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Comment gérer les utilisateurs

Créez des utilisateurs, mettez à jour leurs informations, renvoyez des invitations, réinitialisez des mots de passe, et archivez ou restaurez des utilisateurs dans le tableau de bord Ventrata.

🔐 Autorisations de rôle requises : Grant (Octroi), Users (Utilisateurs)

Vous pouvez attribuer différents rôles à vos utilisateurs afin de les regrouper en fonction du domaine dans lequel ils travaillent. Vous pouvez également mettre à jour les informations d'un utilisateur, renvoyer son invitation, réinitialiser son mot de passe ou archiver les utilisateurs qui n'ont plus besoin d'accès.

Créer un nouvel utilisateur

Créez une entrée utilisateur dans les paramètres de votre compte Ventrata.

  1. Dans le tableau de bord Ventrata, accédez à [user_name] > Account Settings (Paramètres du compte).

    Account Settings (Paramètres du compte)

  2. Appuyez sur l'onglet Users (Utilisateurs).

    Users (Utilisateurs)

  3. Appuyez sur le bouton + New User (+ Nouvel utilisateur).

    New User (Nouvel utilisateur)

  4. Saisissez le nom de l'utilisateur.

    User Name (Nom de l'utilisateur)

    📒 REMARQUE

    La case « Active (Actif) » est cochée par défaut. Si elle est décochée, le compte utilisateur n'est pas accessible.

  5. Saisissez l'adresse e-mail de l'utilisateur.

    Email (E-mail)

    📗 ASTUCE

    Cette adresse sera le nom d'utilisateur lors de la connexion au tableau de bord Ventrata.

  6. Saisissez le numéro de téléphone mobile de l'utilisateur (facultatif).

    Mobile

  7. Sélectionnez les attributs du compte utilisateur :

    • Notification email cc (E-mail de notification cc) - l'utilisateur recevra des mises à jour sur toutes les réservations

    • Admin - l'utilisateur a accès à l'intégralité du tableau de bord Ventrata, peut créer, supprimer et mettre à jour des comptes utilisateur et leurs rôles

    Notification Email Cc (E-mail de notification cc) et Admin

  8. Saisissez un code PIN superviseur (facultatif).

    Supervisor Pin (PIN superviseur)

    📒 REMARQUE
    Ce PIN est utilisé pour passer outre certaines restrictions pour les vendeurs sur les terminaux, par exemple, l'annulation de commande.

  9. Appuyez sur le bouton Create User (Créer un utilisateur).

    Create User (Créer un utilisateur)

Une fois l'utilisateur créé, il reçoit un e-mail d'invitation pour configurer son compte Ventrata. Il doit l'ouvrir dans un délai de 7 jours.

Invitation

Mettre à jour un utilisateur

Modifiez les informations ou les attributs du compte d'un utilisateur.

  1. Dans le tableau de bord Ventrata, accédez à [user_name] > Account Settings (Paramètres du compte).

    Account Settings (Paramètres du compte)

  2. Appuyez sur l'onglet Users (Utilisateurs).

    Users (Utilisateurs)

  3. Ouvrez le compte utilisateur que vous souhaitez modifier.

  4. Modifiez les informations nécessaires.

  5. Appuyez sur le bouton Update User (Mettre à jour l'utilisateur).

    Update User (Mettre à jour l'utilisateur)

📗 ASTUCE

Pour modifier les rôles, les destinations ou les produits auxquels un utilisateur a accès, modifiez son octroi. Consultez Accorder l'accès aux utilisateurs.

Renvoyer l'invitation

Renvoyez l'invitation si l'utilisateur ne l'a pas encore acceptée.

  1. Dans le tableau de bord Ventrata, accédez à [user_name] > Account Settings (Paramètres du compte).

    Account Settings (Paramètres du compte)

  2. Appuyez sur l'onglet Users (Utilisateurs).

    Users (Utilisateurs)

  3. Ouvrez le compte utilisateur.

  4. Appuyez sur le bouton Resend Invitation (Renvoyer l'invitation).

    Resend Invitation (Renvoyer l'invitation)

L'utilisateur reçoit dans sa boîte de réception une invitation à configurer son compte Ventrata. Il doit l'ouvrir dans un délai de 7 jours.

Invitation

📒 REMARQUE

Le bouton Resend Invitation (Renvoyer l'invitation) n'est disponible que pour les utilisateurs qui n'ont pas encore accepté leur invitation. Une fois l'invitation acceptée, il est remplacé par le bouton Reset Password (Réinitialiser le mot de passe).

Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur

Envoyez une réinitialisation du mot de passe à un utilisateur qui a déjà accepté son invitation.

  1. Dans le tableau de bord Ventrata, accédez à [user_name] > Account Settings (Paramètres du compte).

    Account Settings (Paramètres du compte)

  2. Appuyez sur l'onglet Users (Utilisateurs).

    Users (Utilisateurs)

  3. Ouvrez le compte utilisateur.

  4. Appuyez sur le bouton Reset Password (Réinitialiser le mot de passe).

    Reset Password (Réinitialiser le mot de passe)

L'utilisateur reçoit un e-mail contenant un lien de réinitialisation. Il doit l'ouvrir dans un délai de 15 minutes et définir un nouveau mot de passe.

