🔐 Autorisations de rôle requises: Resources (Ressources)

🔓 Autorisations de rôle facultatives: Save Searches (Enregistrements de recherches), See Bulk Action (Voir action groupée), Data Export (Exportation de données), Generate Reports (Générer des rapports)

Si les ressources servent principalement à gérer les transports, les guides ou l’hébergement, elles peuvent également être utilisées pour gérer la capacité/disponibilité d’un produit.

📗 ASTUCE

Pour en savoir plus sur la disponibilité, consultez notre article sur Gestion des disponibilités.

Regrouper des ressources permet de partager celles-ci entre plusieurs produits différents ou d’assigner plusieurs ressources au même produit.

Créer une ressource

Dans le tableau de bord Ventrata, allez dans Products (Produits) > Resources (Ressources).

Resources (Ressources)
Appuyez sur le bouton + New Resource (+ Nouvelle ressource).

New Resource (Nouvelle ressource)
Saisissez le nom de la ressource.

Resource Name (Nom de la ressource)

📗 ASTUCE
Vous pouvez inclure le type, le code de référence, l’emplacement de la ressource ou le nombre de places disponibles afin de distinguer facilement vos ressources, surtout si vous en gérez un grand nombre.
Cochez la case « Multi-destination (Multidestinations) » si la ressource est partagée entre plusieurs destinations.
Cochez la case « Seating (Places assises) » si la ressource propose un plan de places assises.

Multi-Destination & Seating (Multidestinations & Places assises)
Sélectionnez quels niveaux d’unité sont autorisés sur la ressource afin de définir la disponibilité par type d’unité (par exemple, Adulte ou Enfant).
Par défaut, tous les niveaux sont sélectionnés.

Unit Tiers (Niveaux d’unité)

📗 ASTUCE
Les niveaux d’unité vous permettent de définir la capacité par type de billet au lieu d’utiliser une capacité unique partagée entre toutes les réservations.
Utilisez les niveaux d’unité pour gérer différents types de ressources au sein du même flux de réservation.
Cochez la case « Fixed Weight (Poids fixes) ».
Sélectionnez l’unité de poids — kilogramme (kg) ou livre (lb).

Fixed Weight & Weight Unit (Poids fixe et unité de poids)

📒 REMARQUE
Si un poids est également défini sur le produit avec une unité différente, le formulaire de réservation affichera l’unité de poids du produit et non celle de la ressource.
Dans le champ « Max Weight (Poids maximal) », saisissez le poids maximal autorisé.

Max Weight (Poids maximal)
Cochez la case « Open (Ouvrir) » afin de maintenir la ressource ouverte à la réservation.

📗 ASTUCE
Si la ressource est fermée, les produits dont le groupe de ressources est attribué à cette ressource ne pourront pas être réservés.
Saisissez la capacité de cette ressource ou laissez-la sur l’infini s’il n’y a aucune restriction de capacité.

Capacity (Capacité)

📗 ASTUCE
Si votre produit a une limite de participants, saisissez la capacité totale au niveau du produit. Lorsque plusieurs ressources sont utilisées, le total doit refléter la somme des capacités de chaque ressource individuelle, que vous pouvez définir ici.
Saisissez la devise dans laquelle les coûts des ressources sont calculés.

Currency (Devise)
Définissez une date de début et de fin pour l’application des coûts des ressources. Si aucune date n’est définie, les coûts s’appliquent en permanence.

Starts On & Ends On (Date de début & date de fin)
Configurez les coûts :
- Shared Cost (Coût partagé) - répartit les coûts des ressources de manière uniforme entre les billets achetés
- Coûts par tranche - définit un coût fixe par tranche, les montants pouvant varier selon la tranche (par exemple : Adulte = 1 €, Enfant = 0,5 €)
  
  Cost (Coût)
📒 REMARQUE
Les coûts sont inclus dans le prix du billet. Pensez à ajuster vos prix lors de l’ajout de coûts au niveau des ressources.
Les coûts sont clairement identifiés au niveau de la réservation à des fins comptables.

