para artículos del mismo nivel

      X for Y (X por Y)

    • Per-Ticket Discount (Descuento por ticket) - introduce un descuento fijo para cada tipo de ticket, inferior al precio de venta del ticket

      Per-Ticket Discount (Descuento por ticket)

    • Descuento por reserva - introduce un descuento fijo a toda la reserva, independientemente del número de billetes

      Descuento por reserva

    • None (Ninguno) - utilízalos en interacciones con clientes o estrategias de marketing específicas cuando los códigos promocionales estándar no sean aplicables

      None (Ninguno)

  16. Introduce el número mínimo y/o máximo de entradas que pueden optar al descuento dentro de una reserva.

    Min & Max Tickets (Mín. y máx. de entradas)

    📒 NOTA

    El campo 'Max Tickets (Máx. de entradas)' no limita el número de entradas de una reserva. Las reservas con cualquier cantidad de entradas pueden optar a la promoción. Solo las entradas hasta el máximo configurado reciben el descuento; las entradas que superen ese límite se cobrarán al precio completo.

  17. Limita cuántos días antes de la fecha de viaje o de reserva se aplica la promoción:

    • Days Before (Días antes) - El número mínimo de días antes de la fecha de viaje en que debe hacerse una reserva para que la promoción sea aplicable.

    • Notice Days (Días de aviso) - El número máximo de días antes de la fecha de viaje en que puede hacerse una reserva para que la promoción sea aplicable.

    Days Before & Notice Days (Días antes y días de aviso)

    ❗️IMPORTANTE❗️

    Al configurar promociones con GetYourGuide, los siguientes campos no son compatibles y se ignorarán:

    • Starts at (Empieza a)

    • Ends at (Termina a)

    • Days Before (Días antes)

    • Notice Days (Días de aviso)

    • Redeemable Days (Días canjeables)

    Para otros socios de conectividad, comprueba qué campos de promoción son compatibles, ya que pueden variar.

  18. Selecciona qué fuentes de venta ofrecen la promoción.

  19. Selecciona en qué tipos de entrada se ofrece la promoción.

  20. Tienes la opción de establecer un tipo de billete acompañante, por ejemplo, un niño acompañado de un adulto, para activar la promoción.

    Sources & Tickets (Orígenes y billetes)

  21. En el campo 'Promotion Codes (Códigos de promoción)', escribe los códigos de promoción o pulsa el botón GENERATE RANDOM (GENERAR ALEATORIO) para generar un conjunto aleatorio de códigos.

    Promotion Codes (Códigos de promoción)

    📒 NOTA

    Al introducir tus propios códigos, no utilices caracteres especiales como .,;-_!?@#. Los códigos que contengan estos caracteres pueden dividirse o ser rechazados.

  22. Si tienes una gran cantidad de códigos promocionales que deseas importar a Ventrata, introduce la URL en el campo 'Code Lookup URL (URL de búsqueda de códigos)'.

    Code Lookup URL (URL de búsqueda de códigos)

    📒 NOTA

    La URL debe estar alojada en un dominio de Ventrata. Si deseas implementar esta solución, ponte en contacto con tu Representante de Éxito del Cliente de Ventrata.

  23. Selecciona en qué días y meses se puede aplicar la promoción.

    Redeemable Days & Months (Días y meses canjeables)

    ❗️IMPORTANTE❗️

    Al configurar promociones con GetYourGuide, los siguientes campos no son compatibles y se ignorarán:

    • Starts at (Empieza a)

    • Ends at (Termina a)

    • Days Before (Días antes)

    • Notice Days (Días de aviso)

    • Redeemable Days (Días canjeables)

    Para otros socios de conectividad, comprueba qué campos de promoción son compatibles, ya que pueden variar.

  24. Marca la casilla 'Allow gifts (Permitir regalos)' si la promoción puede aplicarse a compras de vale regalo.

  25. Marca 'Allow upgrades (Permitir mejoras)' si la promoción se aplica a extras en el producto.

    Allow Gifts & Upgrades (Permitir regalos y mejoras)

  26. Selecciona etiquetas de promoción o empieza a escribir y pulsa Enter (Intro) para añadir otras nuevas.

    Tags (Etiquetas)

  27. Prohibir la aplicación de la promoción para determinadas fechas de viaje seleccionando un rango de fechas bloqueadas.

    Blackout Dates (Fechas bloqueadas)

  28. Bloquea

    • checkouts,

    • destinos,

    • productos,

    • opciones,

    • extras,

    • grupos de tour,

    • artículos,

    • bandas

    • y revendedores

      seleccionando uno o más en el campo. O bien, desmarca la casilla 'Allow All (Permitir todo)' y selecciona esas áreas cuando la promoción solo sea aplicable a las áreas incluidas en la lista blanca.

