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Cómo usar el calendario

Disponibilidad de productos, reservas, manifiestos y asignaciones de recursos en una vista integral.

Actualizado hace más de una semana

🔐 Permisos de rol requeridos: See Calendar (Ver calendario), Modify Calendar (Modificar calendario), Modify Manifests (Modificar manifiestos), Update Availability (Actualizar disponibilidad)

Navegación por el calendario

Utiliza los filtros situados en la parte superior de la vista del calendario para limitar la información mostrada.

Filtros del calendario

Las opciones incluyen lo siguiente en sus estados predeterminados:

  • Products (Productos)

  • Resellers (Revendedores) - ninguno preseleccionado

  • Resources (Recursos)

  • Guides (Guías)

  • Sources (Orígenes)

  • Date (Fecha) - preseleccionada a la fecha de hoy

  • Days (Días) - preseleccionado para mostrar el calendario en el día actual; las opciones incluyen

    • 1 day (día)

    • 3 days (días)

    • 1, 2, 4, 8 y 16 weeks (semanas)

  • Búsqueda de productos - selecciona varios productos

Pulsa el botón Go (Ir) para filtrar.

Ir para aplicar filtros


Vista de calendario

Debajo de la barra de filtros, los resultados se muestran en un calendario.

La barra en la parte superior de cada calendario permite una mayor personalización y acciones para gestionar sus tours.

Acciones y opciones de personalización

Acciones

En la parte izquierda de la barra están disponibles las siguientes acciones:

Export (Exportar)

La acción Exportar desencadena la descarga de un archivo CSV que contiene una vista general del calendario seleccionado para cada opción o tour, junto con los guías y recursos asignados.

  1. En el calendario, pulsa el botón EXPORT (EXPORTAR).

    Export (Exportar)

  2. Selecciona el rango de fechas.

    Export Date Range (Rango de fechas de exportación)

  3. Marca las casillas de los elementos que no deseas exportar.

    • Hide empty (Ocultar vacíos)

    • Hide closed (Ocultar cerrados)

    • Hide packages (Ocultar paquetes)

    • Hide pending (Ocultar pendientes)

    Hide Options (Ocultar opciones)

  4. Selecciona qué columnas se incluirán en la exportación.

    Included Columns (Columnas incluidas)

  5. Pulsa el botón Export Availability (Exportar disponibilidad).

    Export Availability (Exportar disponibilidad)


New Dispatch (Nueva asignación de vehículos)

Coordina y asigna tus vehículos y conductores para transportar pasajeros donde se solicite punto de recogida o bajada.

📗 TIP

Crear una asignación desde el calendario sigue un proceso similar al de la página Dispatches (Asignaciones). Sin embargo, este método agiliza el flujo de trabajo preseleccionando ciertos campos, como el producto, e incluyendo automáticamente otros detalles, como opciones y tours.

  1. En el calendario, pulsa el botón + NEW DISPATCH (+ NUEVO DESPACHO).

    New Dispatch (Nueva asignación)

  2. Introduce un nombre para la asignación. Se trata de una referencia interna para ti y tu personal.

    Dispatch Name (Nombre de la asignación)

  3. Selecciona si la asignación recoge a los clientes para un tour o los deja después de uno.

    Dispatch Type (Tipo de asignación)

  4. Selecciona el vehículo para la asignación según corresponda.

    Vehicle (Vehículo)

  5. Selecciona un conductor y/o guía.

    Driver & Guide (Conductor y Guía)


    📗 CONSEJO

    La lista de asignados proviene de la lista de tus vendedores en Ticket Terminals > Sellers (Vendedores). Cualquier persona vinculada a la asignación podrá ver la lista de reservas en la página Manifests (Manifiestos) de la aplicación Ventrata Terminal.


  6. El campo 'Manifest (Manifiesto)' está preseleccionado. Contiene información sobre el producto y todos sus tours dentro del rango de fechas seleccionado.

    Manifest (Manifiesto)

  7. Introduce cualquier nota relacionada con la asignación. Podrán ser vistas por tu personal.

    Notes (Notas)

  8. Añade reservas a la asignación desde la lista inferior del formulario.

    Bookings (Reservas)

  9. Pulsa el botón Create Dispatch (Crear despacho).

    Create Dispatch (Crear despacho)


Bulk Change (Cambio en masa)

📒 NOTA

Se recomienda realizar cambios de disponibilidad a través de la pestaña General Availability (Disponibilidad general) aplicando los modificadores que necesites para lograr tu objetivo final. La funcionalidad Bulk Change (Cambio en masa) permite una solución más sencilla —aunque de ninguna manera completa— para realizar cambios ad hoc a mayor escala y no debe sustituir otros métodos de gestión de disponibilidad, como seasons (temporadas) o closures (cierres) que están diseñados para ayudarte a organizar la disponibilidad del producto.