Niveau de la réservation - Cost Rate (Taux de coût)
Cliquez sur le bouton + ADD RESOURCE COST (+ AJOUTER UN COÛT DE RESSOURCE) pour ajouter des paramètres de coût avec différentes dates de début et de fin

Add Resource Cost (Ajouter un coût de ressource)

📗 ASTUCE
Vous pouvez réorganiser les différentes configurations de coûts par glisser-déposer des blocs de coûts.

Réorganiser les coûts

Vous pouvez supprimer des coûts ou des plages de dates en cliquant sur l’icône de corbeille en haut à droite.

Supprimer les coûts ou les plages de dates
Appuyez sur le bouton Create Resource (Créer une ressource).

Create Resource (Créer une ressource)

Pour attribuer une ressource à un produit, vous devez créer un groupe de ressources.

Créer un groupe de ressources

Dans le tableau de bord Ventrata, allez dans Products (Produits) > Resources (Ressources).

Resources (Ressources)
Appuyez sur le bouton Resource Groups (Groupes de ressources).

Resource Groups (Groupes de ressources)
Dans la nouvelle fenêtre, appuyez sur New Resource Group (Nouveau groupe de ressources).

New Resource Group (Nouveau groupe de ressources)
Saisissez le nom du groupe de ressources.

Resource Group Name (Nom du groupe de ressources)
Cochez les cases qui s’appliquent à votre groupe de ressources :

Resource Group Settings (Paramètres du groupe de ressources)
- Exclusive (Exclusif) – activer pour autoriser une seule réservation à la fois
  
  📒 REMARQUE
  Lorsqu’elle est cochée, si une réservation utilise une ressource du groupe, cette ressource ne sera pas disponible pendant toute la durée de la visite réservée.
- Shared (Partagé) - activer pour réserver différents produits avec des ressources partagées
- Overlaps (Superpositions) - activer pour autoriser des réservations avec des heures de départ différentes
  
  📗 ASTUCE
  Cela est utile lorsque vous avez un produit qui effectue plusieurs arrêts à différentes heures de visite, où certaines personnes montent et d’autres descendent.
- Split booking (Diviser la réservation) - activez-le pour répartir une réservation entre plusieurs ressources
  
  📒 REMARQUE
  Dans des circonstances idéales, les réservations sont attribuées à une seule ressource. Toutefois, si la capacité des ressources autorisant la réservation fractionnée est inférieure au nombre de billets de la réservation, celle-ci sera répartie entre les ressources attribuées. Par exemple, la Ressource A est à 15/20 de capacité, la Ressource B à 21/25, et une réservation de 6 est effectuée ; la réservation sera alors répartie entre les deux ressources.
- Prefer together (Préférer ensemble) - permet de placer les réservations dans la ou les même(s) ressource(s) si possible
- Seat together (Places côte à côte) - force les ressources avec sièges à n'attribuer que des places contiguës
Indiquez un intervalle de temps si vos ressources nécessitent, par exemple, un nettoyage (bus, taxis) ou un repos (chevaux) avant ou après une visite.

Interval (Intervalle)

📗 ASTUCE
Si un intervalle est défini, Ventrata n’assignera pas de réservation à cette ressource immédiatement avant ou après la fin de la visite, mais ajoutera le temps supplémentaire défini ici.
Cochez la case « Custom Duration (Durée personnalisée) » si la ressource doit être utilisée indépendamment de la durée complète du produit.
Saisissez un « Duration Offset (Décalage de durée) » pour définir le moment où l’utilisation de la ressource commence par rapport à la visite :
- utilisez une valeur négative (-) pour démarrer la ressource avant la visite
- utilisez une valeur positive (+) pour démarrer la ressource après le début de la visite
Définissez une « Duration (Durée) » pour indiquer combien de temps la ressource est utilisée.

Custom Duration (Durée personnalisée)

📒 REMARQUE
Par défaut, les ressources sont allouées pour toute la durée de la réservation. Avec une durée personnalisée et des décalages, vous pouvez ajuster précisément le moment d’utilisation d’une ressource et la libérer plus tôt pour l’affecter à une autre visite.
Attribuez des produits à votre groupe de ressources.

