🔐 Autorisation de rôle requise: Ledgers (Grands livres)
🔓 Autorisation de rôle facultatives: Save Searches (Enregistrer les recherches), See Bulk Action (Voir les actions groupées), Data Export (Export de données), Generate Reports (Générer des rapports)
Les Grands livres garantissent l'exactitude et l'intégrité des registres financiers de l'entreprise et facilitent l'analyse, la prise de décision ainsi que la conformité aux exigences réglementaires.
Dans Ventrata, les écritures comptables sont créées à partir des réservations figurant dans le tableau Réservations. Chaque fois qu'une transaction est effectuée dans une réservation, le système crée automatiquement une nouvelle écriture comptable. Accédez à Grands livres depuis l'onglet Transactions de la barre de navigation.
📒 REMARQUE
Pour que le système Grands livres fonctionne correctement, créez des codes comptables, des identifiants alphanumériques utilisés en comptabilité pour classer les transactions et les activités financières.
Colonne par défaut
Colonne par défaut
Description - description de l'écriture comptable ; pour les produits, elle comprend le nom du produit, l'option et le niveau de billet
Sale Type (Type de vente) - indique le type de vente ayant déclenché la transaction, soit lors de la réservation, soit lors d'une mise à jour de celle-ci
Type de vente | Description |
Standalone (Autonome) | achat de billets pour un produit autonome |
Package | achat de billets pour un produit package |
Option | achat de billets pour une option d'un produit |
Item Purchase (Article) | achat d'un article, par exemple des snacks ou des souvenirs vendus séparément d'une réservation |
Gift Voucher (Bon cadeau) | achat d'un bon cadeau |
Extra Upgrade (Extras) | achat d'un extra dans le cadre d'une réservation |
(Écriture manuelle) | écriture créée manuellement à l'aide du bouton + New Ledger (Nouveau grand livre) de la barre d'actions |
Date – jour et date de création de l'écriture
Deferred (Différé) – indique si la transaction d'une réservation peut être comptabilisée comme un revenu, généralement en fonction de la date de visite
📒 REMARQUE
Revenu différé (Deferred : YES) : la date de visite n'est pas encore passée et les revenus de cette réservation ne peuvent pas encore être comptabilisés.
Revenu non différé (Deferred : NO) : la date de visite est passée et la réservation est marquée « Redeemed (Utilisé) » ou « No-show (Absent) » ; les revenus peuvent donc être comptabilisés.
Price (Prix) – prix par billet
Quantity (Quantité) – nombre de billets achetés
📒 REMARQUE
Une quantité positive indique qu'une écriture a été ajoutée au registre. Lorsqu'une écriture passe de l'état différé à l'état non différé, une ligne identique est créée avec une quantité et un total négatifs afin d'équilibrer le compte comptable. Cela permet de conserver l'historique de tous les mouvements dans le registre.
Total (Total) – prix total de la réservation
Cashflow Total (Total des flux de trésorerie) – montant total des fonds échangés lors de la transaction
Balance Total (Solde total) – solde total de la transaction
📗 ASTUCE
Vous pouvez facilement filtrer les colonnes en cliquant sur la flèche à côté du titre de la colonne.
Actions
La barre d’actions située entre la barre de navigation et le tableau des grands livres vous permet d’effectuer plusieurs opérations supplémentaires.
Actions
Search bar (Barre de recherche) - filtre le tableau des réservations en utilisant n’importe quel paramètre des colonnes disponibles (voir Générer un rapport ci-dessous)
Keep Filter (Conserver le filtre) - lors d’une recherche, cochez cette case pour conserver les filtres de colonnes
Saved Searches (Recherches enregistrées) - cliquez sur Saved Searches (Recherches enregistrées) > Save Current Search (Enregistrer la recherche) pour sauvegarder vos paramètres de recherche et vos colonnes filtrées, ou sur Saved Searches (Recherches enregistrées) > Manage Searches (Gérer les recherches) pour modifier ou supprimer des recherches existantes
📗 ASTUCE
Pour en savoir plus, consultez notre article Travailler avec les recherches enregistrées.
