🔐 Autorisations de rôle requises: Email Templates (Modèles d’email)
Les modèles d’email ont un format standard prédéfini dont certaines parties peuvent être modifiées afin de refléter votre identité de marque, garantissant que vos emails restent cohérents avec votre image tout en fournissant toutes les informations nécessaires.
Le contenu créé à l’aide de modèles d’email est ensuite ajouté aux sections prédéfinies.
Mises en page d’e-mails automatiques
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Vous pouvez choisir d’activer uniquement certains types d’email et préciser si vous les activez pour l’ensemble de votre compte fournisseur ou seulement pour certains produits.
Vous pouvez personnaliser les types d’email suivants :
Type d'email | Description | Activer le modèle dans ... |
Order Confirmation Email (Email de confirmation de commande) | envoyé au client lorsqu’une réservation est effectuée en son nom | |
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Order Cancellation Email (Email d’annulation de commande) | envoyé au client lorsque la réservation est annulée | |
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Order Update Email (Email de mise à jour de commande) | envoyé au client lorsque les unités, la date ou l’heure de la visite de la réservation sont modifiées | |
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Booking Reminder Email (Email de rappel de réservation) | envoyé au client un jour avant la date du voyage | |
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Booking Feedback Email (Email de feedback de réservation) | envoyé au client un certain temps après la date du voyage ; ce délai peut être configuré dans le champ « Feedback Email Delay » du Supplier Settings (Paramètres du fournisseur) formulaire | |
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Reseller Application Email (Email de demande de revendeur) | envoyé à un revendeur lorsqu’il s’inscrit sur votre portail de vente | |
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Reseller Welcome Email (Email de bienvenue au revendeur) | envoyé à un revendeur lorsque son compte agent est activé | |
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Order Recovery Email (Email de récupération de commande) | envoyé au client lorsqu’il commence une réservation sur le web checkout mais l’abandonne avant de la finaliser | |
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Waiver Reminder Email (Email de rappel de décharge) | envoyé au client en rappel pour signer une décharge jointe à la réservation |
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📗 ASTUCE
Découvrez quand ces e-mails sont envoyés tout au long du cycle de vie d’une réservation dans notre Booking Emails Guide (Guide des e-mails de réservation).
Créer un modèle d’email
Dans le tableau de bord Ventrata, allez à Products (Produits) > Email Templates (Modèles d’e-mail).
Email Templates (Modèles d’e-mail)
Saisissez le nom du modèle.
Template Name (Nom du modèle)
📗 ASTUCE
Cela peut contenir l’objet de l’e-mail (réservation, annulation) ainsi que le produit auquel l’e-mail est associé.
Joignez tout document supplémentaire pertinent pour le type d’e-mail.
Attachment (Pièce jointe)
📗 ASTUCE
Cette option permet de joindre des horaires de départ, qui seront automatiquement inclus dans l’e-mail. Veuillez noter qu’il n’est pas possible de supprimer les pièces jointes téléchargées. Si vous avez téléversé une pièce jointe par erreur ou la mauvaise, nous vous recommandons de créer un nouveau modèle, de copier le contenu sans joindre de document ou de joindre le bon.
📒 REMARQUE
Les bons PDF sont ajoutés aux e-mails de confirmation par le système.
Cliquez dans le champ « HTML Body (Corps HTML) ».
📒 REMARQUE
Le champ « Text body (Corps texte) » est réservé à votre modèle SMS. Cette fonctionnalité a été externalisée vers Twilio.
Appuyez sur la grande icône de crayon ✎ dans l’angle supérieur gauche de l’écran.
Edit Template (Modifier le modèle)
Cliquez dans la zone du champ corps. Un panneau d’outils apparaît à l’écran.
HTML Body (Corps HTML)
Vous pouvez commencer à ajouter votre contenu
directement dans le champ corps et utiliser le panneau d’outils (options décrites ci-dessous) pour mettre votre texte en forme ou ajouter des tableaux ou des images à votre e-mail ;
Tool Pane (Panneau d’outils)
ou, en bas de l’écran, cliquez sur le tag (balise) violet pour ouvrir l’éditeur HTML et coller votre contenu HTML directement dans le champ. Appuyez ensuite sur le bouton Apply (Appliquer) pour enregistrer le contenu de votre corps HTML.
Edit Tag (Modifier la balise)
📗 ASTUCE
Vous pouvez également combiner les deux méthodes pour obtenir des résultats optimaux.
Lorsque votre contenu vous convient, appuyez sur la coche verte ✅ dans l’angle supérieur gauche de l’écran pour enregistrer vos modifications.
Save Changes (Enregistrer les modifications)
Appuyez sur le bouton Créer un modèle d’email .
Créer un modèle d’email
📗 ASTUCE
Si vous proposez plusieurs langues, assurez-vous de saisir les variantes linguistiques appropriées.
