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Cómo usar los recursos y los grupos de recursos

Aunque el propósito de los recursos es gestionar el transporte, también se pueden utilizar para gestionar la capacidad/disponibilidad del producto.

Actualizado esta semana

🔐 Permisos de rol requeridos: Resources (Recursos)

🔓 Permisos de rol opcionales: Save Searches (Guardar búsquedas), See Bulk Action (Ver acción masiva), Data Export (Exportar datos), Generate Reports (Generar informes)

Aunque la finalidad de los recursos es gestionar el transporte, los guías o el alojamiento, también pueden utilizarse para gestionar la capacidad/disponibilidad del producto.

📗 CONSEJO

Obtén más información sobre la disponibilidad en nuestro artículo sobre Gestión de disponibilidad.

Agrupar recursos te permite compartirlos entre varios productos diferentes o asignar varios recursos al mismo producto.
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Crear recurso

  1. En el panel de Ventrata, ve a Products (Productos) > Resources (Recursos).

    Resources (Recursos)

  2. Pulsa el botón + New Resource (Nuevo recurso).

    Resources - + New Resource

    New Resource (Nuevo recurso)

  3. Introduce el nombre del recurso.

    Resource Name

    Nombre del recurso

    📗 CONSEJO

    Puedes incluir el tipo, el código de referencia, la ubicación del recurso o el número de plazas disponibles para diferenciar fácilmente tus recursos, especialmente si gestionas una gran cantidad de ellos.

  4. Marca la casilla 'Multi-destination (Multi-destino)' si el recurso se comparte entre varios destinos.

  5. Marca la casilla 'Seating (Asientos)' si el recurso ofrece asignación de asientos.

    Multi-Destination and Seating

    Multi-Destination (Multi-destino) & Seating (Asientos)

  6. Selecciona qué niveles de unidad están permitidos en el recurso para definir la disponibilidad por tipo de unidad (por ejemplo, Adulto o Niño).

    Por defecto, todos los niveles están seleccionados.

    Niveles de unidad

    📗 CONSEJO

    Los niveles de unidad te permiten definir la capacidad por tipo de entrada en lugar de utilizar una única capacidad compartida para todas las reservas.

    Utiliza los niveles de unidad para gestionar diferentes tipos de recursos dentro del mismo flujo de reserva.

  7. Marca la casilla 'Fixed Weight (Peso fijo)'.

  8. Selecciona la unidad de peso — kilogramo (kg) o libra (lb).

    Fixed Weight (Peso fijo) y Weight Unit (Unidad de peso)

    📒 NOTA

    Si también se ha establecido un límite de peso en el producto utilizando una unidad diferente, el formulario de reserva mostrará la unidad de peso del producto, no la del recurso.

  9. En el campo 'Max Weight (Peso máximo)', introduce el peso máximo permitido.

    Max Weight (Peso máximo)

  10. Marca la casilla 'Open (Abierto)' para mantener el recurso disponible para reservas.
    ​

    📗 CONSEJO

    Si el recurso está cerrado, los productos con el grupo de recursos asignado no se podrán reservar.
    ​

  11. Introduce la capacidad de este recurso o déjala en infinito si no hay restricciones de capacidad.

    Capacity

    Capacity (Capacidad)
    ​

    📗 CONSEJO
    Si tu producto tiene un límite de invitados, introduce la capacidad total en el nivel de producto. Al usar varios recursos, el total debe reflejar la suma de las capacidades de cada recurso individual, que puedes definir aquí.

  12. Introduce la moneda en la que se calculan los costes de los recursos.

    Currency (Moneda)

  13. Establece una fecha de inicio y una fecha de fin para cuándo se aplican los costes de los recursos. Si no se configuran, los costes se aplicarán en todo momento.