+ New Ledger (Nouveau grand livre) – crée une écriture comptable manuelle
Reset All Filters (Réinitialiser tous les filtres) - apparaît lorsqu’un filtre est utilisé ; permet de rétablir les filtres par défaut
Bulk Actions (Actions groupées) - sélectionnez une ou plusieurs réservations puis cliquez pour appliquer une action :
Action groupée | Description |
Summary Report (Rapport récapitulatif) | Génère un récapitulatif des transactions réparties par comptes comptables selon les règles de vos codes comptables. Le rapport peut être téléchargé au format xlsx puis importé dans votre système ERP. |
Recreate Ledgers (Recréer les grands livres) | Lorsque les règles des codes comptables sont modifiées, recrée les écritures sélectionnées avec les nouveaux codes comptables. |
⛔️ AVERTISSEMENT
UNE FOIS LE SYSTÈME EN PRODUCTION, VEUILLEZ CONTACTER VOTRE CUSTOMER SUCCESS REPRESENTATIVE AVANT DE RECRÉER LES LEDGER CODES.
Show Columns (Afficher les colonnes) - ajouter ou supprimer des colonnes dans la vue
📗 ASTUCE
La liste des colonnes disponibles est indiquée dans la section Générer un rapport.
Export (Exporter) - exporter le tableau en CSV, Excel ou SQL
Generate Report (Générer un rapport) - créer des graphiques et analyser les données
📗 ASTUCE
Consultez notre article Utiliser les graphiques et rapports.
…et classez vos résultats selon une ou plusieurs des variables suivantes.
📗 ASTUCE
La sélection de plusieurs variables crée des regroupements imbriqués selon leur ordre de sélection. Vous pouvez réorganiser les variables selon vos besoins, mais nous recommandons d'en sélectionner une ou deux afin de conserver un rapport pertinent.
Colonne disponibles
Column | Description |
Description | description de l'écriture comptable ; pour les produits, elle comprend le nom du produit, l'option et le niveau de billet |
Destination | destination associée |
Reconciled (Rapproché) | indique si les paiements de la transaction correspondent |
Deferred (Différé) | indique si la transaction issue d'une réservation peut être comptabilisée comme un revenu, généralement en fonction de la date de visite. Pour plus de détails, consultez Colonnes par défaut ci-dessus |
Redeemed (Utilisé) | indique que les billets de la réservation ont été utilisés |
No-show (Absent) | vous pouvez marquer une réservation comme « No-show (Absent) » si le client ne se présente pas |
Upgraded (Mise à niveau) | la réservation initiale a été remplacée |
Reseller (Revendeur) | nom du revendeur |
Reseller Reference (Référence revendeur) | - |
Reseller Code (Code revendeur) | identifiant du revendeur |
Reseller Destination (Destination revendeur) | destination associée |
Reseller Manager (Responsable revendeur) | gestionnaire |
Reseller Band (Segment revendeur) | groupe de revendeurs |
Reseller Channel (Canal revendeur) | canal attribué |
Reseller Billing Account Code (Adresse de facturation revendeur) | code personnalisé utilisé pour les intégrations ERP (ex. SAP) |
Reseller Billing Customer Code (Code client de facturation du revendeur) | code personnalisé utilisé pour les intégrations ERP (ex. SAP) |
Reseller Billing City (Ville de facturation du revendeur) | ville du revendeur utilisée à des fins de facturation |
Reseller Billing Address (Adresse de facturation du revendeur) | adresse complète du revendeur utilisée à des fins de facturation |
Reseller Invoice Date Field (Champ de date de facturation du revendeur) | définit si la facturation se base sur la date de visite, de réservation ou de validation |
Reseller Tags (Tags revendeur) | étiquettes attribuées au revendeur, utilisées pour le filtrage |
Reseller Tax Registered (Revendeur assujetti à la taxe) | indique si le revendeur est assujetti à la taxe ; si oui, la taxe nette est calculée sur le prix de gros, sinon sur le prix de vente |
Reseller Allow Top-ups (Autoriser le crédit revendeur) | indique si le revendeur peut recevoir un crédit (souvent utilisé lorsque des paiements en espèces sont acceptés) |
Extra | nom de l'extra du produit |
Unit (Unité) | nom de l'unité configurée sur le produit |