Options du panneau d’outils
Bouton | Fonction |
 Déplacer | Survolez les trois points, puis cliquez et faites glisser le panneau sur votre écran |
 Gras | Sélectionnez le texte, puis choisissez cette option pour le formater en gras |
 Italique | Sélectionnez le texte, puis choisissez cette option pour le formater en italique |
 Lien | Sélectionnez le texte et choisissez cette option pour insérer un lien dans la sélection |
 Justifier le contenu | aligner le texte à gauche, au centre ou à droite |
 Titre H1 | Sélectionnez le texte et choisissez cette option pour en faire un titre H1 |
 Titre H2 | Sélectionnez le texte et choisissez cette option pour en faire un titre H2 |
 Paragraphe | Sélectionnez le texte et choisissez cette option pour en faire un paragraphe |
 Liste à puces | Sélectionnez pour transformer le texte en liste à puces |
 Liste numérotée | Sélectionnez pour transformer le texte en liste numérotée |
 Tableau | Sélectionnez pour créer un tableau |
 Retrait à droite | listes à puces : transforme le point en puce de niveau inférieur ; listes numérotées : commence la numérotation à 1., avec un retrait vers la droite |
 Retrait à gauche | listes à puces : transforme le point en puce de niveau supérieur ou supprime la liste à puces ; listes numérotées : revient à la numérotation du premier niveau ou supprime la liste numérotée |
 Saut de ligne | ajoute un saut de ligne |
 Image | Ajoutez une image, voyez comment ajuster sa taille |
 Vidéo | actuellement non pris en charge |
 Texte préformaté | Présente des extraits de code tels qu’ils sont écrits dans le code source HTML |
 Annuler l’étape | annule l’étape précédente |
 Refaire l’étape | rétablir l’étape suivante |
 Supprimer | supprimer du texte ou un élément |
Ajuster la taille de l’image
Lorsque vous ajoutez une image, elle apparaît d’abord sous la forme d’une fine ligne noire. Toutefois, après enregistrement, elle peut sembler beaucoup plus grande que prévu. Ce comportement est normal et ne reflète pas fidèlement l’affichage réel de l’image dans l’e-mail. Pour vérifier la taille de l’image, nous vous conseillons d’envoyer quelques e-mails de test.
Si la taille de l’image doit être ajustée, survolez l’élément image et placez le pointeur de la souris dans l’angle droit externe. Faites ensuite glisser l’élément vers la droite pour agrandir l’image ou vers la gauche pour la réduire. Surveillez l’indicateur de taille afin de garantir des dimensions correctes.
Ajuster la taille de l’image
E-mail automatique
📗 ASTUCE
La zone mise en surbrillance en rouge est modifiée à l’aide des modèles d’e-mail. Découvrez comment ajuster le jeu de couleurs et le logo (bande colorée en haut) à l’aide de Brands (Marques).
Diagnostic des problèmes de livraison des e-mails
Il arrive que des clients signalent des retards ou la non-réception des confirmations de réservation.
Voici les étapes pour résoudre ces problèmes :
Problèmes courants de livraison
Retards du système
Dans de rares cas, le système d’envoi d’e-mails de Ventrata peut connaître un ralentissement, entraînant des retards dans les e-mails transactionnels. L’équipe technique agit rapidement pour rétablir le service dans ces situations.Problèmes spécifiques à la source
Lors du diagnostic, identifiez d’abord si la réservation provient d’une source API. Les e-mails pour ces réservations sont gérés par des revendeurs externes et non par Ventrata.
Adresse e-mail incorrecte ou mal formatée
Assurez-vous que l’adresse e-mail du destinataire est saisie correctement, sans fautes de frappe ni erreurs de format. Une adresse incorrecte peut empêcher la livraison.
Filtrage par les dossiers Spam ou Courrier indésirable
Les fournisseurs d’e-mails peuvent diriger certains messages vers le dossier spam ou courrier indésirable. Vérifiez régulièrement ces dossiers et marquez les e-mails légitimes comme “non spam” afin d’éviter de futurs problèmes.
Limitations du système
Actuellement, le système Ventrata ne permet pas de renvoyer les e-mails qui n’ont pas été délivrés avec succès. Toutefois, des méthodes alternatives telles que les outils de reporting peuvent être utilisées pour surveiller les communications de réservation non distribuées.
Étapes suivantes pour résolution
Consultez les email logs (journaux des e-mails) dans le tableau de bord Ventrata pour confirmer l’envoi réussi de l’e-mail. Vous pouvez également utiliser les outils de reporting de Ventrata pour analyser la livraison des e-mails. Accédez à la section Reporting du tableau de bord, appliquez des filtres, puis examinez le rapport généré afin d’identifier d’éventuels problèmes.
Pour les réservations basées sur l’API, contactez le revendeur pour poursuivre l’enquête.
Bonnes pratiques pour garantir une livraison fluide des e-mails
Mettez régulièrement vos modèles d’e-mail à jour et testez-les pour les réservations effectuées via le back-office.
Confirmez la source de la réservation lors de l’examen de problèmes de modèle ou de livraison.
Surveillez régulièrement votre dossier spam ou courrier indésirable et marquez les e-mails légitimes de Ventrata comme sûrs.
Restez informé via les notifications concernant les performances du système d’e-mail afin de maintenir une communication proactive avec les clients.
En comprenant les règles d’application des modèles et en suivant ces bonnes pratiques, vous garantirez à vos clients une expérience de réservation fluide et professionnelle.