Cuando finaliza un turno de ventas, los cajeros realizan la conciliación del turno para garantizar que la cantidad de efectivo, pagos con tarjeta y vales recibidos coincida con los ingresos registrados en la aplicación del terminal.
Pueden producirse discrepancias debido a errores cometidos por los vendedores, pérdida de dinero, etc. El controlador de vendedores (o cajero), un rol de usuario con acceso a la herramienta de gestión de turnos en el panel, es responsable de verificar las cantidades entregadas por los vendedores e identificar cualquier faltante o excedente. Este proceso de arqueo implica que el cajero confirme que los importes declarados coincidan con el contenido del cajón de dinero.
Además, se puede crear en el panel de Ventrata un rol independiente, el aprobador, para aprobar la conciliación del turno. En operaciones pequeñas, el cajero también puede actuar como aprobador, mientras que en operaciones grandes normalmente lo hace un contable.
Proceso de conciliación
En el panel de Ventrata, ve a Ticket Terminals (Terminales de tickets) > Shifts (Turnos).
Ticket Terminals (Terminales de tickets) - Shifts (Turnos)
Selecciona un turno con estado 'Ended (Finalizado)'.
Selecciona un usuario con privilegios de cajero.
Select Cashier (Seleccionar cajero)
Pulsa el botón Start Reconciliation (Iniciar conciliación) .
Start Reconciliation (Iniciar conciliación)
Revisa la información en la ventana de conciliación, que muestra la información del turno en dos columnas:
Cuenta todos los billetes y monedas en las denominaciones entregadas por el vendedor.
Introduce la cantidad de billetes en sus respectivas denominaciones. Introduce el valor total de todas las monedas en una misma divisa en el campo 'Other' (Otro).
Pulsa el botón SAVE CHANGES (GUARDAR CAMBIOS) .
Cash Declaration (Declaración de efectivo)
📗 CONSEJO
Cada divisa se declara en su propia casilla de declaración de efectivo. Asegúrate de introducir los valores en la casilla correcta.
Si hay una diferencia entre lo declarado en el turno y el conteo, añade un ajuste de transacción.
Diferencia en efectivo declarado
Pulsa el botón + ADD TRANSACTION ADJUSTMENT (+ AÑADIR AJUSTE DE TRANSACCIÓN) .
Pulsa el botón SAVE CHANGES (GUARDAR CAMBIOS) .
Repite para cada ajuste.
Add Transaction Adjustment (Agregar ajuste de transacción)
📗 CONSEJO
Los ajustes de transacción son útiles cuando el vendedor comete un error al registrar la transacción. Los ajustes de transacción realizados durante la conciliación del turno se registran en la Shift Adjustments (Ajustes de turno) tabla.
Revisa el estado de conciliación y concilia cada elemento.
Review Reconciliation Status (Revisar estado de conciliación)
📗 CONSEJO
El botón Approve Shift (Aprobar turno) está deshabilitado hasta que todos los elementos estén 'Reconciled (Conciliados)'.
Introduce las notas pertinentes.
Reconciliation Notes (Notas de conciliación)
Si la conciliación no puede completarse satisfactoriamente, pulsa el botón Reject Shift (Rechazar turno) .
Reject Shift (Rechazar turno)
📗 CONSEJO
Tienes la opción de anular el rechazo de un turno si este puede conciliarse en una fecha posterior.
Un-reject Shift (Anular rechazo de turno)
Si todos los elementos se completan correctamente, pulsa el botón Approve Shift (Aprobar turno) .
Approve Shift (Aprobar turno)
📗 CONSEJO
Tienes la opción de revocar la aprobación de un turno previamente aprobado, si es necesario.
Un-approve Shift (Revocar aprobación de turno)
Sales (Ventas)
Sales (Ventas) es un registro de todas las interacciones que el vendedor ha realizado mediante la aplicación de terminal. Los encabezados de cada sección son clicables y redirigen al usuario a la vista de tabla correspondiente en el panel de Ventrata.
Se registran las siguientes interacciones
SALES (VENTAS) - efectivo/tarjeta transacciones realizadas por el vendedor
VOUCHERS (VALES) - papel vales canjeados (no conectados)
UPGRADES (MEJORAS) - mejoradas entradas; el vendedor debe entregar las entradas originales
CANCELLATIONS (CANCELACIONES) - entradas/pedidos cancelados por el vendedor
EXTRAS (EXTRAS) - extras vendidos por el vendedor
PURCHASES (COMPRAS) - artículos minoristas vendidos por el vendedor
REDEMPTIONS (CANJES) - billetes OTA/Web y todos los proveedores conectados que se canjean
SCANS (ESCANEOS) - escaneos realizados para subir a la atracción
PRINT ERRORS (ERRORES DE IMPRESIÓN) - el tipo y el número de ocurrencias del error de impresión
Sales (Ventas)
Transactions (Transacciones)
Transactions (Transacciones) son un registro de todos los métodos de pago disponibles en la ubicación.
📗 CONSEJO
Si se permite más de una moneda/denominación en el punto de venta, se mostrará un cuadro para cada moneda.
CREDIT/DEBIT CARD (TARJETA DE CRÉDITO/DÉBITO) - la cantidad y el valor total de las transacciones con tarjeta
CASH (EFECTIVO) - cantidad y valor de las transacciones en efectivo
RESELLER VOUCHER (VALE DE REVENDEDOR) - número y valor de los vales de revendedor canjeados
GIFT CARD (TARJETA REGALO) - número y valor de las tarjetas regalo canjeadas
OTHER (OTROS) - transacciones por transferencia bancaria/cheque
TOTAL (TOTAL) - la suma total de ventas, reembolsos y total neto
Transactions (Transacciones)
Users & Roles (Usuarios y roles)
Ver al vendedor cuyo turno se está conciliando. El usuario con el rol de cajero puede cambiarse más adelante pulsando el icono de papelera y seleccionando un usuario con rol de cajero privilegios. Si se asigna un supervisor, el usuario con este rol aparecerá aquí.
Users (Usuarios)
La información adicional sobre el vendedor puede verse debajo de los botones de aprobación del turno.
Entre ellas:
Información del turno del vendedor
Acciones adicionales
Se pueden realizar acciones adicionales en el detalle del turno.
Actions (Acciones)
Refresh (Actualizar) - actualizar para ver nuevas ventas si el turno sigue abierto o actualizar el turno
Edit (Editar) - cambiar la ubicación del turno, la fecha y hora de inicio y fin
Merge Shift (Combinar turno) - si hay otro turno del mismo vendedor en el mismo día, puedes combinarlos
Re-print Receipt (Reimprimir recibo) - presiona para imprimir un informe de ventas del turno del vendedor
Print Summary (Imprimir resumen) - presiona para generar un informe de ventas en PDF del turno del vendedor
Mark as Live/ Mark as Test (Marcar como activo / Marcar como prueba) - cambia para que el turno del vendedor sea activo e incluirlo en tu contabilidad; cambia para convertir un turno activo en prueba y excluirlo de la contabilidad
Re-open Shift (Reabrir turno) - vuelve a abrir manualmente el turno del vendedor
Block Shift (Bloquear turno) - bloquea o desbloquea manualmente el turno del vendedor