Unit Tier (Niveau de l'unité) | nom du niveau attribué à l'unité. |
Option | variante du produit (par exemple, visite de 24 heures ou visite de 48 heures) |
Product (Produit) | nom du produit acheté |
Product Destination (Destination du produit) | destination associée |
Product Operator (Opérateur du produit) | nom de l’opérateur |
Product Code (Code produit) | code personnalisé |
Product Billing Account Code (Code de facturation produit) | code pour le reporting |
Product Tags (Tags produit) | étiquettes du produit |
Package Product (Produit packagé) | produit avec inclusions |
Package Product Tags (Tags de produit package) | code personnalisé attribué à un package |
Package Option (Option du package) | nom d’une option |
Promotion | remise appliquée |
Promotion Code (Code promotion) | code de la promotion |
Promotion Tags (Tags promotion) | étiquettes |
Order (Commande) | chaîne alphanumérique de 8 caractères affichée dans le coin supérieur droit de la réservation. |
Order Source (Source de la commande) | nom de la source de la vente |
Order Channel (Canal de commande) | canal utilisé pour la vente (Terminal, Web Checkout (Paiement en ligne), Backoffice, Direct API, Concierge, Sales Kiosk (Kiosque de vente), ou canal personnalisé) |
Order Supplier FX (Taux de change fournisseur) | taux de conversion appliqué à la devise du fournisseur |
Order Shift Seller (Vendeur de session) | nom du vendeur ayant ouvert la session sur le terminal |
Order Shift Location (Emplacement de session) | nom de l'emplacement du terminal |
Order Shift Seller Billing Account Code (Code de facturation du vendeur) | code comptable attribué au vendeur |
Order Direct (Commande directe)
| indique s'il s'agit d'une vente directe (vendeurs, site web ou kiosque) ou indirecte (revendeur Concierge ou API) |
Order Imported (Commande importée) | indique si la réservation a été importée
|
Order Registry Data (Données de registre de commande) | référence attribuée à la commande par un système externe |
Order Customer (Client de la commande) | nom complet du client |
Order Customer Salutation (Civilité du client) | formule de politesse (M., Mme, etc.) |
Order Customer Full Name (Nom complet du client) | nom complet du client |
Order Customer First Name (Prénom du client) | prénom du client |
Order Customer Last Name (Nom du client) | nom du famille client |
Order Customer Company (Entreprise du client) | entreprise du client |
Order Customer Department (Département du client) | département du client |
Order Customer Title (Fonction du client) | fonction du client |
Order Customer Email (Email du client) | adresse e-mail du client |
Order Customer Mobile (Téléphone mobile du client) | numéro de téléphone portable du client |
Order Customer Age (Âge du client) | âge du client |
Order Customer Language (Langue du client) | langue preférée du client |
Order Customer Country (Pay du client) | pay de résidence du client |
Order Customer Address (Adresse du client) | adresse postale du client |
Order Customer City (Ville du client) | ville du client |
Order Customer State (État/Province du client) | état ou province du client |
Order Customer Postal Code (Code postale du client) | code postal |
Order Customer Notes (Notes client) | notes saisies lors du paiement |
Order Customer Tax ID (Identifiant fiscal du client) | numéro d'identification fiscale |
Order Customer Tax Office (Administration fiscale du client) | administration fiscale du client |
Order Customer Marketing (Marketing client) | indique si le client est inscrit aux communications marketing |
Local Date (Date locale) | date locale du produit |
Local Sale Date (Date de vente locale) | date de réservation selon le fuseau horaire du produit |
Local Sale Time (Heure de vente locale) | heure de réservation selon le fuseau horaire du produit |
Sale Date (Date de vente) | date de réservation selon le fuseau horaire du compte Ventrata |
Sale Time (Heure de vente) | heure de réservation selon le fuseau horaire du compte Ventrata |
Redemption Date (Date de validation) | date utilisation |