    Starts On & Ends On (Fecha de inicio y fecha de fin)

  14. Configura los costes:

    • Shared Cost (Coste compartido) - distribuye los costes del recurso de forma equitativa entre las entradas compradas

    • Costes por nivel - define un coste fijo por nivel; los precios pueden variar entre niveles (por ejemplo, Adulto = 1 €, Niño = 0,5 €)

      Cost (Coste)

    📒 NOTA

    Los costes están incluidos en el precio de la entrada. Considera ajustar los precios de tus entradas al añadir costes a nivel de recurso. Los costes se identifican claramente a nivel de reserva con fines contables.

    Nivel de reserva - Cost Rate (Tarifa de coste)

  15. Pulsa el botón + ADD RESOURCE COST (+ AŇADIR COSTE DE RECURSO) para añadir configuraciones de coste con diferentes fechas de inicio y fin.

    Add Resource Cost (Aňadir coste de recurso)

    📗 CONSEJO

    Puedes reorganizar las diferentes configuraciones de coste arrastrando y soltando los bloques de costes hacia arriba o hacia abajo.

    Reorganizar costes

    También puedes eliminar costes o rangos de fechas pulsando el icono de la papelera en la esquina superior derecha.

    Eliminar costes o rangos de fechas

  16. Pulsa el botón Create Resource (Crear recurso).

    Create Resource

    Create Resource (Crear recurso)

Para asignar un recurso a un producto, necesitas crear un grupo de recursos.
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Crear grupo de recursos

  1. En el panel de Ventrata, ve a Products (Productos) > Resources (Recursos).

    Resources (Recursos)

  2. Pulsa el botón Resource Groups (Grupos de recursos).

    Resources - Resource Groups

    Resource Groups (Grupos de recursos)

  3. En la nueva ventana, pulsa el botón New Resource Group (Nuevo grupo de recursos).

    New Resource Group (Nuevo grupo de recursos)

  4. Introduce el nombre del grupo de recursos.

    Name

    Resource Group Name (Nombre del grupo de recursos)

  5. Marca las casillas que correspondan a tu grupo de recursos:

    Resource Group Parameters

    Configuración del grupo de recursos
    ​

    • Exclusive (Exclusivo) - habilita para permitir solo una reserva a la vez
      ​


      📒 NOTA

      Cuando se marque, si se realiza una reserva utilizando un recurso del grupo, ese recurso no estará disponible durante la duración del tour reservado.

    • Shared (Compartido) - habilita la reserva de diferentes productos con recursos compartidos

    • Overlaps (Solapamientos) - habilita permitir reservas con horas de salida diferentes
      ​

      📗 CONSEJO
      Esto es útil cuando tienes un producto que realiza varias paradas en diferentes horarios de tour, donde algunas personas suben y otras bajan.
      ​

    • Split booking (Dividir reserva) - permite dividir una reserva entre varios recursos
      ​


      📒 NOTA
      Bajo circunstancias ideales, las reservas se asignan a un solo recurso. Sin embargo, si la capacidad de los recursos que permiten dividir reservas es menor que el número de billetes de la reserva, esta se dividirá entre los recursos asignados. Por ejemplo, el Recurso A tiene una ocupación de 15/20, el Recurso B de 21/25 y se realiza una reserva de 6; la reserva se dividirá entre los dos recursos.

    • Prefer together (Mantener juntos) - permite mantener las reservas en el mismo recurso o recursos, si es posible

  6. Introduce un intervalo de tiempo si tus recursos requieren, por ejemplo, limpieza (autobuses, taxis) o descanso (caballos) después de un tour.

    Intervals

    Interval (Intervalo)

    📗 CONSEJO
    Si se establece un intervalo, Ventrata no asignará una reserva a ese recurso inmediatamente después de que finalice el tour, sino que añadirá el tiempo extra establecido aquí.
    ​

  7. Asigna productos a tu grupo de recursos.

    Products (Productos)

    📗 CONSEJO
    También puedes asignar grupos de recursos a los productos desde el detalle del producto. Cualquiera de los dos métodos actualizará automáticamente tanto el registro del producto como el del grupo de recursos.
    ​

  8. Asigna recursos a tu grupo de recursos.

    Resources (Recursos)

  9. Pulsa el botón Create Resource Group (Crear grupo de recursos).

    Update Resource Group (Actualizar grupo de recursos)

📒 NOTA

La configuración establecida en el grupo de recursos determina cómo se comporta el recurso en el producto. Por ejemplo, hay varios recursos asignados a una hora o fecha de tour con una capacidad de 10, 15 y 20, y la Split Booking (Dividir reserva) opción NO ESTÁ marcada. La capacidad para esa hora o fecha de tour toma la capacidad más grande de todos los recursos asignados, que es 20.