Products (Produits)

📗 ASTUCE
Vous pouvez également attribuer des groupes de ressources aux produits depuis la détail du produit. Les deux méthodes mettront automatiquement à jour à la fois l’enregistrement du produit et celui du groupe de ressources.
Attribuez des ressources à votre groupe de ressources.

Resources (Ressources)
Appuyez sur le bouton Create Resource Group (Créer un groupe de ressources).

Create Resource Group (Créer un groupe de ressources)

📒 REMARQUE

La configuration définie sur le groupe de ressources détermine le comportement de la ressource sur le produit. Par exemple, plusieurs ressources sont attribuées à une heure ou une date de visite avec des capacités de 10, 15 et 20, et le Split Booking (Réservation fractionnée) option (option) N’EST PAS cochée. La capacité pour cette heure ou date de visite prend la capacité la plus élevée de toutes les ressources attribuées, soit 20.

Si le Split Booking (Réservation fractionnée) option EST cochée, la capacité sera la somme des 3 ressources attribuées à ce jour/à cette visite, soit 45.

Vous ne pouvez pas avoir une capacité supérieure à celle de la ressource affectée à une date ou à un horaire de visite donné, mais vous pouvez attribuer une capacité inférieure au niveau du produit. Cela peut être fait en sélectionnant la date ou l’heure de la visite, puis en définissant la capacité.

Update Availability (Mettre à jour la disponibilité)

Modifier l’ordre d’affichage

Vous pouvez contrôler l’ordre d’affichage de vos groupes de ressources et de vos ressources sur différentes pages, telles que les manifestes.

Réorganiser les groupes de ressources

Dans le tableau de bord Ventrata, allez dans Products (Produits) > Resources (Ressources).
Resources (Ressources)
Appuyez sur le bouton Resource Groups (Groupes de ressources).
Resource Groups (Groupes de ressources)
Faites glisser le groupe souhaité et déposez-le à l’emplacement désiré.
Réorganiser les groupes de ressources

Avant	Après

Réorganiser les ressources

Appuyez sur l’icône de stylo et papier pour modifier le groupe de ressources.
Faites glisser une ressource et déposez-la à la position souhaitée.
Réorganiser les ressources

Avant	Après

Allouer des ressources aux billets

Si votre produit utilise des ressources, vous pouvez attribuer des billets à des ressources spécifiques directement depuis le formulaire de réservation.

📒 REMARQUE

Pour les ressources avec sièges, assurez-vous que Seat Together (Places côte à côte) option est désactivée dans les paramètres du groupe de ressources. Sinon, les billets seront forcés dans la même ressource et ne pourront pas être répartis individuellement.

Les attributions de ressources sont liées à chaque billet, ce qui signifie :

Chaque billet est attribué à une ressource spécifique.
La modification du nombre de billets met automatiquement à jour l’attribution des ressources.
L’utilisation des ressources est toujours calculée en fonction du nombre de billets.

Cela rend la planification des ressources plus précise et plus facile à gérer lors de la modification des réservations.

Attribution des ressources

Attribution automatique des ressources avec niveaux d’unité

Attribuez différentes ressources à partir du même flux de réservation en utilisant des niveaux d’unité.

Conditions préalables :

Dans la section Availability (Disponibilité) du détail du produit

Les groupes de ressources contenant des ressources avec des niveaux d’unité attribués sont associés au produit
« Reassign resources » est activé
Resource Groups (Groupes de ressources)
Les ressources avec niveaux d’unité sont affectées au produit
Affectation des ressources

Processus d’affectation

Lorsqu’une réservation est effectuée, les billets sont automatiquement affectés aux ressources selon leur niveau d’unité.

Une ressource permettant des billets Adultes ne recevra que des réservations Adultes.
Une ressource autorisant des billets Enfant ne recevra que des réservations Enfant

Booking Level (Niveau de réservation)

Calendar (Calendrier)

Si plusieurs ressources sont disponibles pour le même niveau d’unité, utilisez l’option Re-assign Resources (Réaffecter les ressources) dans le manifeste pour déplacer les réservations si nécessaire.