Redemption Time (Heure de validation) | heure validation |
Ledger Code (Code comptable) | nom ou code du code comptable attribué |
Ledger Code Account Type (Type de compte du code comptable) | the type of account as selected during the creation of the ledger code |
Ledger Code Description | type de compte associé au code comptable |
Public Notes (Notes publiques) | visibles |
Private Notes (Notes privées) | non visibles client |
Booking (Réservation) | référence de réservation |
Booking Fare (Grille tarifaire de réservation) | nom de la grille tarifaire appliquée à la réservation |
Card Total (Total carte) | montants par mode de paiement |
Cash Total (Total espèces) | montants par mode de paiement |
Other Total (Total autres) | montants par mode de paiement |
Gift Total (Total carte-cadeau) | montants par mode de paiement |
Voucher Total (Total bon) | montants par mode de paiement |
Test | indique si l'écriture provient d'une réservation de test |
Currency (Devise) | devise utilisée pour vendre le produit |
Travel Date (Date de visite) | date à laquelle la visite a lieu |
Travel Time (Heure de visite) | heure de la visite |
PAX | nombre de participants |
Net PAX (PAX net) | nombre de clients sur le billet |
Net PAX Total (Total PAX Net) | nombre de billets multiplié par le nombre d'écritures comptables correspondantes |
Revenue (Revenu) | revenu par billet |
Revenue Total (Revenu total) | revenus générés par la réservation |
Gross Revenue (Revenu brut) | revenus bruts par billet |
Gross Revenue Total (Revenu brut total) | revenus bruts de la réservation |
Receivable (Montant à recevoir) | montant dû ou à recevoir par billet. Une valeur positive signifie que le revendeur vous doit de l'argent ; une valeur négative signifie que vous devez payer le revendeur |
Receivable Total (Total à recevoir) | même calcul au niveau de la réservation |
Discount (Remise) | remise appliquée par billet |
Discount Total (Remise total) | remise total appliquée à la réservation |
Adjustment (Ajustement) | ajustement appliqué au prix d'un billet |
Adjustment Total (Ajustement total) | ajustement appliqué à la réservation |
Commission | commission versée au revendeur pour chaque billet vendu |
Commission Total | commission totale versée au revendeur pour la réservation |
Commission Adjustment (Ajustement de commission) | ajustement de la commission du revendeur par billet |
Commission Adjustment Total (Ajustement total de commission) | ajustement de la commission du revendeur pour la réservation |
Wholesale (Prix grossiste) | prix grossiste par billet |
Wholesale Total (Total grossiste) | prix grossiste total de la réservation |
Cost (Coût) | coût associé à un billet |
Cost Total (Coût Total) | coût total associé à la réservation |
Tax (Taxe) | montant de la taxe par billet |
Tax Total (Taxe Totale) | montant total de la taxe de la réservation |
Net Tax (Taxe nette) | montant de la taxe nette par billet. Pour une vente directe, la taxe nette est identique à la taxe. Pour une vente via un revendeur, elle est calculée après déduction de la commission |
Net Tax Total (Taxe nette totale) | montant total de la taxe nette de la réservation |
Margin (Marge) | marge nette par billet, formule : |
Margin Total (Marge totale) | marge nette de la réservation, formule : |
Seller Commission (Commission vendeur) | commission versée au vendeur par billet |
Seller Commission Total (Commission vendeur totale) | commission totale versée au vendeur |
Balance Total (Solde total) | solde total de la transaction |
Surcharge Total (Total des suppléments) | montant total des suppléments (par example, frais de réservation) |
Payment Fees Total (Total des frais de paiement) | total des frais liés au moyen de paiement |
Balance Transfer Total (Total des transferts de solde) | valeur total des transferts de solde |
Paid Total (Total payé) | montant total payé par le client |
Refunded Total (Total remboursé) | montant total remboursé au client |
Disputed Total (Total contesté) | montant total des paiements par carte bancaire faisant l'objet d'un litige |