Si la Split Booking (Dividir reserva) opción SÍ está marcada, la capacidad será la suma de los 3 recursos asignados a ese día/tour, que es 45.

No puedes tener una capacidad mayor que la del recurso asignado a una fecha u hora de tour concreta, pero puedes asignar una capacidad menor en el nivel de producto. Esto se puede hacer seleccionando la fecha o la hora del tour y estableciendo la capacidad.

Capacity

Update Availability (Actualizar disponibilidad)

Cambiar orden de visualización

Puedes controlar el orden de visualización de tus grupos de recursos y recursos en varias páginas, como los manifiestos.

Reordenar grupos de recursos

  1. En el panel de Ventrata, ve a Products (Productos) > Resources (Recursos).

    Resources (Recursos)

  2. Pulsa el botón Resource Groups (Grupos de recursos).

    Resources - Resource Groups

    Resource Groups (Grupos de recursos)

  3. Arrastra y suelta el grupo deseado en la posición que prefieras.

    Reordenar grupos de recursos

Antes

Después

Reordenar recursos

  1. Pulsa el icono de lápiz y papel para editar el grupo de recursos.

  2. Arrastra un recurso y suéltalo en la posición deseada.

    Reordenar recursos

Antes

Después

Asignar recursos a los tickets

Si tu producto utiliza recursos, puedes asignar los tickets a recursos específicos directamente desde el formulario de reserva.

📒 NOTA

Para recursos con asientos, asegúrate de que la opción Seat Together (Asientos juntos) esté desactivada en la configuración del grupo de recursos. De lo contrario, los tickets se asignarán obligatoriamente al mismo recurso y no podrán distribuirse de forma individual.

Las asignaciones de recursos están vinculadas a tickets individuales, lo que significa que:

  • Cada ticket se asigna a un recurso específico.

  • Al cambiar la cantidad de tickets, la asignación de recursos se actualiza automáticamente.

  • El uso de recursos siempre se calcula en función del número de tickets.

Esto hace que la planificación de recursos sea más precisa y fácil de gestionar al editar reservas.

Asignación de recursos

Asignación automática de recursos con niveles de unidad

Asigna diferentes recursos desde el mismo flujo de reserva utilizando niveles de unidad.

Requisitos previos:

En la sección Disponibilidad del detalle del producto:

  • Los grupos de recursos que contienen recursos con niveles de unidad asignados están asociados al producto

  • 'Reassign resources' is enabled

  • 'Reassign resources (Reasignar recursos)' está habilitado

    Resource Groups (Grupos de recursos)

  • Los recursos con niveles de unidad están asignados al producto.

    Resource Assignment (Asignación de recursos)

Flujo de asignación

Cuando se realiza una reserva, las entradas se asignan automáticamente a los recursos en función de su nivel de unidad.

  • Un recurso que permite entradas de Adulto solo recibirá reservas de Adulto

  • Un recurso que permite entradas de Niño solo recibirá reservas de Niño

Nivel de reserva

Calendario

Si hay varios recursos disponibles para el mismo nivel de unidad, utiliza la opción Reassign Resources (Reasignar recursos) en el manifiesto para mover reservas según sea necesario.

Reassign Resources (Reasignar recursos)

📒 NOTA

El sistema no permite reasignar entradas a recursos que no admitan su nivel de unidad.

Reassign Resources (Reasignar recursos) - Diferentes niveles de unidad

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