Reset Password Email (E-mail de réinitialisation du mot de passe)

⛔️ AVERTISSEMENT

La réinitialisation du mot de passe d'un utilisateur supprime également ses paramètres d'authentification multifacteur (MFA). Si votre organisation a activé la MFA, l'utilisateur devra configurer à nouveau son application d'authentification après avoir défini un nouveau mot de passe.

📗 ASTUCE

Les utilisateurs peuvent également réinitialiser eux-mêmes leur mot de passe à l'aide de Forgot your password? (Mot de passe oublié ?) sur la page de connexion. Cela n'affecte pas leur application d'authentification.

📒 REMARQUE

Si vous êtes un utilisateur admin et avez besoin de réinitialiser votre propre mot de passe, contactez le support technique de Ventrata.

Archiver et restaurer un utilisateur

Retirez un utilisateur qui n'a plus besoin d'accès. Les utilisateurs archivés peuvent être restaurés ultérieurement.

Archiver un utilisateur

📗 ASTUCE

Si vous souhaitez bloquer l'accès uniquement de façon temporaire, décochez Active (Actif) sur le compte utilisateur au lieu de l'archiver.

Active (Actif)

  1. Dans le tableau de bord Ventrata, accédez à [user_name] > Account Settings (Paramètres du compte).

    Account Settings (Paramètres du compte)

  2. Appuyez sur l'onglet Users (Utilisateurs).

    Users (Utilisateurs)

  3. Ouvrez le compte utilisateur que vous souhaitez archiver.

  4. Appuyez sur le bouton Archive (Archiver).

    Archive (Archiver)

    📗 ASTUCE

    Pour archiver plusieurs utilisateurs, cochez les cases à côté de leur nom et sélectionnez l'action groupée Archive (Archiver).

    Archive Bulk Action (Action groupée Archiver)

  5. Appuyez sur OK pour confirmer.

    Confirm (Confirmer)

  6. Une fois que la progression atteint 100 %, l'utilisateur est archivé.

    Progress (Progression)

⛔️ AVERTISSEMENT

L'archivage d'un utilisateur supprime son accès au tableau de bord Ventrata.

Restaurer un utilisateur

  1. Dans le tableau de bord Ventrata, accédez à [user_name] > Account Settings (Paramètres du compte).

    Account Settings (Paramètres du compte)

  2. Appuyez sur l'onglet Users (Utilisateurs).

    Users (Utilisateurs)

  3. Appuyez sur le bouton Restore (Restaurer) au-dessus du tableau des utilisateurs.

    Restore (Restaurer)

  4. Cochez les cases à côté des utilisateurs que vous souhaitez restaurer.

  5. Sélectionnez l'action groupée Restore (Restaurer).

    Restore Bulk Action (Action groupée Restaurer)

  6. Appuyez sur Restore (Restaurer) pour continuer.

    Restore (Restaurer)

  7. Une fois que la progression atteint 100 %, l'utilisateur est restauré.

    Progress (Progression)

Lorsqu'un utilisateur est restauré, il reçoit une invitation à configurer son compte Ventrata. Il doit l'ouvrir dans un délai de 7 jours.

Invitation

Accorder l'accès aux utilisateurs

Accordez aux utilisateurs existants l'accès aux rôles, aux destinations et aux produits.

  1. Dans le tableau de bord Ventrata, accédez à Supplier Settings (Paramètres du fournisseur) > Grants (Octrois).

    Grants (Octrois)

  2. Appuyez sur le bouton + New Grant (+ Nouvel octroi).

    New Grant (Nouvel octroi)

  3. Sélectionnez un utilisateur dans la liste des utilisateurs existants.

    User (Utilisateur)

  4. Attribuez un ou plusieurs rôles.

    Roles (Rôles)

    📗 ASTUCE
    Un rôle est un ensemble d'autorisations. Différents rôles peuvent avoir des ensembles d'autorisations différents. Veillez à n'accorder aux utilisateurs que les autorisations dont ils ont réellement besoin.

    📒 REMARQUE

    Lorsqu'un utilisateur est marqué comme « Admin », il n'est pas nécessaire de lui attribuer un rôle spécifique incluant toutes les autorisations.

  5. Gardez « Allow All Destinations (Autoriser toutes les destinations) » cochée pour permettre à l'utilisateur d'accéder à toutes les destinations du fournisseur, ou restreignez son accès en désactivant certaines destinations.

  6. Gardez « Allow All Products (Autoriser tous les produits) » cochée pour permettre à l'utilisateur d'accéder à tous les produits du fournisseur, ou restreignez son accès en désactivant certains produits.

    Allow / Disallow Destinations & Products (Autoriser / Refuser des destinations et des produits)

    ⛔️ AVERTISSEMENT
    La désactivation d'une destination ou d'un produit masquera toute réservation, transaction ou tout produit (si une destination est désactivée) associé aux éléments désactivés.

  7. Appuyez sur le bouton Create Grant (Créer un octroi).

    Create Grant (Créer un octroi)

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