  1. En el calendario, pulsa el botón BULK CHANGE (CAMBIO EN MASA).

    Bulk Change (Cambio en masa)

  2. Asigna recursos de forma masiva redefiniendo cualquiera de los siguientes parámetros:

    • Date range (Rango de fechas)

    • Sources (Orígenes)

    • Months and Weekdays (Meses y días de la semana)

    • Tour Groups and Tours (Grupos de tours y tours)

    • Capacity (Capacidad)

    • Limit (Límite)

    • Fare (Tarifa)

  3. Pulsa el botón Save (Guardar) para guardar tus cambios.

Los cambios en masa se pueden aplicar con hasta 3 meses de antelación.


Limpiar calendario

📒 NOTA

Antes de realizar un cambio en masa, asegúrate de que no haya recursos asignados al producto para el periodo que vas a modificar; de lo contrario, los cambios no se aplicarán.

Si se han realizado varios cambios en la disponibilidad del producto, corres el riesgo de generar incoherencias en la disponibilidad prevista al hacer un cambio masivo. Se recomienda aplicar los cambios en un calendario limpio, lo que puedes lograr eliminando toda la disponibilidad de todo el año o quitando manualmente los cambios individuales del periodo necesario.

📗 CONSEJO

Obtén más información sobre la disponibilidad de productos en nuestro artículo Cómo gestionar la disponibilidad.


Filtros

La mitad derecha de la barra del calendario ofrece varias formas de filtrar tu vista.

Show As (Mostrar como)

Utiliza el campo desplegable para mostrar la disponibilidad en tu formato preferido:

  • PAX - el número de plazas reservadas / el número total de plazas disponibles

  • Vacancies (Plazas libres) - el número total de plazas disponibles / el número de plazas reservadas

  • Limit (Límite) - el número total de plazas disponibles

  • Fare (Tarifa) - tarifa asignada si hubiera

  • Manifest (Manifiesto) - muestra una vista detallada de la reserva, que incluye el nombre del cliente, número de PAX por punto de recogida de la reserva, asientos, recursos y cualquier nota asociada

Pulsa el botón de actualización en el extremo derecho para cambiar la vista.

Filtros

Alternar vistas

Alterna qué tipos de reservas o disponibilidades deseas ocultar:

  • empty (vacío) - no hay reservas

  • closed (cerrado) - disponibilidad está cerrada

  • packages (paquetes) - reservas o tours que son packages (paquetes)

  • pending (pendiente) - reservas en curso

Alternar vistas

Seleccionar columnas

Selecciona qué columnas son visibles. Las opciones incluyen

  • Product (Producto)

  • Option (Opción)

  • Tour (Tour)

  • Date (Fecha)

  • Allocation (Asignación)

  • Run (Ejecución)

  • Tour Group (Grupo de tours)

  • Guide (Guía)

  • Driver (Conductor)

  • Resource Group (Grupo de recursos)

  • Resource (Recurso)

  • Notes (Notas)

Columns (Columnas)

Para aplicar cualquiera de los filtros, pulsa el botón 'Refresh (Actualizar)' para recargar la vista.

Refresh (Actualizar)


Gestionar disponibilidad

Una vez que veas la información que necesitas en el calendario, puedes empezar a gestionar tus reservas y recursos directamente en el calendario.

Puedes asignar guías, conductores y recursos dentro de la vista de calendario.

Asignar recursos

Selecciona una disponibilidad para ver el manifiesto.

Vista de manifiesto

En la parte superior, las acciones adicionales permiten realizar más ajustes:

Acciones del manifiesto

Acción

Descripción

Sort By (Ordenar por)

ordenar las reservas por

  • Last Name (Apellido)

  • Pickup Time (Hora de recogida)

  • Travel Date/Time (Fecha/hora de viaje)

Top-level Manifest (Manifiesto de nivel superior)

Si estás viendo el manifiesto del grupo de recursos, solo puedes modificar guías, conductores y vehículos.

Ve al nivel superior para gestionar los grupos de recursos.

Re-assign Resources (Reasignar recursos)

cambiar qué reservas utilizan qué recursos dentro del grupo de recursos

Seat Allocations (Asignaciones de asientos)

cambiar los asientos de los clientes

View in Bookings (Ver en Reservas)

ver las reservas del manifiesto filtradas en la tabla Bookings (Reservas)

Print Manifest (Imprimir manifiesto)

imprimir o guardar el manifiesto como PDF

Send Manifest (Enviar manifiesto)

envía el manifiesto como PDF y CSV; para enviarlo a varios destinatarios, separa las direcciones con una coma

+ New Booking (+ Nueva reserva)

crear una nueva reserva para el día con la fecha y el producto preseleccionados

También puedes

  • añadir capacidad

  • abrir/cerrar disponibilidad

  • añadir recursos

Añadir capacidad y recursos


El cuerpo del manifiesto muestra

  • todas las reservas del día

  • número de entradas por tipo de entrada (adulto, niño)

  • puntos de recogida si están disponibles

  • importe total pagado

También puedes Redeem (Canjear) o etiquetar como No-show (No presentación) una reserva del manifiesto.

Vista de manifiesto

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