    Allow / Disallow (Permitir / Bloquear)

  29. Elige deducir la comisión en las promociones utilizando una de las cuatro configuraciones disponibles:

📗 CONSEJO

Selecciona el esquema de descuento para ver ejemplos de antes y después de cómo funciona.

Esquema de descuento

Descripción + Ejemplo

Deducted from Commission (Deducido de la comisión)

El descuento se deduce de la comisión.

Deducted from Wholesale Rate (Deducido de la tarifa mayorista)

Permite deducir los descuentos de tu tarifa mayorista.

Split 50/50 (Dividir 50/50)

Deduce los descuentos de la comisión y de tu tarifa mayorista. La proporción es un 50/50 equitativo.
​

Pro-rata (Prorrata)

Deduce los descuentos de la comisión y de tu tarifa mayorista, pero de forma proporcional. Esto significa asignar un importe a cada parte según su participación en el total.

📗 CONSEJO

Utiliza este esquema de descuento si la promoción está destinada a GetYourGuide.

30. Pulsa el botón Create Promotion (Crear promoción).

Create Promotion (Crear promoción)

Cambios de elegibilidad en reservas existentes

Cuando cambias la configuración de elegibilidad de una promoción, como las fechas de validez o el valor mínimo de la reserva, el descuento y el saldo de las reservas confirmadas existentes no cambian. La elegibilidad de la promoción solo se vuelve a comprobar si cambia la propia reserva.

📗 CONSEJO

Esto es especialmente útil para las promociones públicas. Los clientes que ya han realizado una reserva confirmada conservan su descuento, aunque cambies la configuración de la promoción más adelante.

📒 NOTA

Esto no se aplica a los cambios en el tipo de promoción ni en el valor del descuento. Consulta Cambios de descuento en reservas existentes.

Cambios en la reserva que activan una comprobación de elegibilidad:

  • Usar el botón Make Changes (Realizar cambios) para actualizar

    • el número de entradas

    • la fecha o la hora de viaje

    • la preferencia 'Open dated (Sin fecha)'

    • las preferencias de recogida o de desembarque

    • la configuración de tarifas en el formulario de reserva ('Prevent Fare Change (Evitar cambio de tarifa)', 'Fixed Fare (Tarifa fija)')

  • Usar el botón Rebook (Volver a reservar)

Cambios en la reserva que NO activan una comprobación de elegibilidad:

  • Usar el botón Make Changes (Realizar cambios) para actualizar

    • los datos del cliente

    • las exenciones

    • la exclusividad

    • la selección de extras

  • Usar el botón Combination Bookings (Reservas combinadas)

  • Añadir una compra de artículo o una tarjeta regalo

Cambios de descuento en reservas existentes

Para asegurarte de que las reservas existentes reflejen un cambio en el tipo de promoción o en el valor del descuento, utiliza la acción masiva Re-calculate Rates (Recalcular tarifas) en la tabla de reservas.

📗 CONSEJO
Para ofrecer un descuento diferente sin afectar a las reservas existentes, crea una nueva promoción en lugar de cambiar el descuento de una que ya esté en uso.

❗️IMPORTANTE❗️
Re-calculate Rates (Recalcular tarifas) vuelve a calcular las reservas seleccionadas con la configuración actual, incluidas las tarifas, los impuestos, los extras y la elegibilidad de la promoción. Las reservas que ya no cumplan los criterios de elegibilidad de la promoción pierden el descuento. Esta acción no se puede deshacer.

  1. Ve a Bookings (Reservas) > Bookings (Reservas).

    Bookings (Reservas)

  2. Pulsa el botón Show Column (Mostrar columna).

  3. Selecciona la columna 'Promotion (Promoción)' y luego pulsa el botón Set Columns (Establecer columnas) para aplicarla.

  4. Usa el filtro para encontrar y seleccionar las reservas asociadas con la promoción actualizada.

    📗 CONSEJO

    Acota la selección, por ejemplo, por fecha de viaje, para no modificar reservas que no quieras actualizar.

  5. Pulsa el botón Bulk Actions (Acciones masivas) y selecciona la opción 'Re-calculate Rates (Recalcular tarifas)'.

  6. Elige las tarifas afectadas por el cambio de la promoción.

  7. Pulsa el botón Re-calculate Rates (Recalcular tarifas).

    Recalculate Rates (Recalcular tarifas)

  8. Las reservas seleccionadas muestran ahora el descuento actualizado.

    📒 NOTA

    Después de recalcular las tarifas, añade la columna 'Balance (Saldo)' a la tabla de reservas para encontrar las reservas con saldo pendiente o con exceso cobrado y, a continuación, ajusta los pagos o emite reembolsos según sea necesario.

    Payments (Pagos)

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